Le organizzazioni utilizzano SharePoint per archiviare, organizzare, condividere e accedere alle informazioni da qualsiasi dispositivo grazie alle sue potenti capacità collaborative. Tuttavia, tenere traccia delle modifiche apportate alle configurazioni e ai contenuti può rappresentare una vera sfida. A causa dei suoi vantaggi in termini di collaborazione e della sua facilità d'uso, le aziende spesso condividono dati sensibili su SharePoint, il che rende fondamentale garantirne la sicurezza. In questo articolo vedremo di parlare un po’ più approfonditamente di cosa può fare la propria azienda per mettere al sicuro il più possibile le risorse e i dati del proprio ambiente SharePoint da mani e occhi indiscreti.
In un mondo in cui le informazioni fluiscono liberamente e la collaborazione non conosce confini, Microsoft SharePoint emerge come uno dei migliori strumenti di collaborazione. Ma mentre ci godiamo il potenziale di SharePoint, dobbiamo ricordare che, con una grande collaborazione, viene la necessità di una sicurezza ancora maggiore. Nell'ombra si nascondono minacce come la condivisione incontrollata di siti, la perdita di dati, la condivisione esterna con domini non attendibili, e altro ancora, causate sia da abili criminali informatici che da semplici errori umani.
Nell'attuale panorama digitale, la sicurezza di SharePoint Online è fondamentale per proteggere i dati sensibili e favorire una collaborazione sicura all'interno della propria organizzazione. La sicurezza di SharePoint Online comprende una solida combinazione di sicurezza infrastrutturale, autenticazione e permessi degli utenti, controlli a livello di contenuto e conformità a standard e regolamenti.
Ogni sito di SharePoint Online necessita di politiche, flussi di lavoro e permessi specifici, rendendolo un'infrastruttura complessa in cui monitorare le modifiche può risultare un processo difficile. Se i permessi vengono violati o assegnati per errore, gli utenti possono aggiungere, visualizzare, copiare, modificare o eliminare informazioni a cui non dovrebbero avere accesso. Pertanto, l'auditing regolare dei permessi e dei contenuti di SharePoint è fondamentale per garantire la protezione dei dati e il rispetto delle normative.
Comprendendo questi elementi, le organizzazioni possono prevenire efficacemente l'accesso non autorizzato, proteggersi dalle minacce informatiche e garantire che i contenuti aziendali sensibili e i dati personali archiviati in SharePoint Online siano gestiti e condivisi in modo sicuro. Questo approccio completo alla sicurezza online è essenziale per mantenere l'integrità e la riservatezza dei dati.
Quindi, amministratori di SharePoint, se vi sentite bloccati nel rispondere sempre alla stessa domanda, ovvero "Come posso migliorare la sicurezza in SharePoint?", non preoccupatevi: nelle prossime sezioni, vedremo di coprirvi le spalle.
Microsoft ha riportato che, in media, le loro operazioni di cloud computing rilevano 1,5 milioni di tentativi ogni giorno di compromettere i loro sistemi. I professionisti di Redmond lavorano duramente per imparare da questi tentativi, migliorando continuamente la loro sicurezza e investendo un budget annuale di 1 miliardo di dollari statunitensi per la sicurezza all’interno dei loro prodotti.
In poche parole, dedicano un'enorme quantità di tempo e risorse per garantire che i contenuti offerti ai loro clienti siano il più sicuri possibile. Microsoft sa che ci si deve poter fidare di loro per quanto riguarda la protezione dei propri dati.
Dai data center fortemente protetti e a accesso controllato, ai loro esperti che cercano costantemente di violare i loro stessi sistemi, fino alla creazione di un'unità di prevenzione del crimine informatico, questa mentalità di sicurezza e consapevolezza permea ogni programma prodotto da Microsoft, incluso SharePoint.
