SharePoint è una piattaforma di collaborazione e gestione documentale ampiamente utilizzata nelle aziende per ottimizzare la condivisione di informazioni e il lavoro di squadra. Una delle sue funzionalità principali è il versioning, un sistema che consente di gestire le modifiche ai documenti e ai file condivisi, tracciando ogni revisione e mantenendo uno storico dettagliato di tutte le versioni salvate. Questa caratteristica è essenziale per garantire la trasparenza e la sicurezza nei processi di aggiornamento dei contenuti, oltre a fornire agli utenti la possibilità di recuperare versioni precedenti in caso di errori o modifiche non desiderate. In questo articolo, esploreremo il funzionamento del versioning di SharePoint, analizzandone le modalità di utilizzo e i vantaggi per il controllo e la gestione dei documenti.
Microsoft SharePoint è uno dei sistemi di collaborazione web-based più utilizzati in ambito aziendale, con più di 200.000 aziende in tutto il mondo che lo utilizzano ogni giorno per ottimizzare la condivisione di informazioni tra i dipendenti.
Le sue funzioni sono incentrate su un'esperienza di collaborazione inter-aziendale basata su intranet che consente agli utenti la condivisione sicura e la gestione capillare dei contenuti e offre funzionalità di collaborazione sui flussi di lavoro, database di liste e altre componenti web per consentire ai team aziendali di lavorare insieme.
Le numerose feature della piattaforma rendono molto più semplice per le persone lavorare insieme su progetti ad hoc ed istituire processi aziendali standard per la condivisione di informazioni, la pubblicazione di documenti e la registrazione dei dati.
E proprio parlando di queste funzionalità, non si possono non menzionare alcune delle più importanti e utili in assoluto: quelle legate al “versioning”.
In questo articolo vedremo quindi di approfondire un po’ le caratteristiche di questa feature per capire meglio come funziona e quali sono i vantaggi che ci può offrire.
Prima di tutto partiamo da una definizione. Che cos’è il versioning?
Il versioning è la pratica di tenere traccia delle modifiche apportate a un insieme di dati, documenti, o software, registrando le varie versioni di un file o progetto nel tempo. Questo processo permette di gestire e identificare le varie "versioni" del contenuto, facilitando il recupero di versioni precedenti, il confronto tra le versioni e la gestione delle modifiche, specialmente in ambienti collaborativi.
In informatica e nello sviluppo software, il versioning è spesso implementato tramite sistemi di controllo di versione (Version Control Systems, o VCS). Questi strumenti consentono di:
Il versioning è fondamentale soprattutto in progetti di grandi dimensioni o collaborativi, in cui è importante mantenere un'organizzazione chiara e tracciabile del lavoro svolto.
Per implementare correttamente i processi aziendali all'interno dell'ecosistema Microsoft 365, è necessario un team con competenze trasversali:
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Collaborazione sui documenti, co-autoring e aggiornamenti delle liste con altre persone funzionano molto meglio con il controllo delle versioni attivato. Le persone possono commettere errori, e il controllo delle versioni fornisce una rete di sicurezza. Con il controllo delle versioni attivo in Liste e Raccolte, i documenti possono essere archiviati, tracciati e ripristinati allo stato precedente dell’elemento o del documento: come era prima che un utente lo modificasse.
Storicamente, il controllo delle versioni non era attivato per impostazione predefinita alla creazione di una lista o raccolta. SharePoint Online ora attiva il controllo delle versioni per impostazione predefinita nelle raccolte quando vengono create.
Il controllo delle versioni crea un registro storico delle modifiche, con la data/ora e un’indicazione dell’utente che ha effettuato la modifica, per ciascun file o elemento della lista. L'utente finale può visualizzare, eliminare e ripristinare una versione se dispone delle autorizzazioni corrette nella raccolta o lista.
Per impostazione predefinita, SharePoint salva una versione di un documento ogni volta che un utente clicca sul pulsante "Salva". Tuttavia, se il salvataggio automatico è attivato – come è di default per i documenti nel proprio OneDrive o nelle raccolte sincronizzate e nelle app di Office Online – SharePoint salverà automaticamente una versione del documento ogni pochi minuti.
