SharePoint è una delle piattaforme di collaborazione più utilizzate da aziende e organizzazioni di tutto il mondo per la gestione di documenti e informazioni. Con la crescita dell'adozione di questa soluzione, diventa fondamentale garantire la sicurezza e la disponibilità continua dei dati archiviati. Il backup di SharePoint è quindi un elemento essenziale per assicurarsi che i contenuti, le configurazioni e i permessi siano protetti da eventuali perdite accidentali, errori umani o attacchi informatici. In questo articolo esploreremo le migliori pratiche per eseguire il backup di SharePoint, le diverse opzioni disponibili e le considerazioni chiave per mantenere i dati aziendali al sicuro, contribuendo a migliorare la resilienza e la continuità operativa del proprio business.
Microsoft SharePoint è una delle piattaforme più diffuse per le intranet aziendali, e si stima che oltre 200.000 organizzazioni in tutto il mondo utilizzino SharePoint, con una base di più di 190 milioni di utenti attivi. Questi numeri includono aziende di tutte le dimensioni, dagli enti governativi e multinazionali alle piccole e medie imprese, che utilizzano SharePoint sia nella versione online (parte di Microsoft 365) che on-premises per costruire intranet, portali collaborativi, sistemi di gestione documentale e altre soluzioni aziendali.
L'integrazione nativa di SharePoint con Microsoft 365 lo rende uno strumento popolare per la collaborazione e la condivisione di contenuti. Le organizzazioni si ritrovano spesso a memorizzare, organizzare e condividere grandi quantità di dati su SharePoint Online o su un server SharePoint on-premises, rendendo fondamentale eseguire regolarmente il backup della piattaforma.
È facile trascurare gli strumenti basati su SaaS quando si pianifica una politica di backup, ma questi strumenti spesso rappresentano una parte più consistente dei flussi di lavoro quotidiani di quanto si possa immaginare.
Quindi perché non dargli uno sguardo più da vicino per imparare a conoscerli meglio?
Le aziende sono costantemente alla ricerca di modi per migliorare le proprie strategie di comunicazione e incorporare procedure di flusso di lavoro e condivisione dei dati. Microsoft offre soluzioni di comunicazione e collaborazione alle organizzazioni attraverso la sua applicazione basata su cloud SharePoint Online e la versione localizzata SharePoint On-Premise.
Tuttavia, molte aziende faticano a determinare quale di queste applicazioni sia più adatta alle loro esigenze e come possa influire sulle operazioni aziendali, cercando al contempo di mantenere i propri dati importanti in un luogo sicuro. Quindi, prima di analizzare le opzioni di backup disponibili, rivediamo un attimo quali sono le differenti versioni di SharePoint attualmente utilizzate.
SharePoint Online è una piattaforma di collaborazione basata su cloud e un sistema di gestione documentale offerto da Microsoft, utilizzato da molte aziende. Consente di archiviare, organizzare e condividere file rapidamente e facilmente da qualsiasi luogo del mondo.
Come sappiamo, i servizi cloud sono più economici e offrono strumenti più pratici e convenienti e Microsoft SharePoint Online offre tre piani a pagamento tra cui scegliere, in base alle esigenze della tua organizzazione, fornendo così la scalabilità necessaria per la tua azienda.
Si potrà quindi scegliere il piano che meglio soddisfa le proprie necessità e che meglio si adatta al proprio budget. Vediamo cosa offrono questi piani:
SharePoint On-Premise è una versione di SharePoint installata sui server locali. SharePoint Server On-Premises offre il controllo completo sull'ambiente, inclusa la possibilità di personalizzare e aggiungere nuove funzionalità.
Sebbene SharePoint on-premises richieda una configurazione iniziale e una manutenzione continua, può essere una scelta eccellente per le organizzazioni con esigenze specifiche o che desiderano un controllo completo sui propri dati per personalizzarli in base alle proprie necessità.
I piani tra cui scegliere sono:
Il backup dei dati di Microsoft SharePoint è fondamentale per ogni organizzazione che utilizza questa piattaforma. Senza un piano di backup, le aziende potrebbero perdere informazioni e subire costosi periodi di inattività se i dati vengono accidentalmente eliminati, danneggiati o corrotti da malfunzionamenti hardware.
Investire in una soluzione di backup per SharePoint garantisce che le informazioni siano al sicuro e possano essere facilmente recuperate. Se la propria organizzazione è dotata di software di backup, è possibile proteggerla contro le eliminazioni accidentali causate da errori umani, attacchi informatici, problemi hardware e altri eventi imprevisti che potrebbero mettere a rischio i dati aziendali.
Non aspettiamo dunque che sia troppo tardi per capire quanto sia importante eseguire il backup del sistema SharePoint. Iniziamo a prendere provvedimenti fornendo all’azienda un sistema di backup affidabile, progettato per le esigenze specifiche dell’organizzazione, per proteggere efficacemente i suoi preziosi dati.