Proteggere i propri ambienti SharePoint è fondamentale perché questo strumento è spesso il cuore della collaborazione e della gestione documentale in molte organizzazioni. Tra le principali ragioni per mettere al sicuro i dati contenuti al loro interno si possono trovare:
SharePoint è uno strumento potente, ma non è immune a vulnerabilità o accessi non autorizzati se non viene utilizzato con attenzione.
Nessuna piattaforma web è completamente sicura e, in quanto piattaforma che ospita grandi volumi di contenuti aziendali e informazioni sensibili, SharePoint è soggetto a cyberattacchi specifici per il web. La sicurezza è variabile, ma una gran parte dipende dall'utente.
Sebbene SharePoint Online offra molto in termini di sicurezza, non è esente da errori umani e una delle minacce più significative ad un ambiente SharePoint non è sempre un hacker esterno, ma a volte sono le configurazioni interne errate.
Comprendendo gli errori più comuni, ci si può mettere nella posizione di evitarli. Vediamo alcuni dei più comuni:
In sostanza, sebbene SharePoint offra strumenti di sicurezza robusti, la loro efficacia dipende da come vengono configurati e mantenuti. Essere proattivi, rimanere informati e aggiornare regolarmente le proprie pratiche può aiutare a garantire che la propria “fortezza” rimanga inespugnabile.
Per implementare correttamente i processi aziendali all'interno dell'ecosistema Microsoft 365, è necessario un team con competenze trasversali:
Dev4Side Software ha le competenze tecniche verticali per fornirti un unico punto di contatto, trasversale per tutti gli elementi della tua sottoscrizione.
Arriviamo al cuore di questo articolo: quali sono le migliori pratiche da seguire per migliorare la sicurezza di un ecosistema fondato su Microsoft SharePoint?
In questa sezione vedremo di presentarvi alcuni tips e buone abitudini che sarebbe meglio implementare nella gestione della sicurezza all’interno della piattaforma di collaborazione Microsoft. Alcune potrebbero essere già conosciute e implementate, altre ignorate o ancora sconosciute.
Che siate dei professionisti o abbiate appena cominciato il vostro viaggio in SharePoint, rinfreschiamo la nostra preparazione e vediamo quali sono.
La natura collaborativa di SharePoint richiede spesso la condivisione di informazioni con soggetti esterni. In questi casi, la sicurezza delle informazioni deve essere la priorità. Idealmente, la condivisione esterna dovrebbe essere bloccata, salvo per necessità aziendali legittime.
Tutti i siti per la condivisione esterna dovrebbero essere isolati in una raccolta siti separata per garantire maggiore visibilità e controllo. Isolare i siti e educare i dipendenti sulle migliori pratiche di condivisione esterna aiuta a ridurre i rischi associati all'abuso dei privilegi o all'accesso di terze parti sconosciute.
La condivisione anonima consente agli utenti di condividere rapidamente contenuti senza tracciabilità. Sebbene SharePoint abbia questa funzionalità, è consigliabile disabilitarla per limitare condivisioni non monitorate e raccogliere informazioni cruciali in caso di indagini su una violazione dei dati.
I permessi possono essere assegnati individualmente o tramite gruppi di sicurezza.
SharePoint non offre metodi semplici per identificare e gestire i permessi univoci sugli elementi. Sebbene possa sembrare una soluzione rapida, l’uso eccessivo di permessi a livello di elemento può creare molto rapidamente un ambiente che definire vulnerabile sarebbe eufemistico.
Invece cerchiamo di utilizzare quanto più possibile raccolte o cartelle per assegnare i permessi. Questo semplifica drammaticamente la gestione degli stessi e al contempo riduce in maniera significativa il rischio di vulnerabilità associate. Due piccioni con una fava.
La gestione degli accessi e delle attività in SharePoint è essenziale per mantenere la sicurezza e la trasparenza. Assegnare un solo amministratore per sito o gruppo offre diversi vantaggi in termini di controllo e responsabilità.
