Con l’imminente chiusura di Facebook Workplace (noto anche come Meta Workplace), le aziende hanno iniziato a cercare un'alternativa per gestire la comunicazione interna. Tra queste, Microsoft Viva sta conquistando una fetta sempre maggiore di mercato grazie alle sue funzionalità uniche per la produttività e l'employee experience. Ma il passaggio a una nuova tecnologia non è banale e occorre una pianificazione attenta per non compromettere la sicurezza dei dati. Inoltre, la formazione degli utenti è un aspetto fondamentale per garantire un’adozione corretta ed evitare che l’investimento dell’azienda sia sprecato. Per questo motivo, i nostri esperti hanno elaborato un servizio di supporto specializzato che ha già permesso a decine di clienti di migrare con successo da Facebook Workplace all’ecosistema di Microsoft 365 e Viva. Ecco com’è andata.
Facebook Workplace (anche noto come Meta Workplace) è la piattaforma progettata per migliorare la comunicazione all’interno delle organizzazioni, sfruttando funzionalità simili a quelle dell'omonimo social media.
Rappresenta il primo tentativo della realtà di Mark Zuckerberg di proporsi nel mercato come casa produttrice di software aziendali. Di conseguenza, Facebook Workplace ha cercato di competere con le soluzioni offerte da Microsoft e Slack presentandosi come piattaforma all-in-one per la comunicazione interna. Tra le funzionalità principali, ritroviamo chat, videochiamate e persino la possibilità di creare la intranet aziendale.
Nonostante Facebook Workplace sia riuscito a fidelizzare circa 7 milioni di utenti, non ha potuto conquistare la visibilità necessaria per avvicinarsi al posizionamento dei suoi competitor. Da qui, la recente decisione di Meta di abbandonare l’investimento nella piattaforma per focalizzare le proprie risorse su metaverso e intelligenza artificiale.
Facebook Workplace continuerà quindi a funzionare fino al 31 agosto 2025. Cosa succederà dopo? Non si potranno più mandare nuovi messaggi, ma solo leggere e scaricare quelli passati. Dal 1 giugno 2026, tutti i dati saranno eliminati per sancire la chiusura della piattaforma.
Entro un anno, le aziende che si sono appoggiate a Facebook Workplace dovranno quindi adottare una soluzione alternativa per continuare a gestire la comunicazione interna.
Per ironia della sorte, molte di queste aziende hanno deciso di migrare verso l’ambiente di Microsoft 365 e, in particolare, di Microsoft Viva. Proprio quest’ultima ha conquistato la maggior parte del mercato in cui Facebook Workplace ha cercato per anni di posizionarsi.
Microsoft Viva non solo semplifica la comunicazione, ma permette anche di rafforzare la community aziendale e di migliorare l’employee experience con funzionalità verticali per la collaborazione, la formazione, lo scambio delle conoscenze e la produttività.
Tuttavia, il passaggio da Facebook Workplace all’ecosistema Microsoft non è banale.
Ecco perché i nostri esperti in Microsoft 365 hanno deciso di rispondere a questa nuova esigenza e si sono specializzati nell’adozione della suite Viva, gestendo il processo ormai per decine di clienti prima che Facebook Workplace chiuda definitivamente.
Microsoft Viva è la piattaforma dedicata all’employee experience che si integra in modo nativo con Microsoft Teams e, più in generale, con il digital workplace di Microsoft 365.
Lanciata nel 2021, la suite Viva realizza l’ideale di Microsoft di creare un ambiente di lavoro produttivo ma umano, dando importanza al benessere di tutte le persone che partecipano alle attività di un’organizzazione.
È stata quindi concepita come piattaforma centralizzata tramite cui gestire:
La gestione di questi processi, che rappresentano le principali aree di impatto per la crescita di un’azienda, si differenzia da quella offerta da piattaforme come Facebook Workplace per il focus sulla raccolta di feedback, un aspetto essenziale nell’ecosistema di Microsoft Viva per consentire la creazione di un ambiente di lavoro più sano, efficace e coinvolgente.
Si tratta di un obiettivo ambizioso che Microsoft Viva riesce a raggiungere grazie alle funzionalità verticali di 6 moduli che sono inclusi nella suite.
Li presentiamo brevemente per chiarire meglio in che modo Microsoft Viva sia l’alternativa migliore a Facebook Workplace.
Viva Connections è il modulo di Microsoft Viva che si integra con Microsoft Teams per fornire un accesso rapido e centralizzato alle risorse aziendali, come notizie, siti web e applicazioni di uso quotidiano per gli utenti. Può inoltre svolgere la funzione di connettere SharePoint Online con Microsoft Teams, per facilitare il flusso di comunicazione interna e promuovere i contenuti pubblicati nella intranet.
