Confluence e SharePoint sono due delle piattaforme più utilizzate per la collaborazione e la gestione della conoscenza in ambito aziendale. Entrambe offrono una vasta gamma di strumenti per la creazione, la gestione e la condivisione di contenuti e si sono conquistate la vetta del mercato della collaborazione interna, ma differiscono sotto vari aspetti, tra cui la struttura, le funzionalità e l'integrazione con altri software. Alle imprese tocca quindi scegliere quale sia tra i due lo strumento più adatto alle loro esigenze. In questo articolo, esamineremo le principali caratteristiche di Confluence e SharePoint, mettendo a confronto le loro capacità di supportare il team working, la gestione dei documenti e la comunicazione.
Un'organizzazione comprende una vasta gamma di processi, operazioni aziendali, dipendenti, ruoli e responsabilità condivisi, oltre ad una grande quantità di dati provenienti da varie fonti. Nell'era della digitalizzazione, un'organizzazione riceve una quantità enorme di dati da fonti di tutti i tipi che devono essere gestiti in modo adeguato e intelligente per prendere decisioni basate sui dati e sviluppare strategie future.
Un altro aspetto importante è la collaborazione senza intoppi tra i team. Nessuna organizzazione può sopravvivere senza una comunicazione e una collaborazione perfette tra i suoi diversi reparti e membri del team.
Per questo motivo, è necessario avere lo strumento giusto di gestione documentale e collaborazione all'interno dell'organizzazione per assicurarsi di non rimanere indietro. Avere lo strumento giusto che faciliti la collaborazione tra i team, anche se lavorano in diverse sedi, è quantomai essenziale al giorno d'oggi.
Quando si cercano strumenti di archiviazione documentale, gestione dei dati e collaborazione su internet si possono trovare diverse soluzioni dedicate a questi ambiti. Tuttavia, i principali due concorrenti che al momento si dividono il mercato sono Microsoft SharePoint e Confluence.
Entrambe le piattaforme sono progettate per aiutare le aziende a collaborare in modo produttivo ed efficace e la loro importanza è diventata ancora più evidente a causa dell'aumento del lavoro da remoto negli ultimi anni.
Naturalmente, entrambe le opzioni hanno anche dei limiti. E ciò che funziona perfettamente per un'azienda non è necessariamente adatto per un'altra. Quindi, entriamo nel dettaglio con un confronto fianco a fianco tra Confluence e SharePoint.
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Gestire la comunicazione e la collaborazione tra i team a volte può sembrare giocoleria e quei momenti in cui i messaggi si perdono nel caos o gli obiettivi del team sembrano essere bersagli in movimento possono essere particolarmente frustranti.
È qui che entrano in gioco gli strumenti di collaborazione online, progettati per semplificare il flusso di lavoro del tuo team e mantenere tutti sulla stessa pagina, a volte anche letteralmente!
Sia Microsoft SharePoint che Confluence di Atlassian sono sul mercato ormai da diversi anni (con SharePoint che ormai viaggia oltre i vent’anni di onorato servizio) e godono di una considerevole quota di mercato.
Microsoft ha dominato il mondo del software per il posto di lavoro per decenni con le sue suite dedicate alla produttività aziendale come Microsoft 365 (un tempo conosciuta e tuttora chiamata dai veterani col vecchio nome di Office). Tuttavia, Atlassian, fondata in Australia nel 2002, non è certo l’ultima arrivata all’interno del settore e Confluence è riuscita nell’intento di ritagliarsi una sua piccola porzione di mercato.
Quindi, prima di passare a un confronto diretto tra i due e capire quale sia la soluzione migliore per migliorare produttività e collaborazione all’interno del proprio business, vediamoli singolarmente e cerchiamo di capire qual è la loro offerta.
Sviluppato nell’ormai lontano 2001, Microsoft SharePoint è uno degli strumenti più vecchi e affidabili per l'archiviazione, la gestione e la collaborazione sui documenti a livello globale e conta oltre 200 milioni di utenti attivi in tutto il mondo.