Il backup di SharePoint protegge i dati archiviati su un sito SharePoint, garantendo che siano facilmente recuperabili in caso di perdita di dati. SharePoint include funzionalità per proteggere contro l'accesso non autorizzato e l'eliminazione accidentale, ma il rischio di perdita di dati rimane. Ad esempio, è possibile perdere dati se si verificano i seguenti scenari:
SharePoint affronta rischi di sicurezza simili a Microsoft 365 e i sistemi di backup e recupero aiutano a mitigare questi rischi.
Poiché, come sappiamo, gli scenari imprevisti accadono ancora più frequentemente di quanto immaginiamo, in questi casi, puoi perdere i tuoi dati preziosi in un attimo, ma se hai una soluzione di backup, puoi stare tranquillo sapendo che, qualunque cosa accada, sarai in grado di ripristinare questi file importanti.
Pertanto, se si vuole garantire la continuità delle proprie attività e processi senza interruzioni, è fondamentale avere una soluzione di backup a disposizione, che è una soluzione salvavita in caso di attacchi informatici, disastri naturali o guasti hardware. Utilizzando tale servizio, si potranno evitare molti problemi e grattacapi.
Le soluzioni di backup efficaci per SharePoint sono fondamentali per garantire la protezione dei dati e mantenere la continuità aziendale. La soluzione di backup giusta proteggerà le informazioni critiche della propria organizzazione e garantirà un recupero senza problemi in caso di perdita di dati, danneggiamento dei file o qualsiasi altro evento imprevisto.
Ma cosa caratterizza una soluzione di backup degna di questo nome? Vediamo insieme alcune caratteristiche chiave da cercare in soluzioni di backup efficaci per SharePoint:
Scegliendo una soluzione di backup per SharePoint con le caratteristiche chiave menzionate, la propria organizzazione sarà in grado di proteggere i propri dati, ridurre i rischi e migliorare la resilienza operativa complessiva. Una solida strategia di backup non solo offre tranquillità, ma garantisce anche che l'ambiente SharePoint rimanga sicuro e affidabile.
Ora parliamo delle possibili conseguenze di non avere un backup di SharePoint, che può esporre le organizzazioni a rischi come:
Stabilire una strategia di backup per SharePoint è cruciale per proteggere i tuoi dati, garantire la continuità aziendale e ridurre i rischi associati alla perdita di dati e ai guasti di sistema. Grazie ai backup regolari e programmati, le organizzazioni possono proteggere la loro piattaforma SharePoint, soddisfare gli obblighi e mantenere livelli di produttività, preservando la fiducia dei clienti.
Oggi, la protezione dei dati è inestimabile nel mondo digitale in cui viviamo. Ogni organizzazione rispettabile deve avere un'opzione di backup e recupero in caso di scenari imprevisti. Avere tale opzione è davvero una salvezza quando la nostra attività subisce un guasto hardware, un attacco informatico o un disastro naturale.
I dati archiviati su SharePoint possono essere facilmente sottoposti a backup e ripristinati ogni volta che se ne ha bisogno. Le organizzazioni utilizzano SharePoint per gestire e archiviare file importanti, librerie di documenti e foto, ma sapere come creare un backup dei contenuti è indispensabile per poter ripristinare i dati di SharePoint quando necessario. Quindi vediamo come fare nella prossima sezione.
Per implementare correttamente i processi aziendali all'interno dell'ecosistema Microsoft 365, è necessario un team con competenze trasversali:
Dev4Side Software ha le competenze tecniche verticali per fornirti un unico punto di contatto, trasversale per tutti gli elementi della tua sottoscrizione.
Per quando riguarda SharePoint Online non esiste un sistema di backup disponibile "out of the box". Almeno non nel senso di quello che intendiamo per un vero backup. Nella maggior parte dei casi, quando parliamo di backup, ci riferiamo a quanto segue:
Pertanto, rispetto a quanto descritto sopra, SharePoint Online non dispone di un sistema di backup integrato.
Invece di un vero backup, in SharePoint Online sono disponibili le seguenti opzioni/alternative:
SharePoint On-premise invece offre la possibilità di creare backup nativi e di terze parti dei dati del sito SharePoint, ma alcuni di voi si staranno chiedendo come funziona esattamente il processo di backup.
In questa sezione andremo quindi a esaminare e spiegare diversi modi per farlo, e sarà facile come bere un bicchiere d’acqua. Non perdiamo altro tempo e vediamoli subito.
Questo metodo prevede il download o l'upload manuale dei contenuti del sito tramite la piattaforma di interfaccia di amministrazione centrale di SharePoint Online.
