Nel 2007, Microsoft ha introdotto per la prima volta SharePoint Designer, lo strumento dedicato alla creazione dei siti SharePoint, cambiando ancora una volta il panorama della progettazione di intranet aziendali. Ad oggi, questo software, pensionato nel lontano 2017, è stato sostituito dalla SharePoint Online Modern Experience, lanciata nello stesso anno dell’interruzione del supporto ufficiale a Designer. In questo articolo, parleremo di cos’è SharePoint Designer, del suo funzionamento e di cosa lo ha sostituito dopo la sua deprecazione, ereditando e ampliando le sue funzionalità.
SharePoint Designer (nato con il nome "Microsoft Office SharePoint Designer") è stato, fino al 2016, una applicazione sviluppata e gestita da Microsoft il cui principale utilizzo era rivolto alla creazione e personalizzazione di siti web di SharePoint.
Il software è stato introdotto da Microsoft per la prima volta nel 2007 e rilasciato in diverse versioni, parallele alle principali versioni di Microsoft SharePoint (2007, 2010, 2013) come successore moderno di Microsoft FrontPage, un altro strumento di sviluppo per pagine web realizzato nel lontano 1997 dalla casa di Redmond e pensionato dalla stessa nel 2003.
Con il tempo, Microsoft ha iniziato a spingere verso strumenti più moderni e integrati per lo sviluppo e la personalizzazione di SharePoint, come PowerApps e Microsoft Flow (ora Power Automate) e ha annunciato che SharePoint Designer 2013 sarebbe stata l'ultima versione rilasciata. Il supporto mainstream per questo prodotto è terminato ufficialmente nell'aprile 2017, con il supporto esteso poi fino ad aprile 2026.
SharePoint Designer era uno strumento estremamente potente negli anni del suo picco e consentiva agli utenti di progettare, costruire e personalizzare siti e applicazioni basate su SharePoint senza la necessità di una vasta conoscenza nel campo della programmazione, pur essendo ancora lontano da quella politica “Low-code/No-code” di Microsoft che è oggi uno dei motivi per cui i suoi prodotti sono particolarmente apprezzati e utilizzati in ogni tipo di azienda e a ogni livello di competenza.
Come suggerisce il nome, SharePoint Designer era un programma di progettazione strettamente legato a SharePoint, la piattaforma di collaborazione Microsoft sviluppata per creare siti corporativi intelligenti.
SharePoint è tutt’ora utilizzato (in particolare nella sua versione “Online”, completamente basata su cloud) da aziende di ogni dimensione nel mondo per costruire siti di team ideali per la gestione di progetti e iniziative e siti di comunicazione, come la intranet e la extranet, all’interno dei quali si può collaborare sui documenti archiviati nel cloud Microsoft oppure pubblicare comunicazioni interne, servizi ai dipendenti, contenuti formativi e tanto altro ancora.
SharePoint Designer si inseriva nel contesto di progettazione di intranet basate su SharePoint con le sue funzionalità di personalizzazione dei siti realizzati con la piattaforma, dal layout fino ai singoli componenti di cui erano costituiti.
Grazie alle sue funzionalità di progettazione e editing, SharePoint Designer consentiva per la prima volta ai suoi utenti di trasformare i siti SharePoint da semplici archivi di documenti a portali dinamici e che favorissero e rendessero più immediati i processi aziendali interni.
Per farlo, l’applicazione offriva un unico spazio da cui era possibile modificare gli elementi che componevano siti e relative pagine e lavorare anche sulle relazioni che legavano tali elementi, così da poter progettare fin nei minimi dettagli la navigazione utente all’interno del sito.
Con i workflow automatizzati realizzabili con Desiger, si aveva la possibilità di legare alle azioni che gli utenti compiono in un sito SharePoint in una concatenazione di eventi finalizzata a portare a termine attività ripetitive o quelle operazioni “burocratiche” che ogni giorno rubano tempo, energie e spazio ad altri tipi di operazioni più utili al raggiungimento degli obbiettivi aziendali.
In particolare, i flussi di lavoro che potete costruire con Designer servono per rendere automatici due tipi di processi:
Se non si ha dimestichezza con i workflow di piattaforme come Power Automate, basti sapere che ogni flusso di lavoro si basa su determinati elementi strutturali, quali le Azioni, le Condizioni, le Fasi, gli Step e i Loop.
