Una buona gestione dei documenti è cruciale per promuovere una collaborazione efficace, garantire la sicurezza dei dati e migliorare la produttività all'interno di qualunque organizzazione. Microsoft SharePoint, piattaforma leader nel settore, offre gli strumenti necessari per raggiungere questo obiettivo. Di fatto, grazie a funzionalità robuste e versatili, SharePoint consente alle organizzazioni di archiviare, organizzare e gestire i propri documenti in un ambiente centralizzato e sicuro, accessibile solo agli utenti autorizzati. In questo articolo, vedremo quindi come un sistema di gestione documentale basato su SharePoint consenta di creare, caricare, modificare e condividere file in modo collaborativo, favorendo un flusso di lavoro più efficiente.
Se gli archivi della propria azienda non sono collaborativi e si basano ancora su un sistema di cartelle, vuol dire avere un grosso problema. Senza il supporto di una piattaforma intelligente per la gestione dei documenti si finirà inevitabilmente per lottare contro le procedure aziendali. E perdere. Ma con SharePoint, è possibile cambiare musica.
Microsoft SharePoint è diventato un pilastro della gestione documentale per le aziende di tutto il mondo, e per una serie di buone ragioni. SharePoint è infatti una piattaforma versatile che rivoluziona il modo in cui le aziende gestiscono i loro asset digitali. Non è solo un luogo dove archiviare file; è un sistema completo di gestione dei documenti che porta ordine nel caos del sovraccarico informativo.
Uno spazio di lavoro digitale in cui tutti i documenti importanti della propria azienda non solo sono archiviati in modo sicuro, ma anche facilmente accessibili e gestibili. Questo è ciò che offre SharePoint. È come avere un archivio altamente organizzato a cui tutto il proprio team può accedere da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Questa accessibilità è uno dei motivi principali per cui SharePoint ha guadagnato tanta popolarità. Vediamo nello specifico come nelle prossime sezioni.
Come sistema di gestione documentale (Document Management System o DMS), SharePoint offre una soluzione robusta per le aziende che desiderano ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare la collaborazione e garantire la sicurezza dei dati.
Che si tratti di contratti, report o memo interni, SharePoint fornisce gli strumenti per organizzare, trovare e condividere informazioni con facilità.
Ma cosa distingue SharePoint nel competitivo panorama delle soluzioni per la gestione documentale? SharePoint Document Management offre una vasta gamma di funzionalità per aiutare le organizzazioni a gestire i propri file in modo efficace. Tra le principali caratteristiche troviamo:
Queste caratteristiche, insieme a molte altre, rendono SharePoint una soluzione completa per le organizzazioni che cercano di gestire i propri documenti in modo efficiente.
Approfondendo le migliori pratiche per l'utilizzo di SharePoint (di cui parleremo in una sezione successiva), si vedrà come sfruttare queste funzionalità per creare un sistema di gestione documentale che non solo soddisfi le esigenze attuali, ma che cresca insieme all’azienda.
Ora che abbiamo compreso meglio le caratteristiche di SharePoint come sistema per la gestione documentale, vediamo adesso quali sono i passaggi concreti per creare il proprio Document Management System.
Il primo passo è creare un sito SharePoint dove configurare il sistema di gestione documentale. Ecco come:
Dopo aver creato il sito SharePoint, il passaggio successivo è configurare le raccolte per organizzare e archiviare i propri documenti:
Da segnalare anche la possibilità di configurare la navigazione in base ai metadati, rendendo ancora più facile per gli utenti trovare documenti.
I tipi di contenuto sono essenziali per organizzare e categorizzare i documenti, in quanto permettono di standardizzare i metadati e le proprietà associati a specifici tipi di file. Seguendo questi passaggi, è possibile definire i tipi di contenuto:
Dopo aver compilato i dettagli, clicchiamo su "OK" per salvare.
Dopo aver creato il tipo di contenuto, è possibile aggiungere colonne che riflettano i dettagli caratteristici del documento. Ad esempio, per il tipo di contenuto "Contratto", si potrebbero aggiungere colonne come Data di inizio, Data di fine, Nome del fornitore, Responsabile del contratto, ecc. Per farlo basterà:
Salviamo il tipo di contenuto e ripetiamo questi passaggi per creare ulteriori tipi di contenuto secondo le necessità.
