Il Centro Amministrativo di SharePoint funge da hub centrale per la gestione e la configurazione di SharePoint Online nell'ambiente Microsoft 365. Tramite il centro di amministrazione, gli amministratori IT possono creare e gestire siti, controllare impostazioni e criteri, gestire archiviazione e autorizzazioni, abilitare la condivisione esterna, integrare infrastrutture ibride con farm locali e molto altro. In questo articolo vedremo di approfondire maggiormente le funzionalità dello SharePoint Admin Center esplorando le varie opzioni che mette a disposizione per tutti gli utenti che lo utilizzano per amministrare i loro ecosistemi SharePoint.
Gestire Microsoft SharePoint può essere una sfida, dato che offre numerose funzionalità. Per le aziende più grandi, con un maggior numero di dipendenti, l'implementazione di criteri può risultare complessa. Fortunatamente, SharePoint dispone di un centro amministrativo integrato che aiuta i team IT a gestire questi ambienti, monitorare i budget, le statistiche di utilizzo, l'organizzazione generale e altro ancora.
Il centro amministrativo di SharePoint Online è un'interfaccia basata sul web che gli amministratori possono utilizzare per gestire l'ambiente SharePoint Online. Consente di creare e gestire siti, configurare autorizzazioni e personalizzare SharePoint Online all'interno dell'ambiente Microsoft 365. Questo centro amministrativo è accessibile agli amministratori che dispongono di un abbonamento a Office 365 che include SharePoint Online.
Questa interfaccia centralizzata fornisce strumenti per la gestione degli accessi degli utenti, la supervisione dei siti e l'implementazione di impostazioni globali, garantendo un equilibrio armonioso tra collaborazione e sicurezza. Gli amministratori possono configurare autorizzazioni, regolare le impostazioni di condivisione e supervisionare la struttura delle raccolte siti, assicurandosi che gli utenti trovino il giusto bilanciamento tra collaborazione e controllo.
Essendo il fulcro della gestione dei file in oltre 400.000 organizzazioni, gestire efficacemente SharePoint dovrebbe essere una priorità per i reparti IT. Tuttavia, con così tanti aspetti da considerare, può essere difficile sapere da dove iniziare o quali passi compiere, soprattutto per i team più piccoli.
Vediamo quindi nelle prossime sezioni di fornire una panoramica completa delle sue funzionalità principali per cominciare a orientarsi nel suo complesso mondo e cominciare a capirci qualcosa.
Il Centro Amministrativo di SharePoint Online è accessibile solo agli amministratori con un abbonamento a Office 365, che naturalmente include SharePoint Online.
Gli amministratori globali all'interno del tenant aziendale di Microsoft 365 detengono il livello più alto di autorizzazioni, avendo accesso a tutte le funzionalità offerte nel Centro Amministrativo di SharePoint. Tuttavia, possono anche concedere l'accesso al Centro Amministrativo ad altri utenti, assegnando loro il ruolo di Amministratore per:
Per assegnare il ruolo di Amministratore in SharePoint, gli amministratori globali devono:
Gli utenti aggiunti alla lista verranno quindi abilitati a gestire SharePoint Online e i suoi siti, tramite le configurazioni disponibili nel Centro Amministrativo di SharePoint.
A questo punto, gli utenti amministratori devono semplicemente:
Cliccando sulla voce "SharePoint", gli utenti amministratori vengono reindirizzati al Centro Amministrativo di SharePoint, dove troveranno tutti gli strumenti per gestire al meglio l'ambiente SharePoint aziendale.
Per implementare correttamente i processi aziendali all'interno dell'ecosistema Microsoft 365, è necessario un team con competenze trasversali:
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La gestione efficace di Microsoft SharePoint consiste nel sapere dove concentrare la propria energia. Esplorare le vaste distese dell'intranet della propria organizzazione non porterà da nessuna parte rapidamente.