Le Azioni corrispondono banalmente a ciò che viene fatto dal flusso, nel momento in cui si verificano un evento e le sue relative Condizioni. Per esempio, si potrebbe impostare come Condizione l’aggiunta di una particolare tipologia di file a una lista di SharePoint e come Azione l’invio di una richiesta di approvazione a uno specifico gruppo di utenti.
A quel punto, il flusso si avvia automaticamente per realizzare passo per passo tutte le Azioni che gli sono state assegnate, suddivise eventualmente in Fasi e Step successivi. Infine, il termine "Loop" fa riferimento alla possibilità di rendere ripetitive specifiche attività del flusso di lavoro creato.
Un’altra importante funzione di SharePoint Designer era fornire strumenti agli sviluppatori per customizzare e applicare elementi del branding della propria organizzazione.
Il programma consentiva infatti di incorporare elementi come logo, palette, header e footer corporativi in ciascuna pagina dei propri siti SharePoint mettendo a disposizione tre strumenti principali, i quali riuniscono nel loro insieme tutti i comandi di progettazione del layout.
Vediamoli qui di seguito:
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Nel corso del tempo, SharePoint Designer è stato gradualmente sostituito da una serie di strumenti e piattaforme all'interno dell'ecosistema Microsoft 365, che offrono funzionalità più moderne e flessibili per la creazione, personalizzazione e gestione di soluzioni basate su Microsoft SharePoint.
Fatta eccezione per l’integrazione in forme più moderne delle funzionalità di Designer all’interno delle versioni successive di SharePoint (che tratteremo in una sezione a parte), andremo a concentrarci adesso su una panoramica di tutte le applicazioni dell’ambiente Microsoft 365 che hanno ereditato parte delle funzionalità di Designer andando a vedere più nel dettaglio quali funzionalità di ognuna sono state riprese da Designer e come sono state ampliate rispetto alla loro prima apparizione all’interno del software di sviluppo Microsoft.
Cominciamo questa nostra panoramica con le applicazioni della suite Power Platform che include Power Apps per lo sviluppo di app personalizzate, Power Automate per l'automazione dei processi e Power BI per l’analisi dati e la creazione di report dinamici.
Come SharePoint Designer, Power Automate (precedentemente noto come Microsoft Flow) consente agli utenti di creare workflow automatizzati. L’applicazione offre un'interfaccia visiva intuitiva e funzionale per costruire flussi che possono interagire con SharePoint e molte altre applicazioni dell’ecosistema Microsoft.
Gli utenti possono creare flussi che si attivano in risposta a eventi specifici, come la creazione o la modifica di elementi in un elenco di SharePoint e definire una serie di azioni che si verificano in risposta a questi trigger.
Power Automate offre al suo interno molti modelli predefiniti da implementare in maniera rapida ed efficiente per la gestione di comuni flussi di lavoro di SharePoint, facilitando l'automazione senza la necessità di scrivere codice aggiuntivo per l’inserimento.
SharePoint Designer permetteva la creazione di moduli personalizzati e Power Apps eredita questa funzionalità di Designer, fornendo una piattaforma visiva per il design di applicazioni mobili e web e dando agli utenti la possibilità di creare applicazioni personalizzate per inserire e modificare dati applicazioni che si integrano con elenchi e librerie di SharePoint senza scrivere codice.
SharePoint Designer permetteva la creazione di visualizzazioni personalizzate per i dati, funzionalità ereditata da Power BI con cui gli utenti adesso possono creare molto facilmente dashboard interattivi e report dettagliati che si integrano direttamente con i dati di SharePoint. In più, Power BI può estrarre automaticamente dati dalle liste di SharePoint e visualizzarli in modo intuitivo, facilitando enormemente l'analisi dei dati aziendali.
Similmente ai form personalizzati creabili con SharePoint Designer, Microsoft Forms consente di raccogliere dati da utenti attraverso moduli online ma in maniera più rapida ed efficiente rispetto al passato.
Gli utenti possono creare moduli per sondaggi, quiz e feedback che possono essere integrati con SharePoint e i dati raccolti possono essere automaticamente inviati a elenchi di SharePoint o attivare workflow automatizzati tramite Power Automate.
SharePoint Designer non gestiva direttamente la collaborazione e la comunicazione, ma era spesso usato per creare soluzioni di comunicazione integrabili all’interno delle proprie pagine SharePoint.
Adesso questo tipo di integrazioni sono sfruttabili sin da subito grazie alle funzionalità di connessione di Microsoft Teams e Viva Engage che hanno al loro interno di default connettori appositi per il collegamento ai propri ambienti SharePoint.