SharePoint offre una vasta gamma di funzionalità per le aziende e le imprese. Oltre alle funzionalità avanzate di versioning dei documenti e personalizzazione visiva, SharePoint consente anche agli utenti di creare siti intranet all'interno dell'organizzazione, per rendere i processi e le operazioni più efficienti e produttivi.
Inoltre, SharePoint può essere integrato senza problemi con strumenti e soluzioni di terze parti. Se si ha un CRM interno o altri strumenti come Office 365 e OneDrive, è possibile integrarli con SharePoint. Si avrà accesso ad un sistema centralizzato di gestione della conoscenza con i giusti controlli di accesso e permessi. Inoltre, SharePoint è lo strumento più sicuro per proteggere i propri dati grazie alla robusta infrastruttura di sicurezza di Microsoft.
Tra le caratteristiche essenziali di SharePoint possiamo citare:
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Confluence è sul mercato dal 2004 ed è un ottimo strumento di gestione dei documenti e collaborazione. Conta più di 60.000 clienti in tutto il mondo. Le funzionalità di Confluence sono spesso limitate rispetto a SharePoint ma la piattaforma ha compensato le sue mancanze puntando maggiormente sulla sua facilità d’utilizzo.
Un aspetto importante da tenere a mente è la curva di apprendimento. SharePoint ha una curva di apprendimento molto ripida, e ci vuole molto tempo per i principianti per imparare e comprendere SharePoint e tutte le sue funzionalità. Non è questo il caso di Confluence che si è distinto sul mercato in particolar modo per la sua semplicità d’uso.
Tra le principali caratteristiche e funzionalità di Confluence possiamo menzionare:
Ad un primo impatto lo scontro tra Confluence e SharePoint mostra che entrambe le piattaforme offrono modi apparentemente simili per gestire documenti e compiti tramite wiki o siti intranet.
Confluence di Atlassian si concentra sulla creazione, organizzazione e condivisione di contenuti con i team all'interno di un'intera organizzazione. SharePoint di Microsoft è una piattaforma più ampia che include gestione dei documenti, portali intranet/extranet, gestione dei contenuti e ricerca aziendale. È un hub centrale per la comunicazione, la collaborazione e la condivisione delle informazioni all'interno di un'organizzazione.
Entrambe le piattaforme software sono ora basate su cloud, accessibili ovunque ci sia una connessione digitale. La connettività cloud significa che la possibilità di modificare i documenti in tempo reale è una caratteristica standard. Gli aggiornamenti continui di sicurezza e funzionalità sono una caratteristica tipica del software cloud. SharePoint e Confluence offrono anche un buon servizio clienti e prove gratuite dei prodotti, insieme a forum di discussione della community per condividere informazioni tra gli utenti finali.
Un'analisi più approfondita delle funzionalità di SharePoint vs. Confluence mostra che entrambe le piattaforme si integrano bene con email e calendari e queste funzionalità sono un grande vantaggio dal punto di vista della gestione dei progetti.
Altre funzionalità di entrambi i prodotti includono:
Ma quando si confrontano Confluence e SharePoint, ci sono più differenze nelle funzionalità e in ciascuna interfaccia utente che rendono questi prodotti distintamente diversi.
Ora inizia la parte più importante: quella dello scontro vero e proprio. Se ci si chiede in sostanza quale sia la principale differenza tra Confluence e SharePoint è probabilmente che SharePoint ha più funzionalità e maggiori vantaggi a lungo termine rispetto al pur ottimo Confluence, che presenta a suo favore qualche asso nella manica.
Tra le principali categorie in cui i due si trovano a scontrarsi possiamo menzionare:
Quando ci si trova a dover scegliere tra SharePoint e Confluence, è necessario prendere in considerazione molti fattori ed è meglio confrontare gli strumenti solo dopo aver compreso le esigenze aziendali, quali problemi si sta cercando di risolvere e quale budget (incluso il tempo) si è disposti a dedicare per soddisfare tale esigenza.
Prima di prendere una decisione, è quindi importante porsi queste domande:
Ad esempio, se si ha un piccolo team ed esigenze limitate alle basi di una piattaforma di collaborazione solo per i propri dipendenti Confluence potrebbe essere una scelta migliore, seppur limitata e presenterebbe il vantaggio di essere immediatamente utilizzabile senza necessità di formazione.