Quando la funzione di co-autoring è abilitata in SharePoint, più utenti possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento. Le modifiche di ogni utente vengono tracciate e salvate come una nuova versione. Quando un utente salva le modifiche in un documento in fase di co-autoring, SharePoint salverà una nuova versione del documento che include tutte le modifiche apportate da tutti i co-autori.
È importante notare che il co-autoring può influire sul controllo delle versioni in SharePoint. Se più utenti stanno lavorando contemporaneamente sullo stesso documento, può essere difficile tenere traccia di chi ha effettuato quali modifiche e quando. SharePoint fa del suo meglio per tracciare le modifiche e creare nuove versioni quando necessario, ma è comunque importante che gli utenti comunichino e si coordinino durante il co-autoring per garantire che le modifiche siano tracciate e registrate correttamente.
Andiamo adesso a vedere più nel dettaglio alcune delle caratteristiche e delle funzionalità di versioning principali messe a disposizione da SharePoint.
La gestione delle versioni in SharePoint è suddivisa in versioni principali e versioni secondarie per supportare flussi di lavoro collaborativi e di approvazione, nonché per facilitare l'organizzazione e il controllo dei documenti. Queste versioni sono utilizzate per seguire lo stato di avanzamento dei documenti, permettendo di distinguere tra versioni pronte per essere pubblicate e versioni che sono ancora in revisione.
Le versioni principali (o Major versions) rappresentano le versioni pubblicate o approvate di un documento, e sono numerate con un singolo intero, come 1.0, 2.0, 3.0, ecc. Alcuni punti chiave delle versioni principali sono:
Le versioni secondarie (o Minor versions), chiamate anche bozze, sono versioni intermedie o di lavoro di un documento e sono numerate con decimali, come 0.1, 1.1, 1.2, ecc. Queste versioni sono utili per le modifiche in corso o le revisioni interne. Alcune caratteristiche delle versioni secondarie includono:
La funzione di storia delle versioni è uno strumento potente di SharePoint che consente di visualizzare l'elenco delle modifiche apportate a un documento o a un elemento di una lista. Grazie alla storia delle versioni, è possibile tenere traccia di ogni modifica, risalire a chi ha apportato i cambiamenti e ripristinare eventuali versioni precedenti. Questo meccanismo è particolarmente utile per team di lavoro collaborativi, dove più utenti lavorano sui documenti e sono necessarie verifiche o ripristini rapidi.
Quando il versioning è attivato su una libreria documenti o una lista di SharePoint, ogni volta che viene salvata una modifica, SharePoint crea automaticamente una nuova versione del documento o dell’elemento. Questa nuova versione viene aggiunta alla cronologia, e i dettagli della modifica sono salvati insieme alla versione stessa.
Gli utenti possono quindi consultare la storia delle versioni, che include:
Per visualizzare la storia delle versioni di un documento o di un elemento di una lista in SharePoint, gli utenti devono accedere al menu del documento o dell’elemento specifico e selezionare l'opzione "Cronologia versioni". Una volta aperta, la cronologia delle versioni mostra una lista di tutte le versioni, dalla più recente alla più vecchia, con i dettagli sopra descritti.
Nella cronologia delle versioni, gli utenti possono fare clic su ogni versione per visualizzarne ulteriori dettagli o aprire la versione stessa. I dettagli includono:
La storia delle versioni offre numerosi vantaggi e funzionalità per la gestione e il controllo dei documenti:
In SharePoint, gli amministratori possono configurare la gestione della storia delle versioni. Le opzioni principali includono:
La possibilità di ripristinare versioni precedenti è una delle funzionalità più utili di SharePoint per la gestione dei documenti. In molti contesti collaborativi, è comune che i documenti vengano aggiornati spesso da più utenti, il che aumenta il rischio di errori, modifiche indesiderate o dati sovrascritti. SharePoint, con la sua gestione delle versioni, permette di ripristinare rapidamente una versione precedente del documento, garantendo sicurezza e affidabilità per i dati.