Le schede di Teams possono incorporare pagine e elenchi di SharePoint, permettendo agli utenti di accedere e interagire con i contenuti di SharePoint direttamente da Teams e quest’ultimo può, con l’ausilio di Power Automate, usufruire di opzioni di notificazione e invio automatiche basate sulle attività svolte in SharePoint.
Viva Engage invece permette di implementare all’interno dei propri siti SharePoint feature social in maniera più semplice rispetto al passato, rendendo più coinvolgente la comunicazione e lo scambio di informazioni tra i dipendenti della propria azienda.
SharePoint Designer permetteva ai tempi del suo utilizzo personalizzazioni tramite HTML, CSS e JavaScript, ma la loro integrazione non era sempre semplice o facile e il rapido progredire del panorama del web development ha reso difficile a Designer il tenere il passo con gli sviluppi più moderni di questo ambiente.
Adesso SharePoint Framework (SPFx) offre invece un modello moderno e flessibile per lo sviluppo di soluzioni client-side in SharePoint, facilitando l'integrazione con strumenti di sviluppo comuni e librerie JavaScript di largo utilizzo nel panorama del web development contemporaneo come, ad esempio, React e Angular.
Basato su tecnologie web moderne e open source, SPFx dà agli sviluppatori la possibilità di creare web part e estensioni che si integrino e che funzionino in maniera più fluida all’interno dell'interfaccia utente moderna di SharePoint.
A partire dal 2016, durante il periodo di graduale abbandono di Designer come soluzione di sviluppo per la progettazione dei propri siti SharePoint, la cosiddetta “Modern Experience” è stata nel frattempo introdotta e spinta da Microsoft come il futuro del suo SharePoint.
Questa nuova interfaccia e framework di progettazione sono stati rilasciati gradualmente, con continui aggiornamenti e miglioramenti che hanno portato nuove funzionalità e miglioramenti nel corso degli anni successivi.
L'obiettivo di Microsoft era quello di fornire un'esperienza più moderna, reattiva e user-friendly rispetto alla classica interfaccia di SharePoint, adattandosi meglio alle esigenze delle moderne organizzazioni e integrandosi più strettamente con il resto dell’ecosistema Microsoft 365.
Le differenze sostanziali tra SharePoint Designer e l'interfaccia di progettazione di SharePoint Online riguardano quindi l'approccio alla personalizzazione, la facilità d'uso e le funzionalità disponibili.
SharePoint Designer permetteva un controllo capillare tramite l'editing diretto di file HTML, CSS, XSLT e altri. Gli utenti potevano creare e modificare pagine master, layout di pagina e consentiva di modificare il codice sorgente delle pagine e di altri elementi direttamente, offrendo flessibilità ma richiedendo competenze tecniche significative.
Designer era ampiamente utilizzato per creare flussi di lavoro custom complessi e permetteva di creare e personalizzare form (ad esempio, moduli di elenco) e visualizzazioni di dati tramite Data View Web Part e XSLT, oltre a fornire funzioni di gestione per la navigazione del sito, le strutture di contenuto e i collegamenti di pagina.
Tuttavia, l’utilizzo corretto di tutte queste funzionalità richiedeva una buona conoscenza di SharePoint e delle tecnologie web, rendendolo uno strumento più adatto a sviluppatori e utenti avanzati.
L'interfaccia di SharePoint Online è invece progettata per essere utilizzata senza la necessità di scrivere codice ed è concentrata su un'esperienza più rapida e intuitiva, accessibile a un pubblico più ampio e che offre out-of-the-box una vasta gamma di web part che possono essere configurate e posizionate con facilità tramite l’interfaccia drag-and-drop messa a disposizione da Microsoft.
L'interfaccia moderna permette la creazione di siti e pagine moderne, che sono responsive e più facili da usare rispetto alle versioni classiche e la personalizzazione di temi, layout e contenuti senza bisogno di codice. Gli utenti possono modificare colori, font, e stili attraverso l'interfaccia utente.
Come abbiamo già accennato nella sezione precedente, per flussi di lavoro e automazione l'interfaccia moderna sfrutta adesso per questo tipo di lavori la stretta integrazione con i software della suite Power Platform, come Power Automate e Power Apps, offrendo agli utenti la possibilità di usufruire di processi di automazione con minima o senza scrittura di codice.