Quando c’è un solo amministratore per un sito o un gruppo, è facile attribuire la responsabilità di eventuali cambiamenti o incidenti. Questa chiarezza aiuta a garantire che tutte le azioni siano tracciabili e che l’amministratore sia consapevole della propria posizione critica. Un singolo amministratore può monitorare e gestire le condivisioni di contenuti, le modifiche ai permessi e le configurazioni in modo più efficace.
Più amministratori possono poi portare a sovrapposizioni, errori di configurazione o, peggio, a cambiamenti non autorizzati. Limitare il numero di amministratori riduce quindi anche le probabilità di errore umano o abuso di privilegi.
Avere un solo amministratore dovrebbe quindi essere la prassi ma è comunque utile designare un amministratore secondario di backup, con privilegi limitati. Questo assicura la continuità in caso di assenza o indisponibilità dell’amministratore principale.
Microsoft offre una vasta gamma di funzionalità di sicurezza integrate in SharePoint e nel più ampio ecosistema Microsoft 365. Queste funzionalità sono progettate per proteggere i dati, prevenire violazioni e garantire la conformità normativa. Per massimizzare la sicurezza del tuo ambiente SharePoint, è essenziale comprendere e utilizzare al meglio queste opzioni.
La crittografia è una delle prime linee di difesa contro l'accesso non autorizzato ai dati. Microsoft offre diversi livelli di crittografia per proteggere i dati sia "in transito" (durante il trasferimento) che "a riposo" (quando sono archiviati nei data center).
Microsoft integra anche funzionalità di rilevamento dei virus direttamente in SharePoint Online, proteggendo i file caricati contro potenziali minacce con feature come:
A proposito dell’ultimo punto, ci colleghiamo a questo per suggerire l’utilizzo di un software antivirus aziendale che completi le funzionalità di protezione base offerte da SharePoint, garantendo protezione offline e copertura completa per tutti i file e dispositivi, dato che i file di grandi dimensioni (oltre 25 MB) potrebbero non essere scansionati direttamente dalle funzionalità base, così come file compressi o criptati.
C’è poi da parlare degli strumenti sofisticati per gestire l'accesso agli account SharePoint come:
Una revisione regolare dei diritti di accesso è fondamentale per garantire la sicurezza dei dati e per mantenere un controllo efficace sull'ambiente SharePoint. Questo processo consiste nel verificare periodicamente chi ha accesso a cosa e se tali accessi sono ancora necessari o appropriati.
Tra le pratiche consigliate troviamo:
L'ambiente SharePoint è dinamico, con modifiche frequenti ai permessi, configurazioni e contenuti. Eseguire audit regolari garantisce una visione chiara delle attività e aiuta a identificare rapidamente possibili minacce.
Pianifichiamo quindi revisioni mensili, trimestrali o semestrali in base alla complessità della propria organizzazione. Ciò garantisce che vengano rilevate eventuali anomalie come:
Per eseguire audit efficaci possiamo utilizzare funzioni come il sistema integrato di log che può essere configurato per registrare eventi specifici in maniera dettagliata e precisa. Anche strumenti come Microsoft 365 Compliance Center possono semplificare il monitoraggio continuo delle attività.
E infine cerchiamo di fornire sempre report chiari e dettagliati ai responsabili della sicurezza per garantire la trasparenza e la conformità e valutare lo status della propria postura di sicurezza e vagliare possibili strategie o azioni supplementari.
La sicurezza dei propri ambienti digitali nel panorama tecnologico contemporaneo è più importante che mai ed è fondamentale per aziende di ogni tipo e dimensione adottare le migliori strategie e posture di sicurezza per difendersi dalle moderne minacce informatiche.
C’è un motivo se Microsoft ha investito quantità di tempo e denaro significative per implementare, espandere e rafforzare le funzionalità di cybersecurity dei suoi prodotti e SharePoint in questo non fa assolutamente eccezione. Tuttavia, i soli sforzi della casa di Redmond non bastano ed è necessario che anche utenti e amministratori facciano la loro parte nella protezione dei propri dati.
