Microsoft SharePoint è parte essenziale della piattaforma Office 365 (ora conosciuta semplicemente come Microsoft 365) e caposaldo dello sviluppo di intranet aziendali dal suo primo lancio nel 2001. In questo articolo, parleremo di cos’è SharePoint e daremo uno sguardo più da vicino al suo ruolo all’interno dell’ambiente Office 365, all’integrazione con le altre applicazioni Microsoft 365 e a chi rivolgersi per sfruttarne al meglio le funzionalità e ottimizzare l’infrastruttura IT della propria azienda.
Microsoft SharePoint è lo strumento Microsoft sviluppato per la collaborazione sul lavoro e utilizzato principalmente per la gestione dei contenuti, la gestione elettronica dei documenti e la condivisione delle conoscenze in azienda. SharePoint è una piattaforma centralizzata e sicura in cui i team di lavoro possono collaborare, ottimizzare la gestione dei dati e aumentare l'efficienza.
Proprio per queste sue caratteristiche principalmente collaborative, SharePoint è utilizzato per realizzare intranet e digital workplace aziendali. Le numerose funzionalità della piattaforma rendono infatti molto più semplice per le persone lavorare insieme su progetti ad hoc ed istituire processi aziendali standard per la condivisione di informazioni, la pubblicazione di documenti e la registrazione dei dati sensibili.
SharePoint è parte integrante di Office 365 (ora rinominato e conosciuto come Microsoft 365), la suite di servizi basati su cloud offerti da Microsoft progettata per migliorare la produttività e la collaborazione all'interno delle aziende.
L’ambiente 365 include una vasta gamma di applicazioni e strumenti per lo svolgimento di pratiche aziendali e l’incremento della produttività della propria forza lavoro come, ad esempio, le applicazioni core delle precedenti versioni di Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, ecc.) insieme a Teams, OneDrive, Viva Engage, i software della suite Power Platform (Power Automate, Power BI e Power Apps) e, ovviamente, SharePoint.
Ci sono due versioni principali di SharePoint offerte da Microsoft all’interno dei suoi pacchetti di sottoscrizione Office 365.
La presenza di due differenti versioni (Online e On-Premise) può dare spesso adito a un po’ di confusione negli utenti che si approcciano per la prima volta alla scelta della soluzione SharePoint migliore da adottare per il proprio business.
Vediamo quindi insieme quali sono e cosa le distingue:
Come si può vedere, entrambe le versioni offrono una serie di funzionalità di collaborazione e gestione dei contenuti similari se non identiche in molti aspetti, ma la scelta tra SharePoint Online e SharePoint Server è prevalentemente dettata dalle esigenze specifiche dell'organizzazione legate all’accessibilità, al budget e alle preferenze sull'infrastruttura di hosting.
SharePoint Online è disponibile con tutti i pacchetti di sottoscrizione Microsoft 365, al contrario la versione On-Premise è disponibile solo con la sottoscrizione a specifici piani Office 365 E. Ne parleremo più nel dettaglio nella sezione dedicata alle opzioni di licenza.
Le integrazioni in Microsoft SharePoint consentono all'applicazione di comunicare e interagire con altre app, servizi o fonti di dati esterne. Funzionano attraverso l'uso di connettori preconfigurati per la connessione a numerosi servizi e piattaforme esterne.
Integrare altre app non è quindi altro che l’unire diverse applicazioni o programmi per farli lavorare insieme in modo più rapido ed efficiente.
SharePoint è un’applicazione nativa della suite Office 365 e, come tale, opera in perfetta sinergia con le altre applicazioni dell’ambiente Microsoft 365 per offrire ai suoi user la migliore esperienza utente possibile.
In un ambiente aziendale avere diverse app con diverse funzioni e formati ed estensioni poco compatibili è una realtà piuttosto comune. L’integrazione con SharePoint consente l’utilizzo di funzioni e dati da ognuna di queste app all'interno di una singola e comoda applicazione.
L'integrazione tra SharePoint e altre applicazioni Microsoft 365 è un aspetto fondamentale della piattaforma di collaborazione Microsoft che amplifica ed estende le sue potenzialità e le sue funzioni, consentendo agli utenti di sfruttare al massimo le funzionalità messe a disposizione dall’applicazione.