È uno dei metodi più semplici per creare un backup delle raccolte di siti e dei dati critici, ma richiede tempo, poiché dovrai selezionare uno per uno i file che desideri salvare. Tuttavia, il processo è piuttosto semplice, e forniremo una guida passo-passo su come farlo:
È davvero semplice, ma bisogna considerare che il backup manuale dei dati di SharePoint On-prem consente di recuperare informazioni fino a 10 GB alla volta. Questo metodo è principalmente utilizzato per il backup di file specifici, non di tutto il sito o della raccolta di siti. Ci si potrebbe quindi trovare nella situazione di dover suddividere elenchi o siti nel caso superino i 10 GB.
Un’altra cosa da tenere in considerazione è che, purtroppo, i backup manuali non sono sempre garantiti. Non stiamo dicendo che questo accada sempre, ma ci sono segnalazioni di utenti che lamentano problemi di errori con questo tipo di backup. Se si ha paura di un simile scenario, consigliamo di cercare uno strumento di terze parti per eseguire il backup, che permetterà di beneficiare di backup automatici invece di farlo manualmente.
Tramite Windows PowerShell, hai un’altra opzione per salvare i tuoi dati importanti in modo rapido e semplice. Segui questi passaggi:
Uno dei principali vantaggi dei backup tramite PowerShell è che offrono un monitoraggio efficiente dei backup di SharePoint; quindi, è possibile comprimerli per la memorizzazione e il recupero.
Garantirsi opzioni di backup con SharePoint è un elemento fondamentale per risolvere il problema della protezione dei dati della propria organizzazione.
Quando si delinea la propria strategia di backup è necessario considerare alcune pratiche fondamentali per ottenere i migliori risultati. Vediamole una per una:
SharePoint è un prodotto vasto ed è facile trascurare alcune cose quando si pianificano i processi di backup.
Alcuni dei problemi comuni includono:
I metodi per il ripristino dei dati da un backup di SharePoint dipendono dal fatto che il sito SharePoint sia ospitato on-premises o come sito SharePoint Online. Il recupero dei dati utilizzando le soluzioni di backup di Microsoft è semplice:
La salvaguardia e la protezione dei propri dati è oggi più importante che mai. Al di là delle problematiche legate alla sicurezza informatica, le proprie infrastrutture digitali possono essere minacciate da tutta una serie di circostanze esterne che ne possono compromettere il funzionamento e i contenuti.
Tenere in considerazione questi fattori esterni (che alle volte sono completamente fuori dal proprio controllo) è fondamentale e avere una strategia di backup solida e completa è importante tanto quanto avere le migliori protezioni e infrastrutture di sicurezza digitali.
Per fortuna le funzionalità di SharePoint dedicate al backup e al ripristino dei dati possono venirci in soccorso in questo caso e, accoppiate ad adeguate strategie di preservazione dei dati possono fare la differenza tra la tranquillità e il disastro. Non facciamoci cogliere impreparati quindi e dedichiamo ai backup dei nostri dati su SharePoint l’importanza e il tempo che meritano. In futuro potremmo essere sollevati di averlo fatto.
Eseguire il backup di SharePoint è essenziale per garantire la sicurezza e la disponibilità dei dati aziendali. I backup proteggono da perdite accidentali, errori umani e attacchi informatici, consentendo di mantenere la continuità operativa e preservare la resilienza dell’azienda.
SharePoint Online è una soluzione basata su cloud fornita da Microsoft, che permette di archiviare, organizzare e condividere file ovunque ci si trovi, offrendo flessibilità e piani a pagamento con funzionalità diverse. SharePoint On-Premise, invece, è una versione installata sui server locali dell’azienda, che garantisce un maggiore controllo sui dati e sulle personalizzazioni, ma richiede infrastrutture e gestione interna.
Per effettuare il backup di SharePoint, si possono utilizzare diversi approcci. Uno è il backup manuale, che consiste nell’esportare dati e contenuti direttamente. Un altro è l’uso delle funzionalità integrate di backup fornite da SharePoint o Microsoft 365. Infine, esistono soluzioni di terze parti che offrono strumenti avanzati per il backup e il ripristino.
Tra le migliori pratiche, è importante pianificare backup regolari per proteggere continuamente i dati. Verificare periodicamente l’integrità dei backup è cruciale per garantire che siano completi e funzionanti. Mantenere più versioni dei backup aiuta a ripristinare dati da diversi momenti nel tempo, mentre la sicurezza dei backup deve essere una priorità per evitare accessi non autorizzati.
Tra i problemi più frequenti si trovano gli errori di backup, spesso causati da configurazioni errate o problemi di rete. Monitorare e testare regolarmente i processi di backup può prevenirli. I tempi di ripristino lunghi sono un'altra difficoltà, risolvibile utilizzando soluzioni di backup efficienti e ben pianificate. Inoltre, è fondamentale che i processi di backup rispettino le normative sulla protezione dei dati per evitare sanzioni e garantire la conformità legale.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