Ogni volta che viene creata una nuova versione di un documento o di un elemento, SharePoint salva una copia completa del contenuto, permettendo agli utenti di accedere e visualizzare le versioni precedenti. Il ripristino consente di selezionare una specifica versione dalla storia delle versioni e di impostarla come versione corrente. Questo processo sovrascrive la versione attuale con la versione scelta, riportando il documento allo stato precedente.
Il ripristino di versioni precedenti è utile in diverse situazioni:
Per ripristinare una versione precedente di un documento in SharePoint, gli utenti devono accedere alla cronologia delle versioni del documento o dell'elemento e questo si può fare cliccando con il tasto destro sul documento e selezionando “Cronologia versioni” dal menu contestuale.
Dopodichè dovranno individuare la versione desiderata nella lista delle versioni, visualizzata dalla più recente alla più vecchia, dove gli utenti possono scorrere per trovare la versione da ripristinare.
Una volta individuata la versione desiderata, cliccare sulla freccia in giù che compare vicino alla data e ora e quindi su “Ripristina”. Questo imposterà la versione selezionata come la versione corrente.
Una volta completato il ripristino, SharePoint creerà una nuova versione principale del documento contenente i dati della versione ripristinata. In questo modo, anche il processo di ripristino è tracciato, consentendo agli utenti di tornare nuovamente alla versione successiva, se necessario.
In SharePoint, gli amministratori possono configurare le impostazioni di versioning per ottimizzare l’utilizzo delle funzionalità di ripristino. Alcune delle opzioni di configurazione includono:
Il controllo delle autorizzazioni per le versioni in SharePoint è fondamentale per gestire l'accesso ai contenuti in corso di modifica e approvazione. Questa funzionalità permette agli amministratori di definire chi può visualizzare o modificare le versioni secondarie (bozze) di un documento o di un elemento, e chi può accedere alle versioni principali pubblicate.
In SharePoint, è possibile configurare autorizzazioni specifiche per controllare l'accesso alle versioni di documenti e elementi di una lista, creando uno schema di accesso che protegge le informazioni in diverse fasi del ciclo di vita del documento:
Le impostazioni di approvazione del contenuto in SharePoint consentono di controllare quali documenti o elementi sono visibili agli utenti prima di essere approvati. Questo è fondamentale per garantire che solo i contenuti controllati e verificati siano pubblicati e accessibili al pubblico.
Con le impostazioni di approvazione attive, i documenti e gli elementi devono passare attraverso un processo di revisione prima di diventare visibili a tutti gli utenti. Fino a quando non vengono approvati, i documenti rimangono in uno stato di "bozza" e sono visibili solo a chi ha le autorizzazioni necessarie per vederli (come autori e approvatori).
Gli elementi chiave dell'approvazione del contenuto sono:
Durante la conferenza Microsoft Build di maggio, Microsoft ha rilasciato in modo discreto l’anteprima pubblica della nuova funzionalità di Controllo delle Versioni Avanzato, precedentemente nota come Versionamento Intelligente nella roadmap di Microsoft 365. Questa è una delle numerose funzionalità che Microsoft ha recentemente introdotto per aiutare le organizzazioni a risparmiare spazio di archiviazione e ridurre i costi legati allo storage in Microsoft 365.
Negli ultimi dieci anni, le organizzazioni hanno accumulato una grande quantità di dati e, secondo IDC, entro il 2025 ci saranno più di 130 miliardi di terabyte di contenuti nel mondo. In Microsoft 365, molti clienti stanno iniziando a raggiungere i loro limiti di archiviazione condivisa e si trovano ad affrontare il difficile compito di analizzare tutti i loro dati per capire cosa eliminare o se pagare per spazio aggiuntivo.
Un modo semplice per ridurre i costi è eliminare le versioni dei file che non sono più necessarie. Molti utenti e amministratori dimenticano che la cronologia delle versioni è attiva per impostazione predefinita in ogni libreria di documenti che si crea. Abbinandola a funzioni come il salvataggio automatico dei documenti Office, molte organizzazioni ora utilizzano una grande quantità di spazio solo per avere 200 versioni dello stesso file. Fortunatamente, la nuova impostazione di Versionamento Intelligente in SharePoint Online può aiutare.