Diamo un’occhiata a quelli che sono i vantaggi principali dell’integrazione tra SharePoint e il resto della suite da ufficio targata Microsoft:
Dopo aver visto quali sono i vantaggi per le infrastrutture digitali della propria compagnia, andiamo adesso a dare uno sguardo a quali sono queste integrazioni e qualche esempio della loro implementazione in ambito aziendale.
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Le applicazioni core di Microsoft Office come Word, Excel, PowerPoint e Outlook sono completamente integrate con SharePoint. Gli utenti possono aprire, modificare e salvare i documenti direttamente da Microsoft SharePoint utilizzando le applicazioni Office, mantenendo così la piena coerenza delle informazioni contenute all’interno dei documenti e la collaborazione degli utenti su questi ultimi.
Un team che utilizza Microsoft Word per redigere i propri documenti, utilizzando l'integrazione con SharePoint, può aprire e salvare direttamente un documento in una libreria SharePoint, consentendo al team di collaborare e modificare il file in tempo reale.
Un dipartimento finanziario che utilizza Microsoft Excel per gestire i budget mensili può collegare direttamente i fogli di calcolo di Excel ai siti di SharePoint, garantendo che tutte le informazioni finanziarie siano sempre aggiornate e accessibili agli utenti che hanno necessità di consultarle.
Un dipendente che riceve un'e-mail con un allegato importante può, utilizzando l'integrazione tra Outlook e SharePoint, salvare direttamente l'allegato in una libreria documenti, rendendolo facilmente accessibile a tutti i membri del proprio team mentre un reparto vendite che utilizza Outlook per inviare proposte ai clienti ha la possibilità di collegare direttamente i documenti di SharePoint alle e-mail inviate, fornendo ai clienti un accesso rapido e sicuro alle informazioni condivise.
Pochi sanno che, dietro le quinte, Microsoft Teams si regge solidamente sulla struttura di condivisione dati di SharePoint.
Ogni volta che si crea un Team in Microsoft Teams, viene creato un nuovo sito SharePoint per memorizzare i documenti che si archiviano nei canali di Teams. Ogni volta che si crea un canale privato o un canale condiviso, viene creato anche un nuovo sito SharePoint.
Un dipartimento che utilizza Microsoft Teams per comunicare e collaborare può quindi condividere facilmente documenti e risorse di SharePoint all'interno dei canali di Teams e accedere e apportare modifiche a documenti SharePoint in tempo reale, dando la possibilità a tutti i membri del team di accedere ai materiali rilevanti e lavorarci in squadra direttamente dall'interfaccia di comunicazione.
I dipendenti di un’azienda possono utilizzare OneDrive, la piattaforma di archiviazione cloud offerta da Microsoft, per caricare e sincronizzare i loro documenti di lavoro su più dispositivi.
Grazie all'integrazione con SharePoint, i propri utenti avranno la possibilità di sincronizzare automaticamente i loro documenti salvati sulla piattaforma web con OneDrive, consentendo loro un accesso facile e rapido sia in ufficio che in viaggio, sia su dispositivi fissi che su device mobili e con la garanzia che tutti documenti su cui stanno lavorando siano sempre aggiornati alla loro ultima versione.
Integrando OneDrive all'interno di una intranet realizzata con SharePoint, i dipendenti possono collaborare in tempo reale su documenti condivisi utilizzando le funzionalità di co-authoring di Office 365, accedere rapidamente ai propri file e cartelle archiviati su OneDrive senza dover navigare in altre piattaforme e implementare politiche di backup e ripristino dei file per garantire la sicurezza e l'integrità dei dati archiviati all'interno dell’intranet e di quelli archiviati su OneDrive.
SharePoint è strettamente integrato con tutte le applicazioni della suite Power Platform, che include Power Apps per lo sviluppo di app personalizzate, Power Automate per l'automazione dei processi e Power BI per l’analisi dati e la creazione di report dinamici. Gli utenti possono creare app custom, workflow automatizzati e dashboard per l’analisi dei dati del proprio business che vanno a integrarsi direttamente con i dati e i documenti su SharePoint.