Prendiamoci quindi il nostro tempo ed esploriamo ogni sezione del Centro Amministrativo di SharePoint per Microsoft 365 per chiarire quali impostazioni si possono configurare e quali effetti queste impostazioni hanno. Si possono trovare queste sezioni nel pannello di sinistra dell'interfaccia web, ma prima diamo uno sguardo alla Dashboard che ci accoglierà sulla homepage.
Il Centro Amministrativo di SharePoint raccoglie tutte le statistiche e gli aggiornamenti necessari in un dashboard centrale, offrendo una panoramica completa del tuo ambiente.
Ecco alcune delle funzionalità principali dal dashboard principale del Centro Amministrativo di SharePoint:
Esistono due sottocategorie di siti: siti attivi e siti eliminati.
Come alternativa alla barra di ricerca nella homepage, gli amministratori possono visualizzare l'elenco dei siti SharePoint attivi nel tenant aziendale dalla voce "Active Sites" (presente a sinistra, sotto la sezione "Sites").
Tuttavia, questa pagina non è utile solo per visualizzare i siti attivi. Infatti, ogni sito elencato è accompagnato da un insieme di informazioni utili per conoscerne la "storia" e le principali configurazioni.
Viene visualizzato un elenco di siti attivi (inclusi i siti di team e i siti di comunicazione), con informazioni sul nome del sito, URL, utilizzo dello spazio di archiviazione e amministratore principale. Nell'angolo in alto a destra, c'è un grafico che indica l'uso dello spazio di archiviazione per tutti i siti. Sono presenti due pulsanti per creare un nuovo sito ed esportare l'elenco dei siti attivi in un file CSV.
I siti attivi sono siti in cui gli utenti visualizzano pagine, scaricano/caricano file ed effettuano modifiche ai file. Clicca sull'intestazione della colonna appropriata per ordinare l'elenco per nome del sito, URL, spazio utilizzato, ecc. Usa il campo di ricerca per trovare il sito necessario. Clicca sul pulsante situato a destra del campo di ricerca per filtrare i siti che desideri visualizzare nell'elenco.
Clicca sul sito per il quale desideri modificare le opzioni per aprire una finestra con le impostazioni del sito. Ci sono quattro schede: Generale, Attività, Autorizzazioni e Criteri.
Queste impostazioni di condivisione sono utilizzate per controllare la condivisione a livello di organizzazione e possono essere modificate da un amministratore di SharePoint. I proprietari del sito non possono modificare queste impostazioni di condivisione.
Subito sotto la voce "Active sites", troviamo "Deleted sites", che fornisce accesso alla pagina del Centro Amministrativo di SharePoint dedicata ai siti eliminati (ma non irrimediabilmente).
La funzionalità da evidenziare su questa pagina è il comando "Restore", che può essere utilizzato per ripristinare i siti SharePoint eliminati. Molto utile, soprattutto quando un sito viene rimosso per errore. Ma attenzione: gli amministratori hanno un tempo limitato per ripristinare un sito. Dopo questo periodo, i siti SharePoint nell'area vengono eliminati definitivamente.
Il tempo disponibile per il ripristino varia a seconda del tipo di sito. Ad eccezione dei siti SharePoint legati a un canale Teams (che devono essere ripristinati entro 30 giorni dalla loro eliminazione direttamente da Microsoft Teams), i siti di team e i siti di comunicazione possono essere ripristinati in quest'area del Centro Amministrativo di SharePoint entro 93 giorni dalla loro eliminazione. Ecco come:
Una volta trascorsi i 93 giorni, i siti vengono completamente rimossi dall'ambiente SharePoint Online. Per evitare di perdere dati importanti, il consiglio è di eseguire il backup o affidarsi a soluzioni di terze parti per archiviare le informazioni di un sito che, pur non essendo utilizzato, potrebbe risultare utile in futuro.
Sotto la voce "Policies", si troveranno due aree molto importanti del Centro Amministrativo di SharePoint. Queste sono le aree che riuniscono rispettivamente le configurazioni di condivisione e accesso.
