Microsoft 365 rappresenta una delle soluzioni più diffuse per il supporto al lavoro moderno, adattandosi alle necessità di una forza lavoro sempre più distribuita e dinamica. Le sue funzionalità avanzate e le numerose applicazioni integrate permettono di ottimizzare la produttività e la collaborazione, sia in ufficio che da remoto. In un contesto lavorativo che abbraccia il modello ibrido, Microsoft 365 offre strumenti e integrazioni specifiche per garantire una gestione fluida delle attività quotidiane, migliorare la comunicazione tra i team e facilitare l'accesso alle risorse aziendali in ogni momento e da qualsiasi luogo. In questo articolo esploreremo le principali integrazioni di Microsoft 365 che supportano l’efficienza e la collaborazione nel lavoro ibrido.
Il mondo che ci circonda è cambiato radicalmente dai tempi della pandemia e a vedere alcuni dei cambiamenti più radicali è stato l’ambito del lavoro d’ufficio, che ha visto l’adozione sempre più massiccia di soluzioni ibride per garantire ai lavoratori di poter continuare a svolgere le proprie mansioni anche da remoto.
Consentire ai dipendenti di lavorare lontano da un ufficio tradizionale è fondamentale per molte organizzazioni per:
Ma il lavoro ibrido e globale richiede cambiamenti strutturali nel modo in cui sviluppiamo e interagiamo con le applicazioni e c’è bisogno di una nuova classe di applicazioni incentrate sull’abilitazione di modalità di collaborazione sincrone e asincrone, con riunioni in tempo reale, messaggistica ad hoc, collaborazione su documenti e automazione dei processi aziendali.
Con i lavoratori distribuiti tra uffici domestici, caffetterie, spazi di co-working e uffici tradizionali, emergono complessità nel garantire una comunicazione e una collaborazione coerenti tra cui:
Poteva Microsoft non cercare di rispondere a queste problematiche in qualche modo? Ovviamente no e Microsoft 365, precedentemente noto come Office 365, inizialmente progettato per i lavoratori in prima linea, ora si è evoluto in un set di strumenti versatile, in grado di supportare i lavoratori ibridi a operare sia in sede che da remoto.
Microsoft 365 è una piattaforma di produttività online che offre diverse applicazioni e servizi sotto un unico ombrello. Con il crescente orientamento al lavoro da remoto, milioni di utenti in tutto il mondo utilizzano attualmente questa suite di produttività per creare, connettersi e collaborare in tempo reale. Tuttavia, non si tratta solo di adottare Microsoft 365, ma anche di sfruttare al massimo tutte le sue applicazioni e strumenti.
Microsoft 365 include funzionalità mobile-friendly, flessibili e collaborative per migliorare agilità e produttività. Ad esempio, offre strumenti come Viva Engage (precedentemente noto come Yammer), Microsoft Teams e Microsoft SharePoint per il social networking. Allo stesso modo, mette a disposizione strumenti come Power Automate per l'automazione dei flussi di lavoro, MyAnalytics per l'intelligenza sul posto di lavoro e Power BI per migliorare la produttività.
La piattaforma cloud offre anche utili applicazioni per smartphone, come Office Remote e Office Lens, che permettono di lavorare ovunque nel mondo. Queste applicazioni diventano un punto di riferimento per svolgere il lavoro su dispositivi mobili. Le app Microsoft 365 per aziende offrono un'esperienza Office semplice ma potente anche in movimento che consente di integrare senza problemi tutte le sue applicazioni con l'ambiente on-premises.
Permette inoltre di accedere a tutte le app necessarie su una singola piattaforma. Con Microsoft 365, è possibile integrare le app aziendali in modo più efficiente ed efficace. Ad esempio, avere Publisher, PowerPoint, Excel, Outlook e Word tutti integrati in un unico posto fornisce a un’azienda tutto ciò di cui ha bisogno per operare senza intoppi.