L’interazione tra SharePoint e Power Apps permette agli utenti di creare e personalizzare facilmente applicazioni aziendali utilizzando i dati e i contenuti archiviati in SharePoint. Esempi pratici dell’integrazione di SharePoint nelle proprie app sviluppate con Power Apps includono la creazione di applicazioni di gestione dei progetti, di tracciamento delle attività o di gestione dei documenti che si integrino direttamente con i siti SharePoint.
Power Automate può essere utilizzato in combinazione con SharePoint per automatizzare, ad esempio, i processi di ticketing, con la creazione di workflow automatizzati che si colleghino direttamente ai dati di SharePoint, migliorando l'efficienza operativa dei team che si occupano della loro approvazione e registrazione.
L'integrazione con Power BI rende possibile creare dashboard interattive che mostrino i dati delle vendite in tempo reale sui siti realizzati con SharePoint, utilizzando quest’ultimo come repository centrale per i dati delle vendite dove archiviare i dati delle transazioni, le metriche di vendita e altri dati pertinenti in liste o librerie dedicate. Una volta creato il report con PowerBI, è possibile incorporarlo direttamente in una pagina SharePoint utilizzando il web part di Power BI, dando la possibilità agli utenti di accedere alla dashboard delle vendite e interagire con i dati in tempo reale direttamente dal sito SharePoint.
Microsoft Viva Engage, la piattaforma di social network aziendale freemium utilizzata per la comunicazione privata all'interno di aziende e organizzazioni, può essere integrata all’interno dei propri siti SharePoint per offrire esperienze di intranet e condivisione di conoscenze più accessibili e facili da navigare per gli utenti della propria azienda.
Utilizzando Viva Connections, è possibile integrare l'esperienza di Microsoft Viva direttamente nell'intranet aziendale basata su SharePoint, aggiungendo una dashboard alla homepage dell'intranet che permetta ai dipendenti di accedere facilmente a notizie aziendali, eventi, comunicazioni e risorse utili direttamente dalla loro pagina principale di SharePoint.
È possibile anche incorporare funzionalità social come commenti, like e condivisione all'interno delle pagine di SharePoint, consentendo ai dipendenti di interagire tra loro, condividere feedback e collaborare su progetti direttamente all'interno dell'intranet.
Integrando Viva Topics nella propria intranet SharePoint, è possibile arricchire la knowledge base aziendale e migliorare la ricerca di informazioni rilevanti e con Viva Insights è possibile ottenere analisi dettagliate sull'utilizzo dell'intranet e sull'engagement dei dipendenti con i contenuti, monitorando il numero di visite alle pagine, le interazioni sociali, i trend di ricerca e altro ancora, dando modo all'azienda di valutare l'efficacia dell'intranet e identificare aree critiche per miglioramenti futuri.
Uno SharePoint Professional Service non è altro che un servizio offerto da esperti e consulenti specializzati nell’implementazione di SharePoint e nell’integrazione di quest’ultimo con le altre applicazioni dell'ambiente di Office 365, rivolto a tutte quelle aziende che desiderano un aiuto un aiuto nella creazione e personalizzazione di portali intranet, siti extranet e applicazioni personalizzate sviluppate con l’ausilio della piattaforma web e realizzare questi progetti su misura per soddisfare le specifiche esigenze e necessità dell’azienda.
Questi servizi vengono nella maggior parte dei casi offerti da partner ufficiali o certificati da Microsoft che hanno accesso alle risorse e al supporto ufficiale della casa di Redmond, garantendo quindi ai loro clienti una maggiore affidabilità e qualità delle soluzioni implementate.
Affidarsi a un servizio professionale offre diversi vantaggi per tutti quei business che intendono implementare, personalizzare e ottimizzare la loro esperienza con SharePoint e i software della suite Office 365 e collaborando con sviluppatori SharePoint esperti le aziende possono sbloccare il pieno potenziale della piattaforma, massimizzando l'efficienza delle loro infrastrutture digitali.