L'interfaccia di SharePoint Online è dunque progettata per essere utilizzata facilmente da utenti aziendali senza conoscenze tecniche avanzate ed è ideale per chi vuole creare e gestire contenuti rapidamente e con facilità, senza eccessivo consumo di tempo e risorse aziendali.
La SharePoint Online Modern Experience ha rappresentato dalla sua prima introduzione un significativo passo avanti rispetto alla Classic Experience e ha offerto al pubblico Microsoft una piattaforma più potente, user-friendly e integrata per la gestione dei contenuti e la collaborazione all'interno delle organizzazioni diventando quello che ormai è lo standard per le moderne esigenze aziendali.
Con la deprecazione di SharePoint Designer, le best practice per il design di siti SharePoint moderni si concentrano adesso sullo sfruttare al massimo le nuove possibilità offerte dalla Modern Experience di SharePoint Online: dall'implementazione delle nuove funzioni di progettazione legate alla compatibilità e accessibilità su dispositivi e schermi diversi e l’uso degli strumenti, integrazioni e framework offerti dall'ecosistema Microsoft 365.
Queste best practice mirano a migliorare l'usabilità, la scalabilità e la manutenibilità dei siti SharePoint.
SPFx può essere utilizzato per sviluppare web part, estensioni personalizzate e interfacce utente avanzate per i propri ambienti SharePoint con la sicurezza che siano sempre compatibili e funzionali. SPFx supporta le moderne librerie JavaScript come React, Angular e Vue.js. Si consiglia di creare componenti riutilizzabili per i propri siti al fine di mantenere la coerenza del design e semplificare la manutenzione.
Con la diffusione capillare delle tecnologie mobili è ormai diventato importantissimo adottare un approccio mobile-first per garantire che i siti funzionino bene su dispositivi mobili prima di adattarli a schermi più grandi. Assicuriamoci quindi di progettare i nostri siti per essere pienamente responsivi e che siano sempre utilizzabili e veloci da caricare su smartphone e tablet di diverse dimensioni e risoluzioni.
SharePoint Online mette a disposizione temi e layout predefiniti per costruire rapidamente pagine funzionali e adatte a ogni evenienza. I temi moderni permettono di applicare facilmente stili coerenti attraverso il sito (con la possibilità di personalizzarli tramite la console di amministrazione di SharePoint) e implementare i template predefiniti di SharePoint dà la possibilità di creare rapidamente siti con design e funzionalità già pronte all’uso senza dover perdere tempo eccessivo nel processo di progettazione e costruzione della pagina.
Cerchiamo sempre di fare in modo che i nostri siti siano conformi agli standard di accessibilità (come WCAG) per garantire che siano utilizzabili da tutti gli utenti, inclusi quelli con disabilità e adottiamo principi di design inclusivo per creare siti che siano accessibili e facili da usare per un'ampia varietà di utenti. Lo stile non deve mai andare a scapito della funzionalità in nessun caso, specialmente perché le intranet sono in primo luogo strumenti di lavoro.
L’integrazione con la suite Power Platform è una delle novità che ha reso possibile a SharePoint un salto di qualità nelle sue funzionalità di design che un tempo sarebbe stato considerato impensabile. Cerchiamo quindi di sfruttarne il più possibile le funzionalità. Con Power Automate è possibile creare workflow che automatizzano processi aziendali ripetitivi all’interno dei propri web-environment SharePoint, migliorando l'efficienza e riducendo gli errori. Power Apps può essere utilizzato per creare moduli personalizzati e applicazioni business-specific che si integrino con SharePoint e si può approfittare delle funzionalità low-code di Power Apps per permettere anche agli utenti non tecnici di contribuire alla creazione di soluzioni aziendali.
Utilizziamo tutti gli strumenti messi a disposizione da SharePoint per strutturare e gestire al meglio l’architettura delle nostre informazioni. Facciamo in modo di ordinare file e documenti all’interno dei nostri spazi di archiviazione SharePoint in base alle tipologie di contenuto e sfruttiamo la possibilità di inserimento dei metadati per organizzare i nostri contenuti in modo coerente e facilitare l’operatività delle funzionalità di ricerca della nostra intranet.
Non dimentichiamoci mai, dopo aver concluso la progettazione delle nostre pagine, di tenere gli occhi aperti per vedere se tutto procede come dovrebbe. Monitoriamo con frequenza le performance del sito per garantire tempi di risposta rapidi e una buona esperienza utente e utilizziamo con regolarità gli strumenti di analisi messi a disposizione da Microsoft come SharePoint Usage Analytics per tenere sotto controllo l'uso del sito e capire come si possa eventualmente migliorare l'interazione tra utente e pagina.