Quando si integrano i server on-premises e i sistemi interni con Microsoft 365, si crea un ambiente ibrido e abbinando le app Microsoft 365 ad altri strumenti si può disporre di funzionalità estese come condivisione di file, comunicazioni web-based, videoconferenze, collaborazione basata sul cloud e altro ancora.
Ecco alcuni vantaggi dell’integrazione di strumenti esistenti con app e servizi connessi al cloud:
Microsoft 365 rappresenta una soluzione incredibilmente solida per i lavoratori da remoto, che possono includere ad esempio professionisti IT, ingegneri del software e altri membri del personale che desiderano la libertà di lavorare ovunque e in qualsiasi momento.
O, per fare un altro esempio professionisti delle vendite e del marketing, così come i leader che lavorano in modalità ibride e che necessitano di strumenti che supportino i loro ambienti di lavoro dinamici, possono trovare in Microsoft 365 le funzionalità necessarie per soddisfare queste esigenze.
Che si tratti di viaggi, incontri con i clienti o lavoro dall'ufficio, strumenti come SharePoint e OneDrive garantiscono l'accesso a file critici e abilitano la collaborazione in tempo reale, indipendentemente dalla posizione fisica o dall'ambiente di lavoro.
Oppure possiamo parlare dei collaboratori esterni, che spesso necessitano di un accesso maggiore alle risorse aziendali. Microsoft 365 offre un ambiente sicuro e controllato per permettere ai collaboratori di collaborare con i team interni.
Con funzionalità come l'accesso ospite e la gestione delle autorizzazioni, i collaboratori possono contribuire efficacemente rispettando i protocolli di sicurezza dei dati. Microsoft 365 rappresenta una soluzione economica ed efficiente per le organizzazioni che lavorano con risorse esterne.
Nelle prossime sezioni, andremo a vedere tre delle principali offerte di Microsoft 365 e scopriremo come possono favorire il lavoro remoto all’interno della propria organizzazione.
Per implementare correttamente i processi aziendali all'interno dell'ecosistema Microsoft 365, è necessario un team con competenze trasversali:
Dev4Side Software ha le competenze tecniche verticali per fornirti un unico punto di contatto, trasversale per tutti gli elementi della tua sottoscrizione.
Microsoft Teams, la piattaforma di comunicazione collaborativa di Microsoft, è uno strumento ideale per facilitare il lavoro ibrido. Con l’app Teams, i team possono organizzare riunioni virtuali, scambiarsi idee, condividere file e collaborare in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione geografica.
Teams offre una serie di funzionalità avanzate che favoriscono collaborazione e produttività, anche a distanza. Tra le principali possiamo trovare:
Microsoft Viva è una piattaforma integrata per l'esperienza dei dipendenti, integrata con Microsoft 365 e Microsoft Teams. Si tratta di uno strumento prezioso per facilitare il lavoro ibrido, offrendo funzionalità specifiche che supportano la collaborazione, la comunicazione e il benessere dei dipendenti, indipendentemente da dove lavorino.
Ecco alcuni dei moduli di Microsoft Viva che favoriscono il lavoro ibrido:
SharePoint è una piattaforma centrale dell'ecosistema Microsoft 365 progettata per ottimizzare la collaborazione, la gestione dei documenti e la comunicazione all’interno delle organizzazioni, rendendolo uno strumento fondamentale per supportare il lavoro ibrido.
Grazie a funzionalità avanzate di sicurezza, accesso remoto e sincronizzazione mobile, SharePoint garantisce un’esperienza di lavoro flessibile e sicura, permettendo ai dipendenti di collaborare in modo efficace, ovunque si trovino, e di mantenere un alto livello di produttività e allineamento strategico.
Ora, qualcuno potrebbe chiedersi se i prodotti Microsoft 365 rappresentino una sorta di ecosistema chiuso in cui non è possibile fare interagire gli strumenti della suite con applicazioni di terze parti che potrebbero già essere delle opzioni consolidate all’interno della propria organizzazione.