Tramite le funzionalità di sicurezza implementate in SharePoint, gli amministratori e i reparti IT potranno, con le giuste strategie e abitudini, migliorare drasticamente la cybersecurity della propria organizzazione e mettere al sicuro dati e informazioni sensibili in maniera rapida ed efficiente. Rapidità ed efficienza che, nel panorama della sicurezza digitale, possono seriamente fare la differenza e scongiurare disastri che possono costare al proprio business quantità drammatiche di tempo e risorse.
SharePoint è spesso il cuore della collaborazione aziendale e ospita dati critici, come documenti finanziari, informazioni legali e dati personali. La protezione di questi dati è fondamentale per evitare violazioni che potrebbero compromettere la riservatezza, causare danni reputazionali e portare a problemi legali o operativi.
Le vulnerabilità più comuni includono errori nelle impostazioni dei permessi, la mancanza di audit regolari, politiche di sicurezza incoerenti o lassiste, ritardi nell'applicazione degli aggiornamenti e l'abuso di permessi granulari, come quelli assegnati a singoli elementi.
La protezione dei dati su SharePoint passa attraverso un approccio integrato. È essenziale abilitare funzionalità come l’autenticazione a più fattori (MFA) e l’accesso condizionale, configurare revisioni regolari dei permessi, monitorare le attività con strumenti come il Microsoft 365 Compliance Center e mantenere il sistema aggiornato con le ultime patch di sicurezza.
Sì, a patto che la condivisione sia configurata in modo sicuro. I siti per la condivisione esterna dovrebbero essere isolati per garantire maggiore controllo. È importante disabilitare la condivisione anonima, quando non necessaria, e impostare scadenze per i link condivisi. Inoltre, i dipendenti devono essere educati sulle migliori pratiche di condivisione per evitare errori che possano compromettere i dati.
Microsoft fornisce strumenti avanzati come la crittografia dei dati in transito e a riposo, la rilevazione di malware integrata e controlli di accesso avanzati. È possibile utilizzare funzionalità come la limitazione delle sessioni e l’accesso condizionale per ridurre i rischi di accesso non autorizzato, oltre a sfruttare le soluzioni di auditing per tracciare modifiche e attività.
Per una gestione efficace, è importante utilizzare gruppi di sicurezza per assegnare i permessi invece di gestirli individualmente. Evitare l’uso di permessi a livello di singolo elemento aiuta a ridurre la complessità e il rischio di errori. È inoltre consigliabile nominare un solo amministratore per ogni sito o gruppo, con un backup in caso di necessità.
Non aggiornare SharePoint può lasciare il sistema esposto a vulnerabilità già note. Gli aggiornamenti e le patch non solo introducono nuove funzionalità, ma risolvono problemi di sicurezza critici. Ritardare l’applicazione di questi aggiornamenti può aumentare il rischio di violazioni, perdita di dati e mancata conformità normativa.
Gli strumenti di auditing integrati in Microsoft 365 consentono di monitorare attività come modifiche ai permessi, accessi da posizioni insolite e modifiche ai file sensibili. Questi strumenti possono registrare eventi in modo dettagliato e aiutare a identificare rapidamente eventuali anomalie o potenziali minacce.
La prevenzione degli errori umani richiede un mix di formazione e tecnologie. Educare i dipendenti sui rischi di sicurezza è fondamentale, così come implementare politiche chiare, come l’obbligo di utilizzare password complesse e l’autenticazione a più fattori. È inoltre essenziale monitorare costantemente l’ambiente per individuare errori di configurazione o attività sospette.
La conformità normativa può essere garantita configurando SharePoint in linea con standard come GDPR, HIPAA o ISO 27001. Questo include l’implementazione di controlli di accesso stringenti, la conduzione di audit regolari e l’adozione di politiche di conservazione dei dati adeguate.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