Tra le funzionalità più importanti, troviamo:
Viva Insights è il modulo di Microsoft Viva specializzato per migliorare produttività e benessere in azienda con metriche e consigli personalizzati, suggerendo nuovi modi di lavorare e gestire le proprie attività in base all’utilizzo delle applicazioni aziendali.
Per esempio, Viva Insights può raccogliere informazioni precise sul tempo impiegato da un utente per svolgere una determinata attività in una determinata applicazione. Dopodiché, si basa sulle informazioni raccolte per fornire raccomandazioni personalizzate che possano aiutare gli utenti a gestire meglio il carico di lavoro quotidiano.
Tra le funzionalità principali, troviamo:
Viva Learning è il modulo di Microsoft Viva dedicato alla formazione interna. Questa piattaforma centralizza l’accesso alle risorse formative dell’azienda, che possono essere integrate con i materiali provenienti da provider come LinkedIn Learning e Microsoft Learn. Permette così di creare percorsi di apprendimento con grande flessibilità, personalizzandone i contenuti in base alle esigenze in continua evoluzione degli utenti.
Tra le funzionalità più importanti, troviamo:
Viva Goals è il modulo di Microsoft Viva che aiuta le aziende ad applicare il framework OKR (Objectives and Key Results). Si tratta di una delle metodologie più riconosciute per la definizione e il monitoring delle strategie per la crescita aziendale a livello globale, di team e individuale.
Gli "Objectives" rappresentano le mete qualitative che un'azienda vuole raggiungere, fornendo una direzione chiara, realistica, ma anche ambiziosa per mantenere motivate le persone lungo il percorso. I "Key Results" sono le metriche misurabili che indicano il successo nel raggiungimento di tali obiettivi. Questo sistema promuove l'allineamento e la trasparenza, facilitando così la collaborazione tra i team.
Ecco, quindi, le funzionalità che offre Viva Goals per l'adozione del framework OKR:
Viva Engage è il modulo di Microsoft Viva che ha l’obiettivo di aumentare la partecipazione dei colleghi. Si tratta di una piattaforma dove gli utenti (non solo amministratori) possono creare community aziendali, dedicate a specifici argomenti, e invitare i colleghi interessati a partecipare. All’interno di una community, ciascun utente può prendere parte alla conversazione con:
È importante sottolineare che Viva Engage rappresenta l’evoluzione di Microsoft Yammer, l’applicazione che da anni viene utilizzata per creare e gestire la rete social aziendale.
Tra le funzionalità principali, troviamo:
Viva Pulse è il modulo di Microsoft Viva che consente di analizzare il sentiment dei colleghi per identificare le oppurtunità presenti in termini di employee experience.
Tra le funzionalità principali, troviamo:
Dopo questa breve panoramica dei principali moduli della suite Viva, dovrebbero essere chiari i motivi che hanno già spinto migliaia di aziende a sostituire Facebook Workplace con l’ecosistema per l’employee experience di Microsoft.
Con funzionalità integrate con il digital workplace di Microsoft 365, Microsoft Viva abbraccia non solo l'ambito della comunicazione interna, ma affronta le principali criticità che impediscono alle aziende di aumentare la produttività con un approccio olistico e incentrato sul benessere delle persone.
A differenza di Facebook Workplace, Microsoft Viva è quindi in grado di offrire:
Come anticipato, non è semplice gestire la migrazione da una piattaforma come Facebook Workplace a una soluzione olistica come Microsoft Viva. Oltre alle frequenti problematiche di natura tecnica, che potrebbero compromettere la sicurezza dei dati, occorre prestare attenzione alla formazione degli utenti.
La formazione è di fatto un aspetto tanto cruciale quanto trascurato da qualunque azienda nel momento in cui vengono implementati nuovi software e tecnologie. Se gestita correttamente, proprio la formazione ha il maggiore impatto sul tasso di adozione e quindi sulla redditività dell'investimento.
I nostri esperti in Microsoft 365 sono in grado di fornire il supporto necessario per affrontare con successo le problematiche più comuni nella migrazione a Microsoft Viva:
Ad oggi, abbiamo realizzato con successo il processo di migrazione verso Microsoft 365 e Microsoft Viva per decine di clienti che finora hanno utilizzato Facebook Workplace per gestire la comunicazione interna.
Abbiamo tracciato le performance del digital workplace implementato e raccolto feedback sul tasso di adozione dei prodotti Viva.
Volevamo così capire se la soluzione fosse quella giusta per aumentare la produttività e il benessere di tutte le persone in azienda, superando i risultati ottenuti con l'utilizzo di Facebook Workplace. La risposta? Ecco alcuni feedback condivisi dai nostri clienti:
La produttività globale ha registrato un incremento notevole dopo poche settimane dall'introduzione di Microsoft Viva nel digital workplace dei nostri clienti, promettendo risultati ancora più ambiziosi nel corso dei prossimi mesi.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