La risposta è: ovviamente no.
Microsoft 365 infatti è integrabile con una grande varietà di software third-party utilizzati da un’ampia gamma di aziende e grazie ai connettori sviluppati per le varie applicazioni della suite è possbile sfruttarne le funzionalità senza doversi preoccupare eccessivamente della compatibilità.
In particolare, le preoccupazioni di molti sembrano essere rivolte alle integrazioni con famose piattaforme di collaborazione Zoom che, specialmente negli anni della pandemia, sono esplose diventando in breve tempo nomi estremamente familiari sul mercato.
Da un lato, Microsoft Teams rappresenta un'aggiunta straordinaria alla suite Microsoft 365, offrendo messaggistica, condivisione di file e videoconferenze in un'unica piattaforma di produttività ben organizzata. Dall'altro lato, c'è Zoom, che fornisce videoconferenze HD e, più recentemente, funzionalità di messaggistica e lavoro basato su canali.
Come scegliere tra questi due strumenti straordinari? Semplice: non è necessario e li si può invece collegare.
Zoom dispone di connettori integrati per Slack, Webex e, appunto, Microsoft Teams. L'integrazione attuale tra Zoom e Microsoft Teams è disponibile nello store delle app.
Questa soluzione consente agli utenti di avviare o partecipare a riunioni pianificate tramite comandi bot o una scheda. Le schede sono strumenti di produttività nell'interfaccia di Microsoft Teams.
Per accedervi, basterà semplicemente avere:
Una volta fatto l’accesso al proprio account Microsoft Teams, basterà fare clic su Installa per l'integrazione con Zoom. Poi selezionare Autorizza.
Una volta installata l'app Zoom, sarà possibile collegarla a Microsoft Teams facendo clic sulla freccia accanto ad Aggiungi e selezionando Aggiungi a un Team. A questo punto, basterà cercare e selezionare il canale o il team in cui si desidera utilizzare l'integrazione e fare clic su Configura un bot. Questo installerà lo Zoom Bot e la Zoom Tab per Microsoft Teams. A questo punto sarà necessario solamente seguire la procedura guidata per completare la configurazione.
Il lavoro ibrido non è certamente qualcosa su cui il mondo del lavoro aziendale potrà tornare indietro con il tempo diventerà un’esigenza sempre più impellente avere infrastrutture digitali atte a supportarlo.
È quindi necessario per la propria organizzazione adattarsi ai tempi e alle modalità del panorama contemporaneo adottando gli strumenti giusti per poter navigare le sfide del lavoro ibrido senza difficoltà.
Microsoft 365 può essere uno di questi strumenti, grazie alla stretta integrazione fra loro di tutti gli strumenti della suite oltre alla possibilità di integrare le loro funzionalità anche all’interno di alcune tra le applicazioni di terze parti più utilizzate nell’ambito aziendale.
Per chi già si appoggia all’ecosistema per la produttività della casa di Redmond il suggerimento è dunque quello di esplorarne le potenzialità ed elaborare soluzioni per rendere sempre più fluido il proprio ambiente lavorativo (sia in loco che da remoto).
Tutti coloro che invece stanno ancora decidendo se fare o meno il salto, frenati da dubbi su possibili incompatibilità o problemi d’adozione possono tranquillamente mettere a riposo le loro preoccupazioni e, se ancora incerte sul da farsi, affidarsi a partner specializzati come Dev4Side per delineare con un gruppo di sviluppatori professionisti strategie di adozione e implementazione per trarre il massimo dal proprio investimento sui prodotti targati Microsoft.
Microsoft 365 è una suite di produttività cloud che riunisce applicazioni e strumenti pensati per la collaborazione e la gestione delle attività aziendali. La sua flessibilità lo rende perfetto per il lavoro ibrido, perché consente di accedere ai documenti, comunicare con i colleghi e partecipare a riunioni virtuali da qualsiasi dispositivo e luogo, garantendo continuità operativa e maggiore produttività.