Seppure manchino quasi due anni all’interruzione completa del supporto da parte di Microsoft, SharePoint Designer è ormai in larga parte abbandonato a favore delle più moderne funzionalità di SharePoint Online, più intuitive e di più rapida implementazione rispetto alle soluzioni vetuste e complesse tecnicamente di Designer.
Tuttavia, nonostante SharePoint Designer sia ormai un ricordo del passato, il suo lascito è ancora vivo più che mai all’interno di tutti quei software dell’ambiente Microsoft 365 che ne hanno ereditato le funzionalità per la costruzione e il design di siti SharePoint e le hanno spinte in direzioni un tempo considerate impensabili.
Se state ancora usando Designer, vi invitiamo ovviamente a valutare seriamente il passaggio alle soluzioni più recenti offerte da SharePoint Online e dal resto degli strumenti messi a disposizione all’interno dell’ambiente Microsoft 365 per i vostri digital workplace e la progettazione e gestione delle proprie intranet aziendali. Nel panorama competitivo di oggi, avere a disposizione tecnologie capaci di rimanere al passo con i tempi è fondamentale per la buona riuscita degli obbiettivi della propria compagnia e siamo piuttosto sicuri che non rimarrete delusi dal cambio.
SharePoint Designer è uno strumento gratuito fornito da Microsoft che consente agli utenti di creare e personalizzare siti e applicazioni SharePoint. È particolarmente utile per creare flussi di lavoro, progettare layout di pagine e personalizzare le funzionalità di SharePoint senza richiedere una conoscenza approfondita della programmazione.
SharePoint Designer consente agli utenti di creare flussi di lavoro offrendo un'interfaccia visiva in cui è possibile configurare azioni, condizioni e passaggi. Questi flussi di lavoro possono automatizzare processi aziendali come approvazioni, notifiche e gestione dei dati all'interno di SharePoint.
SharePoint Designer 2013 è l'ultima versione rilasciata da Microsoft e sarà supportata fino al 2026. Tuttavia, Microsoft ha annunciato che non ci saranno versioni future, e gli utenti sono incoraggiati a passare a strumenti moderni come Power Automate per l'automazione dei flussi di lavoro.
Sì, SharePoint Designer può essere utilizzato per personalizzare SharePoint Online, ma la sua funzionalità è limitata rispetto al suo utilizzo con SharePoint on-premise. Gli utenti possono ancora creare flussi di lavoro e progettare pagine, ma alcune funzionalità avanzate non sono supportate in SharePoint Online.
Microsoft consiglia di utilizzare Power Automate per l'automazione dei flussi di lavoro e SharePoint Framework (SPFx) per la personalizzazione dei siti moderni di SharePoint. Questi strumenti offrono funzionalità più avanzate e sono meglio integrati con l'ambiente SharePoint moderno.
SharePoint Designer si integra bene con altri strumenti Microsoft come Visio per visualizzare i flussi di lavoro e InfoPath per creare e gestire moduli. Funziona anche perfettamente con elenchi, raccolte e altri contenuti del sito SharePoint per consentire una personalizzazione e un'automazione complete.
SharePoint Designer ha delle limitazioni, tra cui l'impossibilità di lavorare con pagine moderne di SharePoint, il supporto limitato per SharePoint Online e nessun ulteriore aggiornamento o nuove funzionalità dal 2013. Gli utenti che cercano soluzioni più robuste e a prova di futuro dovrebbero considerare l'uso di strumenti più recenti come Power Automate e SharePoint Framework.
Sì, SharePoint Designer è progettato per essere facile da usare e può essere utilizzato da non sviluppatori per creare flussi di lavoro, progettare pagine e personalizzare siti SharePoint. Fornisce un'interfaccia drag-and-drop e modelli predefiniti, rendendolo accessibile agli utenti senza esperienza di programmazione.
SharePoint Designer può essere scaricato e installato dal sito ufficiale di Microsoft. È disponibile come strumento gratuito, e gli utenti possono scegliere tra la versione a 32-bit e quella a 64-bit a seconda dei requisiti del loro sistema.
SharePoint Designer 2013 è compatibile con SharePoint 2013, SharePoint 2016, SharePoint 2019 e SharePoint Online. Tuttavia, alcune funzionalità potrebbero non essere completamente supportate o disponibili, in particolare quando utilizzato con SharePoint Online.
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