Partendo dall'area "Sharing", gli amministratori hanno la possibilità di definire i limiti per la condivisione dei contenuti in SharePoint e OneDrive. Nello specifico, sono disponibili i seguenti quattro livelli:
Gli amministratori possono quindi scegliere il livello, dal più permissivo, per la condivisione di link e file senza richiedere l'accesso, al più rigoroso, per la condivisione con coloro che possiedono account aziendali.
La seconda area di interesse sotto "Policies" si chiama "Access Control" e offre impostazioni più avanzate rispetto all'area "Sharing" per proteggere i file di SharePoint e OneDrive. Sotto "Access Control", ci sono poi quattro categorie principali di impostazioni per gestire l'accesso ai contenuti:
Le aree due aree offrono quindi un'ampia gamma di opzioni per decidere chi può accedere a cosa nell'ambiente SharePoint aziendale, personalizzando i permessi della piattaforma alle politiche di sicurezza dell'organizzazione in modo flessibile e dettagliato.
Sotto la voce generica "Settings" nel Centro Amministrativo di SharePoint, ci sono impostazioni per:
Fondamentalmente, qui si trovano le impostazioni per personalizzare l'ambiente SharePoint aziendale.
Le impostazioni per il nuovo centro amministrativo di SharePoint presenti su questa pagina sono:
I Content Services aiutano gli utenti a inserire i dati in modo coerente e a organizzarli utilizzando i metadati.
Selezionando la voce "Term store" nel Centro Amministrativo di SharePoint si accede alla pagina dove è possibile gestire i metadati dei propri siti.
I metadati sono le informazioni che supportano il sistema di ricerca e archiviazione dei contenuti nei siti di SharePoint Online. Le impostazioni presenti nella pagina "Term store" sono quindi fondamentali per una corretta gestione di SharePoint e dei dati aziendali che ospita.
Gli amministratori possono creare o modificare la tassonomia locale di un sito SharePoint, agendo a livello di tag, set di termini e singoli termini che possono essere personalizzati con proprietà come nome, descrizione e designazioni di utilizzo.
È anche possibile assegnare una persona o un gruppo di utenti a un determinato set di termini. In questo caso, i tag assegnati non concedono permessi aggiuntivi, ma aiutano a identificare (o meglio tracciare) gli utenti tramite un set di termini, come ad esempio un titolo professionale e un dipartimento.
Crea diversi tipi di contenuto, assegna una categoria e associa un modello al tipo di contenuto appropriato. È possibile impostare configurazioni per richiedere agli utenti di utilizzare un modello di documento standard. Ad esempio, quando un utente crea un documento Excel utilizzando un modello, e il modello è associato a un tipo di contenuto "Timesheet", l'utente utilizza un modello corretto e standardizzato per creare regolarmente lo stesso tipo di contenuto.
Facoltativamente, un tipo di contenuto può essere aggiunto a una lista o libreria di SharePoint. La galleria di tipi di contenuto aiuta a categorizzare meglio i contenuti.
Questa sezione offre le opzioni per utilizzare il gestore migrazione e lo strumento di migrazione di SharePoint per migrare le condivisioni di file locali a Microsoft 365. È possibile copiare i contenuti da un SharePoint Server standalone a SharePoint Online e Microsoft 365.
Il Centro Amministrativo di SharePoint offre uno strumento progettato per gestire i processi di migrazione: il Migration Manager, che può essere trovato sotto la voce "Migrazione" nella barra di navigazione a sinistra.
Migration Manager riunisce le impostazioni per la migrazione a SharePoint Online, supportando il trasferimento di dati da piattaforme come Microsoft Stream, Dropbox e Google Workspace.
Sempre in questa area, viene messo a disposizione il download dello SharePoint Migration Tool, uno strumento utile per migrare i contenuti dalle versioni precedenti di SharePoint On-Prem o da file provenienti da cartelle di rete.