D'altra parte, se la nostra è una piccola azienda con un team di 25+ persone, con prospettive di crescita e necessità di coinvolgere i propri partner e clienti allora si dovrebbe optare per SharePoint.
Mano a mano però che le dimensioni scalano, SharePoint vince in quasi tutti i settori quando viene confrontato con Confluence. La piattaforma di collaborazione Microsoft è semplicemente uno strumento di collaborazione documentale più avanzato, robusto e sicuro, con solide e varie opzioni di personalizzazione da utilizzare specificamente per le esigenze aziendali speciali.
Questo è il motivo per cui anche le piccole e medie imprese scelgono SharePoint rispetto a Confluence.
La scelta di una piattaforma di gestione documentale e collaborazione non è da prendere alla leggera e può avere un impatto molto serio all’interno della propria organizzazione. Implementare la giusta soluzione è quindi qualcosa che deve essere valutato non solo in base alle condizioni presenti ma anche alle previsioni future sulla crescita della propria organizzazione.
È dunque importante porsi le domande corrette, valutare le proprie strategie e decidere quale sia l’investimento migliore da fare, tenendo sempre presente che non è solo la convenienza l’unico fattore da considerare quando si decide di investire nelle proprie infrastrutture digitali.
Se la vostra scelta dovesse pendere in favore di SharePoint, gli esperti di Dev4Side, ormai da oltre 15 anni professionisti operanti all’interno degli ecosistemi Microsoft, possono aiutare la vostra organizzazione a implementare soluzioni personalizzate basate su SharePoint e collaborare con i dipendenti della vostra organizzazione per dargli tutti gli strumenti necessari a comprendere e utilizzare al massimo la piattaforma di collaborazione della casa di Redmond, rendendone l’adozione più semplice e veloce che mai.
Microsoft SharePoint è una piattaforma sviluppata da Microsoft nel 2001 per l'archiviazione, gestione e collaborazione sui documenti. Offre funzionalità come la creazione di siti intranet, gestione documentale avanzata e integrazione con altre applicazioni Microsoft 365.
Atlassian Confluence, lanciato nel 2004, è uno strumento di collaborazione e gestione della conoscenza che consente ai team di creare, condividere e collaborare su contenuti in un ambiente centralizzato. È particolarmente apprezzato per la creazione di documentazione e wiki aziendali.
SharePoint offre una gamma più ampia di funzionalità, tra cui gestione documentale avanzata, creazione di siti intranet e integrazione profonda con l'ecosistema Microsoft 365. Confluence si concentra maggiormente sulla collaborazione dei contenuti e sulla gestione della conoscenza, con un'interfaccia user-friendly per la creazione di documentazione e wiki.
Entrambe le piattaforme facilitano la collaborazione tra i team, permettendo la creazione, condivisione e gestione di contenuti. Offrono funzionalità per la gestione dei permessi, versioning dei documenti e integrazione con altri strumenti aziendali.
La scelta dipende dalle esigenze specifiche dell'organizzazione. Se si cerca una soluzione completa con integrazione nell'ecosistema Microsoft e funzionalità avanzate di gestione documentale, SharePoint potrebbe essere la scelta ideale. Se l'obiettivo principale è la creazione di documentazione collaborativa e wiki con un'interfaccia semplice, Confluence potrebbe essere più adatto.
Sì, è possibile migrare da Confluence a SharePoint. Il team di Dev4Side può supportare le aziende nel gestire correttamente la migrazione, garantendo un processo efficiente e senza perdita di dati. Inoltre, Dev4Side offre una soluzione pronta all'uso per creare il digital workplace aziendale basato su Microsoft 365 e la intranet di SharePoint Online, consentendo un'implementazione rapida e personalizzata delle funzionalità richieste.
Entrambe le piattaforme offrono diversi piani tariffari basati sulle funzionalità e sul numero di utenti. È consigliabile consultare i siti ufficiali di Microsoft e Atlassian per ottenere informazioni aggiornate sui prezzi e confrontare le opzioni disponibili.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