Microsoft Teams è ideale per la comunicazione e la collaborazione in tempo reale, permettendo di organizzare riunioni, chattare e condividere file. SharePoint facilita la gestione centralizzata dei documenti, garantendo accesso sicuro e versionamento dei file. OneDrive consente di archiviare i documenti nel cloud e accedervi ovunque. Microsoft Viva offre funzionalità per migliorare l’esperienza lavorativa, mentre Power Automate aiuta ad automatizzare i processi e ottimizzare il flusso di lavoro.
Sì, Microsoft 365 può integrarsi con una vasta gamma di strumenti di terze parti, tra cui Zoom. È possibile connettere Zoom a Microsoft Teams utilizzando i connettori disponibili nello store delle app, permettendo così di avviare o partecipare a riunioni direttamente dall’ambiente Microsoft senza dover passare da un’applicazione all’altra.
Microsoft Teams offre funzionalità avanzate di videoconferenza, chat e collaborazione, rendendolo una valida alternativa a Zoom. Tuttavia, le due piattaforme possono essere integrate per consentire alle aziende di sfruttare i punti di forza di entrambe, come la gestione avanzata dei meeting in Teams e la qualità video di Zoom.
SharePoint è una piattaforma pensata per la gestione e la condivisione sicura dei documenti aziendali. Permette di accedere ai file da qualsiasi dispositivo, collaborare in tempo reale con altri utenti e creare spazi digitali per team e progetti. Grazie alla sua integrazione con Microsoft Teams e OneDrive, facilita la collaborazione tra dipendenti in sedi diverse, migliorando l’efficienza operativa e garantendo un flusso di lavoro fluido.
Sì, molte applicazioni di Microsoft 365 permettono di lavorare offline. Documenti, fogli di calcolo e presentazioni possono essere modificati senza connessione internet e le modifiche verranno sincronizzate automaticamente una volta ripristinato l’accesso alla rete. OneDrive e SharePoint consentono di sincronizzare file su dispositivi locali, mentre le applicazioni desktop di Word, Excel e PowerPoint permettono di lavorare anche senza connessione.
Microsoft 365 offre un elevato livello di sicurezza grazie a funzionalità come l’autenticazione a più fattori, la crittografia dei dati e il controllo degli accessi. I dati aziendali sono protetti contro malware, phishing e accessi non autorizzati. Le aziende possono definire permessi specifici per ogni utente, limitando l’accesso ai documenti sensibili e garantendo la conformità alle normative di sicurezza.
Sì, Viva Insights analizza le abitudini lavorative dei dipendenti e fornisce suggerimenti per migliorare la gestione del tempo, ridurre il rischio di burnout e ottimizzare la produttività. I manager possono monitorare il carico di lavoro dei team e identificare eventuali criticità, adottando strategie per migliorare l’equilibrio tra vita privata e professionale.
L’integrazione di Microsoft 365 con i sistemi aziendali on-premises avviene attraverso strumenti come Azure AD Connect, che sincronizza gli utenti locali con il cloud. È possibile collegare SharePoint Online ai file server aziendali e configurare una gestione ibrida di Exchange per combinare i vantaggi della posta elettronica locale e cloud. In questo modo, le aziende possono adottare gradualmente il cloud senza rinunciare all’infrastruttura esistente.
Microsoft 365 è adatto a qualsiasi azienda, dalle piccole imprese alle grandi multinazionali. Le organizzazioni con team distribuiti possono utilizzarlo per migliorare la comunicazione e la collaborazione. I settori con elevati requisiti di sicurezza, come la finanza e la sanità, possono sfruttarne le avanzate misure di protezione dei dati. Le imprese in crescita possono scalare le proprie infrastrutture IT in modo efficiente, mentre le aziende con processi complessi possono semplificare il lavoro grazie alle automazioni e alle integrazioni tra applicazioni.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