Sebbene le versioni in SharePoint Online siano sempre state (e siano ancora) una funzionalità molto potente, come amministratori, non abbiamo mai avuto i controlli necessari per gestirle su larga scala. Era anche difficile trovare il giusto equilibrio tra il mantenere troppe versioni e lo smaltire quelle vecchie. Per fortuna, Microsoft ha appena rilasciato un nuovo modo per gli amministratori di gestire le versioni all’interno dei loro tenant.
Dal Centro di amministrazione di SharePoint, si avrà una nuova opzione per i limiti della cronologia delle versioni di SharePoint nella scheda Impostazioni. Una volta raggiunta la pagina, dovremo scegliere se utilizzare il metodo Automatico consigliato da Microsoft per gestire le versioni o il metodo Manuale.
È molto importante notare che le impostazioni configurate qui sono a livello di tenant ma si applicano solo ai nuovi account OneDrive e alle nuove librerie di documenti SharePoint. Non modificheranno nulla per eventuali account OneDrive o librerie di SharePoint esistenti.
Analizziamo prima il metodo Automatico consigliato da Microsoft. I limiti automatici si basano sul principio che il valore di ripristinabilità delle versioni si riduce con l’età. L’impostazione automatica utilizza un algoritmo per ridurre gradualmente le versioni man mano che invecchiano, mantenendo le versioni in momenti chiave. Questo offre agli utenti l’accesso a versioni dei file su un’ampia gamma temporale e ottimizza l’uso dello spazio di archiviazione delle versioni.
Ecco come funziona l’automatico:
L’opzione manuale è più semplice ed è basata sul tempo o sul numero di versioni, o su entrambi. C’è una limitazione da conoscere: l’interfaccia utente non permette di impostare un valore inferiore a 100 versioni principali o inferiore a 30 giorni come limite di scadenza. È comunque possibile impostare il sistema per conservare meno versioni utilizzando le API pubbliche.
Microsoft avverte, però, che un valore inferiore a 100 versioni o con un limite di scadenza inferiore a 30 giorni non è consigliato e può portare a una perdita di dati involontaria causata dall’attività dell’utente.
Il versioning è, come abbiamo potuto vedere, una delle funzionalità più importanti all’interno dell’ecosistema di SharePoint e permette a utenti e amministratori di mantenere il pieno controllo dello storico dei documenti e delle versioni di questi ultimi.
Avere questo tipo di controllo non è volto solo una mera questione di ordine, ma a garantire ambienti di lavoro condivisi in cui “coordinazione” e “chiarezza” diventano le parole chiave per qualsiasi operazione e dove i propri dipendenti possono finalmente occuparsi del proprio lavoro senza preoccupazioni e senza andare a compromettere il lavoro degli altri e viceversa.
C’è una ragione se da più di 20 anni, SharePoint è ancora uno dei software leader nell’ambito della collaborazione aziendale ed è grazie anche a funzionalità come quelle legate al versioning e al costante impegno di Microsoft nell’aggiornarle e ampliarle che la piattaforma di collaborazione della casa di Redmond continua, dopo tutto questo tempo, a rimanere sulla cresta dell’onda.
Il versioning in SharePoint è il processo di tracciamento e gestione delle modifiche ai documenti e agli elementi all'interno di librerie e liste. Consente agli utenti di accedere a una cronologia delle revisioni, vedere chi ha effettuato le modifiche e ripristinare versioni precedenti, se necessario.
Il versioning migliora la collaborazione fornendo una rete di sicurezza durante la co-creazione dei documenti e gli aggiornamenti delle liste. In caso di errori, gli utenti possono tornare alle versioni precedenti, garantendo l'integrità dei dati e facilitando il lavoro di squadra.
SharePoint offre diverse impostazioni di versioning:
Per abilitare il versioning:
Sì, per ripristinare una versione precedente:
Sì, ogni versione consuma spazio di archiviazione. Per gestire lo spazio, configura i limiti di versioning per mantenere solo un numero specificato di versioni più recenti.
Microsoft sta continuamente migliorando le funzionalità di versioning di SharePoint, integrando funzioni intelligenti per migliorare la gestione dei documenti e la collaborazione.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
