Gestione documentale avanzata con SharePoint

Gestione documentale controllata                                    

Ogni azienda gestisce migliaia di documenti e SharePoint, grazie alle sue funzionalità per la collaborazione sui file e all'integrazione con gli altri prodotti della suite Microsoft 365, è sicuramente uno dei prodotti di punta per la costruzione di un Document Management System.

Tuttavia, utilizzare SharePoint per la creazione e l’archiviazione dei documenti senza poter contare sull'aiuto di esperti risulta spesso in un fallimento, ottenendo siti ingestibili e poco funzionali.

Per questo, oltre ad aver realizzato soluzioni personalizzate per i nostri clienti, abbiamo anche creato un prodotto che riduce notevolmente i tempi di sviluppo di un documentale su SharePoint.

Documenti standardizzati e protocollati

Il prodotto che abbiamo sviluppato trasforma il processo di creazione documentale, rendendolo più efficiente e conforme alle esigenze specifiche dell'azienda, grazie alla generazione di documenti basati su modelli predefiniti e personalizzabili.

I modelli offerti dal nostro sistema sono dotati di funzionalità avanzate che consentono di assegnare automaticamente un numero di versione e un codice di protocollazione univoco a ogni documento generato. Questa caratteristica garantisce che ogni procedura prodotta sia non solo standardizzata ma anche tracciabile e conforme alle normative di gestione interne.

Attraverso l'uso di questi modelli, le aziende possono beneficiare di un metodo di creazione documentale semplificato e accelerato, che assicura l'uniformità dei documenti. Questo approccio non solo migliora l'efficienza operativa ma riesce anche a rafforzare l'immagine aziendale, grazie all'aderenza agli standard di branding, e a facilitare l'identificazione dei documenti, grazie alla protocollazione automatica.

Collaborazione in tempo reale

Il nostro sistema avanzato di gestione documentale è progettato per integrarsi perfettamente con Microsoft Office, offrendo non solo la possibilità di redigere documenti ma anche di collaborare su di essi in tempo reale attraverso la funzionalità di co-authoring. Questa integrazione permette agli utenti di lavorare congiuntamente e in maniera efficiente su documenti condivisi, ottimizzando il processo di revisione e garantendo che ogni modifica venga tracciata e salvata automaticamente.

Attraverso l'integrazione con Microsoft 365, il sistema facilita la gestione dell'accesso ai documenti, permettendo agli utenti di invitare i colleghi a contribuire alle procedure aziendali in modo sicuro e controllato. Il sistema di autorizzazioni integrato assicura che solo gli utenti con i permessi appropriati possano accedere, modificare o visualizzare i documenti, mantenendo la sicurezza delle informazioni sensibili.

La collaborazione in tempo reale trasforma il modo in cui le procedure vengono create e riviste, consentendo un flusso di lavoro più dinamico e interattivo. Gli utenti possono apportare modifiche simultaneamente, discutere e risolvere le questioni direttamente all'interno del documento, migliorando la qualità del lavoro finale e riducendo i tempi di realizzazione.

L'archiviazione delle versioni è un'altra caratteristica fondamentale del sistema, che consente di mantenere una cronologia delle modifiche apportate ai documenti. Questo non solo facilita la revisione delle diverse versioni ma garantisce anche la possibilità di ripristinare facilmente versioni precedenti, se necessario, assicurando che nessuna informazione vada persa nel corso delle collaborazioni.

Due diversi flussi di approvazione

Il nostro sistema di gestione documentale, progettato per integrarsi con SharePoint, offre un'innovativa soluzione per ottimizzare il processo di approvazione dei documenti, adattandosi alle diverse necessità operative delle aziende. Riconoscendo l'importanza di fornire opzioni flessibili, abbiamo implementato due distinti flussi di approvazione che possono essere selezionati in base alle preferenze e ai requisiti specifici di ciascun cliente:

1. Approvazione tramite firma elettronica: questa modalità sfrutta l'integrazione diretta con DocuSign, leader nel settore delle soluzioni per la firma elettronica. Tale integrazione permette agli utenti di firmare documenti in modo sicuro e legalmente riconosciuto direttamente dalla nostra piattaforma. La firma elettronica rappresenta una scelta ideale per le aziende che cercano un metodo di approvazione rapido, efficiente e con validità legale, eliminando la necessità di stampare documenti fisici.
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2. Modalità standard tramite Invio di mail: per le organizzazioni che preferiscono un approccio più tradizionale o per quelle situazioni in cui la firma elettronica non è necessaria, il nostro sistema offre anche un flusso di approvazione standard. Questo metodo si basa sull'invio di email per richiedere l'approvazione dei documenti. I revisori ricevono una notifica via email che li invita a esaminare il documento proposto e a fornire la loro approvazione, il tutto senza dover uscire dalla loro casella di posta elettronica.

Entrambe le modalità di approvazione sono progettate per ridurre significativamente il tempo e il consumo di carta tradizionalmente associati ai processi di approvazione negli uffici. Fornendo queste opzioni, il nostro sistema non solo migliora l'efficienza operativa ma promuove anche la sostenibilità ambientale, consentendo alle aziende di fare un passo avanti verso la digitalizzazione dei loro processi aziendali.

Benefici per l'azienda

Questo approccio garantisce un equilibrio ottimale tra privacy e trasparenza, permettendo ai dipartimenti di:

• Gestire in autonomia i documenti in fase di elaborazione, assicurando che solo il personale autorizzato possa accedere e modificare i documenti.
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• Promuovere la collaborazione, rendendo i documenti facilmente accessibili a tutti i colleghi una volta che sono stati approvati e pubblicati.
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• Mantenere l'integrità del contenuto, assicurando che la versione pubblicata dei documenti sia quella definitiva e approvata.
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In conclusione, il nostro sistema di gestione documentale offre alle aziende una soluzione robusta e flessibile per la gestione dei documenti aziendali, combinando la sicurezza di un'area di lavoro privata per la redazione e l'approvazione con la facilità di accesso e la condivisione di documenti attraverso la pubblicazione nella intranet aziendale.

Implementa il nostro sistema di gestione documentale secondo le tue esigenze oppure scopri la nostra soluzione pronta all'uso per creare una intranet SharePoint completa, efficace e personalizzata.