I servizi offerti da questi partner possono includere la progettazione, lo sviluppo e il rilascio di sviluppo di siti SharePoint, garantendo che gli utenti abbiano un'esperienza quanto più funzionale possibile durante la collaborazione con i propri team e l'accesso completo alle informazioni all'interno della piattaforma.
Un partner di implementazione con una vasta esperienza nel settore dello sviluppo di intranet aziendali mediante SharePoint, che ne comprende appieno le funzionalità e le capacità può consentire a un’azienda di realizzare soluzioni personalizzate e aiutare il proprio business nel suo percorso dalle prime fasi di progettazione fino all’implementazione finale. Vediamo adesso in che modo:
Microsoft offre diversi piani di abbonamento acquistabili per SharePoint, progettati per soddisfare le diverse esigenze organizzative e budget delle compagnie che desiderano implementarlo. Comprendere queste opzioni è cruciale per prendere una decisione informata che si allinei con le necessità della propria azienda.
I piani di abbonamento sono basati su una formula di sottoscrizione mensile o annuale, dove le aziende pagano un costo fisso per ogni utente. Questo modello di sottoscrizione consente alle aziende di accedere ai servizi offerti senza dover investire in licenze software tradizionali, ma piuttosto pagando solo per l'uso effettivo dei servizi e delle funzionalità offerti. Questo approccio consente maggiore flessibilità e scalabilità, in quanto le aziende possono aggiungere o rimuovere utenti in base alle proprie esigenze e aggiornare o modificare i piani di abbonamento in qualsiasi momento.
Pur essendoci la possibilità di acquistare piani di abbonamento per il solo SharePoint Online, ci concentreremo in questa sede sulla descrizione dei piani di abbonamento Office 365 E che includono oltre a SharePoint anche tutti gli altri software del digital workplace di Microsoft, offrendo quindi un insieme più completo di strumenti per migliorare la produttività dell’ufficio:
Da segnalare che i piani E3 e E5 sono gli unici a offrire l'ultima versione on-premise di SharePoint. Se si desidera implementarla nella propria organizzazione, è necessario che un team IT, un partner Microsoft o un distributore autorizzato di SharePoint la installi sul proprio server corrente.
Dalla gestione semplice e sicura di tutti i contenuti aziendali (dalle richieste di informazioni ai materiali di marketing ai dati finanziari) alla creazione di siti web e intranet aziendali per mantenere gli utenti aggiornati, SharePoint è ormai un elemento essenziale dell’ambiente Microsoft 365 e, con la sua perfetta integrazione con le altre applicazioni del digital workplace della casa di Redmond, offre una soluzione completa per la collaborazione tra dipendenti.
Utilizzato ad oggi da più di 200.000 aziende per costruire e gestire intranet e ambienti di lavoro digitali aziendali grazie alle sue funzionalità collaborative, SharePoint si è affermato nel tempo come uno dei migliori sistemi di gestione dei documenti al momento sul mercato e non resta dunque che invitarvi a fare la scelta del vostro piano di sottoscrizione consultando il sito ufficiale di Microsoft e toccare con mano le potenzialità di SharePoint per lo sviluppo delle proprie reti aziendali.
Office 365 SharePoint è una piattaforma Microsoft per la collaborazione, gestione documentale e condivisione della conoscenza all'interno delle organizzazioni. Si integra con altre app Microsoft 365 per migliorare la produttività e ottimizzare i processi aziendali.
Ci sono due versioni: SharePoint Online (basato su cloud) e SharePoint Server (On-Premise). SharePoint Online è parte dell'abbonamento Microsoft 365, mentre SharePoint Server è per le organizzazioni che necessitano di maggiore controllo sull'infrastruttura.
Office 365 SharePoint si integra perfettamente con app come Teams, OneDrive, Power BI e altre, consentendo una collaborazione avanzata, gestione dei dati e accesso in tempo reale alle informazioni.
I servizi professionali offrono supporto esperto nell'implementazione e personalizzazione di SharePoint, garantendo una configurazione ottimale, integrazione e manutenzione continua su misura per le esigenze aziendali.
Microsoft offre vari piani Office 365, tra cui E1, E3 ed E5, che includono SharePoint. I piani E3 ed E5 forniscono anche l'accesso alla versione on-premise di SharePoint Server.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