Nella sezione "Advanced" del Centro Amministrativo di SharePoint, sono offerte agli amministratori una serie di configurazioni avanzate che vengono utilizzate, tra le altre cose, per gestire i permessi richiesti dalle applicazioni personalizzate installate in SharePoint Online.
Si tratta di impostazioni che contribuiscono alla gestione delle possibilità di estensione della piattaforma, permettendo di intervenire sui permessi che i componenti personalizzati hanno per interagire con i dati in SharePoint o, più in generale, nell'ambiente aziendale di Microsoft 365.
Come abbiamo potuto osservare nella sezione sopra, le opzioni messe a disposizione dal portale amministrativo di SharePoint sono molteplici e volte a coprire ogni tipo di esigenza per gli amministratori IT che dovranno utilizzarlo, permettendogli di avere il controllo più capillare e rigoroso possibile sul loro tenant SharePoint.
Spiegare tutte le ramificazioni di ognuna delle singole opzioni offerte dal portale amministrativo di SharePoint richiederebbe diversi articoli a parte per ognuna e andrebbe contro lo scopo di questo articolo, ovvero offrire una panoramica generale completa delle opzioni messe a disposizione in maniera tale da avere una direzione generale da seguire per capire dove è cosa.
Per fortuna sul nostro blog sono disponibili molti altri articoli, che vi invitiamo caldamente a leggere, dedicati alle funzionalità di SharePoint, con cui potrete approfondire diversi degli elementi qui citati e scoprire il loro funzionamento più nel dettaglio.
Il SharePoint Admin Center è un'interfaccia web centralizzata progettata per consentire agli amministratori IT di gestire e configurare SharePoint Online all'interno di Microsoft 365. Permette di creare e gestire siti, controllare impostazioni e criteri, monitorare l'archiviazione, gestire le autorizzazioni e abilitare la condivisione esterna, oltre a supportare configurazioni ibride con infrastrutture locali.
L'accesso è riservato agli amministratori con un abbonamento a Office 365 che include SharePoint Online. Gli amministratori globali di Microsoft 365 hanno accesso completo, ma è possibile assegnare il ruolo di Amministratore di SharePoint ad altri utenti per delegare specifiche responsabilità.
Per accedere al SharePoint Admin Center, è necessario visitare il sito admin.microsoft.com, effettuare il login con le credenziali Office 365 e selezionare l'opzione "SharePoint" nel pannello di navigazione a sinistra. È importante avere le autorizzazioni necessarie per accedere a questa sezione.
Il SharePoint Admin Center consente di gestire raccolte siti, configurare impostazioni di condivisione interna ed esterna, monitorare l'utilizzo dello spazio di archiviazione, assegnare ruoli e autorizzazioni agli utenti, e integrare ambienti locali con SharePoint Online in configurazioni ibride.
Sì, è possibile. Gli amministratori globali possono assegnare il ruolo di Amministratore di SharePoint ad altri utenti per consentire loro di gestire siti, autorizzazioni e criteri. Questo permette di distribuire le responsabilità in modo più efficace.
Per assegnare questo ruolo, è necessario accedere al Centro di Amministrazione di Microsoft 365, cercare l'utente desiderato, selezionare l'opzione "Ruoli" e assegnare il ruolo di Amministratore di SharePoint. Dopo aver confermato l'assegnazione, l'utente avrà le autorizzazioni necessarie per gestire SharePoint Online.
I principali vantaggi includono la possibilità di gestire tutte le impostazioni di SharePoint Online da un unico punto, maggiore efficienza grazie a strumenti integrati e intuitivi, un controllo dettagliato delle autorizzazioni per garantire la sicurezza, e la scalabilità per adattarsi sia a piccole organizzazioni che a grandi aziende con esigenze complesse.
Ulteriori informazioni sono disponibili nella documentazione ufficiale di Microsoft o consultando partner specializzati come Dev4Side, che possono fornire supporto e consulenza personalizzata per la gestione di SharePoint.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