SharePoint consente di creare e configurare modelli pronti all'uso per diversi tipi di contenuto, e per farlo basta:
Se si sta utilizzando una versione più vecchia di SharePoint, occorre fare click sulla scheda "Library" nella barra multifunzione e selezionare "Library Settings" dal menu.
Salviamo le impostazioni e ora, ogni volta che un utente crea un nuovo documento di quel tipo di contenuto, verrà utilizzato il modello configurato.
I flussi di lavoro aiutano ad automatizzare i processi di gestione dei documenti, come la revisione e l'approvazione, oppure l'invio di notifiche. Un tempo SharePoint forniva un proprio strumento per configurare i flussi secondo le esigenze della propria organizzazione. Ora, questi workflow automatizzati vengono sviluppati tramite Power Automate, che si integra in modo nativo con SharePoint Online.
Vediamo quindi come si potrebbe impostare un'automazione per SharePoint a partire da Power Automate:
Salviamo come sempre le impostazioni e il flusso di lavoro verrà attivato per la raccolta documenti.
Per garantire la sicurezza del proprio sistema di gestione documentale, è essenziale configurare correttamente autorizzazioni e controlli di accesso. SharePoint consente di definire le autorizzazioni a livello di sito, raccolta, cartella e documento e per farlo ci basterà seguire i seguenti passaggi:
Salviamo le autorizzazioni impostate e gli utenti avranno ora i rispettivi diritti di accesso all'interno del sistema di gestione documentale.
Per implementare correttamente i processi aziendali all'interno dell'ecosistema Microsoft 365, è necessario un team con competenze trasversali:
Dev4Side Software ha le competenze tecniche verticali per fornirti un unico punto di contatto, trasversale per tutti gli elementi della tua sottoscrizione.
I passaggi sopraelencati sono tutto sommato abbastanza semplici ma il diavolo, come sempre, sta nei dettagli e utilizzare SharePoint come sistema di gestione documentale è molto più complesso di quanto sembri. In questa sezione, daremo quindi spazio a una serie di suggerimenti per usare al meglio SharePoint per gestire i propri documenti.
Impostare un sistema di gestione documentale in SharePoint è come progettare il piano per il proprio ufficio digitale. L'obiettivo è creare una struttura intuitiva e scalabile che si allinei con i processi aziendali. Ecco alcuni suggerimenti:
Una struttura di cartelle ben organizzata è fondamentale per una gestione documentale efficiente. Ecco alcune best practice:
Bisogna ricordare che la coerenza è fondamentale. Una struttura logica delle cartelle migliora significativamente il recupero dei documenti e favorisce l'adozione del sistema da parte degli utenti.
Una corretta gestione delle autorizzazioni è fondamentale per mantenere la sicurezza e il controllo nel tuo sistema di gestione documentale (DMS) SharePoint. Vediamo come si può procedere per raggiungere questo obbiettivo:
Definendo con attenzione ruoli e autorizzazioni, si manterrà un controllo rigoroso sui propri documenti, garantendo al contempo che i membri del team possano accedere alle informazioni necessarie per lavorare in modo efficace.
Notare bene però che la configurazione del tuo DMS SharePoint è un processo continuo. Man mano che la tua organizzazione cresce ed evolve, preparati ad adattare la struttura, l'organizzazione delle cartelle e le impostazioni delle autorizzazioni per mantenere il sistema efficiente e sicuro.
Mentre le convenzioni di denominazione sono importanti, i metadati portano l'organizzazione dei documenti a un livello superiore. I metadati forniscono un contesto e una classificazione aggiuntivi per i documenti, migliorando la ricerca rispetto a quanto possono fare i soli nomi dei file.
Utilizzando questa combinazione di convenzioni di denominazione chiare e metadati ben strutturati, è possibile migliorare significativamente l'organizzazione e la ricerca dei documenti in SharePoint. Questo approccio facilita il reperimento rapido delle informazioni necessarie da parte degli utenti, aumentando la produttività complessiva e favorendo la collaborazione.
Mantenere la sicurezza dei documenti e garantire la conformità alle normative di settore sono aspetti cruciali della gestione documentale. SharePoint offre funzionalità robuste per aiutare le organizzazioni a proteggere le informazioni sensibili e soddisfare i requisiti normativi. Vediamo come sfruttarle:
Queste misure non solo proteggono i dati sensibili, ma aiutano anche la tua organizzazione a rimanere conforme alle normative, migliorando la sicurezza complessiva e riducendo i rischi operativi.
Il controllo delle versioni è fondamentale sia per la sicurezza che per la conformità. Le funzionalità di controllo delle versioni di SharePoint permettono di:
Abilitate il controllo delle versioni su tutte le raccolte documenti importanti e considerate l'impostazione di versioni principali e secondarie per i documenti critici.
La governance dei contenuti è fondamentale per mantenere l'integrità dei documenti, garantire un facile accesso e applicare standard di sicurezza e conformità. Una politica di governance ben implementata contribuisce a creare un ambiente di gestione documentale strutturato, sicuro ed efficiente. Tra gli elementi chiave che determinano una policy efficace possiamo considerare:
Applicare efficaci policy di goverance creare un sistema di gestione documentale SharePoint sicuro, conforme e ben organizzato. Questo protegge non solo le informazioni sensibili della tua organizzazione, ma migliora anche l'efficienza e riduce i rischi legali. Ma come farlo? Ecco alcuni suggerimenti utili:
Le potenzialità di SharePoint sono molteplici e c’è un motivo se dopo ancora più di vent’anni la piattaforma per la collaborazione aziendale targata Microsoft continua a soddisfare le esigenze di più di 200.000 aziende in tutto il mondo.
SharePoint utilizzato come Document Management System può dare alle organizzazioni che decidono di adattarlo enormi vantaggi in termini di gestione e amministrazione dei propri documenti aziendali e fornire una struttura solida e sicura che, se sfruttata nella maniera corretta, può seriamente fare la differenza nella struttura organizzativa del proprio business.
Per i leader aziendali, questi vantaggi si traducono in risultati tangibili: maggiore efficienza, costi operativi ridotti e decisioni migliori grazie all'accesso facilitato a informazioni cruciali. Le capacità di gestione documentale di SharePoint possono trasformare il modo in cui la propria organizzazione gestisce le informazioni, trasformando una sfida in un vantaggio strategico significativo.
Un DMS basato su SharePoint è una piattaforma che centralizza l’archiviazione, l’organizzazione e la gestione dei documenti, facilitando la collaborazione e migliorando la produttività aziendale. Consente alle organizzazioni di accedere ai documenti in modo sicuro e di condividere informazioni in tempo reale.
SharePoint offre funzionalità fondamentali come l'archiviazione centralizzata dei documenti, il controllo delle versioni, la gestione del check-in e del check-out per evitare conflitti, flussi di lavoro per l’approvazione, l’uso di metadati per organizzare e trovare facilmente i documenti, e strumenti avanzati di ricerca. Inoltre, garantisce una gestione dettagliata dei permessi per proteggere i dati sensibili.
Per ottimizzare l’uso di SharePoint come DMS, è necessario progettare una struttura ben organizzata di librerie e cartelle che rifletta la gerarchia aziendale. È utile impostare metadati chiari e coerenti per semplificare la ricerca e la classificazione dei documenti. Inoltre, si dovrebbero definire permessi di accesso in base ai ruoli degli utenti, abilitare il controllo delle versioni per tracciare le modifiche, e configurare flussi di lavoro per automatizzare le approvazioni e i processi di revisione.
Tra le migliori pratiche vi è la formazione degli utenti per garantire un uso efficace della piattaforma, il mantenimento di una struttura organizzativa chiara e coerente, e l’adozione di metadati standardizzati per migliorare la categorizzazione dei documenti. È importante monitorare regolarmente i permessi di accesso, aggiornandoli quando necessario, e implementare politiche di archiviazione e conservazione per gestire l’intero ciclo di vita dei documenti. Infine, sfruttare al massimo le funzionalità di ricerca avanzata e integrare SharePoint con altre applicazioni Microsoft 365 consente di massimizzare i vantaggi della piattaforma.
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