Microsoft 365 Admin Center è la piattaforma di gestione centrale per gli amministratori di Microsoft 365, progettata per semplificare la gestione di utenti, servizi e risorse all'interno di un'organizzazione. Attraverso un'interfaccia intuitiva, gli amministratori possono configurare e monitorare le impostazioni di sicurezza, gestire licenze e accessi, e monitorare l'integrità dei servizi. Questo strumento si rivolge a imprese di diverse dimensioni, fornendo un'esperienza unificata per il controllo e la gestione delle infrastrutture cloud, migliorando l'efficienza operativa e la sicurezza dei dati aziendali. In questo articolo andremo a vedere meglio cos’è, come funziona e quali sono i principali casi d’uso per gli admin di Microsoft 365.
L'amministrazione di Microsoft 365 consiste nella gestione centralizzata di tutta una serie di responsabilità specifiche per l'IT e chiunque abbia familiarità con la suite M365 sa quante funzioni e caratteristiche sono incluse nei vari tipi di licenze. Tuttavia, con così tanto da gestire (anche con le licenze più elementari), può essere difficile mantenere sempre tutto organizzato nel migliore dei modi.
Per coordinare e ottimizzare le numerose funzionalità di M365, Microsoft ci viene in aiuto e offre agli utenti che utilizzano la piattaforma di proprietà cloud il Microsoft 365 Admin Center, che è composto da una raccolta di strumenti e risorse che aiutano gli amministratori di M365 a gestire il proprio tenant, gli utenti, IAM, i team, le sottoscrizioni e altro da un’unica, comoda interfaccia.
Microsoft 365 Admin Center è un portale web che consente agli amministratori di Microsoft 365 di coordinare i propri flussi di lavoro. Dalla gestione degli account utente alla configurazione delle impostazioni per applicazioni come Exchange Online, SharePoint Online e Microsoft Teams, il M365 Admin Center offre molteplici funzionalità per le organizzazioni che necessitano di centralizzare l’amministrazione delle loro licenze in maniera semplice ed efficiente.
Ma come funziona? Come ci si accede? Che cosa comporta il ruolo di un amministratore? Sono tutte domande a cui andremo a rispondere nelle prossime sezioni. Proseguiamo.
Prima però di cominciare a parlare più nel dettaglio del portale amministrativo e delle sue funzioni principali, facciamo un breve ripasso iniziale su che cos’è un amministratore e quali sono le sue responsabilità.
Un Microsoft 365 Admin è un amministratore che gestisce e supervisiona l'infrastruttura basata sui servizi cloud di Microsoft 365, l’insieme di strumenti e applicazioni che comprendono Office (Word, Excel, PowerPoint), strumenti di collaborazione (Teams, SharePoint, OneDrive), e servizi di sicurezza e gestione.
Essere un Microsoft 365 Admin richiede una buona comprensione sia delle tecnologie cloud che delle politiche aziendali per garantire che la piattaforma sia sicura, aggiornata e funzionale per tutti gli utenti e tra i suoi compiti principali figurano:
Per implementare correttamente i processi aziendali all'interno dell'ecosistema Microsoft 365, è necessario un team con competenze trasversali:
Dev4Side Software ha le competenze tecniche verticali per fornirti un unico punto di contatto, trasversale per tutti gli elementi della tua sottoscrizione.
L'Admin Center funge da hub centrale per l'amministrazione di Microsoft 365. Fornisce un'interfaccia unificata per gestire account utente, licenze, domini e abbonamenti.
Da questo pannello, gli amministratori possono monitorare lo stato dei servizi, accedere ai report e gestire le impostazioni di sicurezza e conformità. Il Microsoft 365 Admin Center consente anche agli amministratori di assegnare ruoli, configurare politiche e controllare l'accesso a diversi servizi di Microsoft 365.
Con la sua interfaccia intuitiva e le sue funzionalità complete, il Microsoft 365 Admin Center permette agli amministratori di gestire in modo efficiente l'ambiente Microsoft 365 della loro organizzazione. Gli utenti possono accedere al Admin Center tramite il cloud per esaminare una varietà di funzioni e impostazioni amministrative:
L’Admin Center include anche opzioni di personalizzazione per migliorare ulteriormente l'efficienza, come il fissaggio delle informazioni e delle azioni più pertinenti nella schermata iniziale per un accesso rapido.
Gli utenti possono anche scegliere tra le opzioni di visualizzazione Dashboard o Semplificata per facilitare l'uso. La vista Semplificata è pensata per le piccole imprese che necessitano di una visione d'insieme dei processi, ma non richiedono funzionalità avanzate.
La visualizzazione in modalità Dashboard offre analisi più dettagliate su utenti attivi, gestione delle licenze, politiche di sicurezza e molto altro, permettendo agli utenti di avere il pieno controllo delle funzioni amministrative di M365.
Si noti che L’Admin Center è solo uno degli strumenti disponibili nella suite M365, ma rappresenta un ottimo punto di partenza per prendere il controllo del proprio tenant M365.
Ogni azienda che utilizza i servizi Microsoft dovrà comprendere queste funzionalità essenziali e come applicarle all'interno della propria impresa. I controlli di alto livello presenti nel Admin Center sono strumenti standard per la sicurezza e la coordinazione di M365.
Diamo adesso uno sguardo alla pagina del portale e cerchiamo di capire cosa è possibile fare in ogni sezione.
La sezione Users consente agli amministratori di creare, eliminare e gestire gli utenti. Questa area permette agli amministratori di impostare autorizzazioni, modificare i dettagli degli utenti e reimpostare le password.
Il menu Teams & Groups consente agli amministratori di creare, organizzare, gestire ed eliminare gruppi di utenti Office 365, come gruppi aziendali, cassette postali condivise, liste di distribuzione, gruppi di sicurezza, team, e così via.
La sezione Resources viene utilizzata dagli admin principalmente per gestire le sale e gli equipaggiamenti. Presenta anche alcune opzioni per la gestione delle raccolte (anche se per la gestione vera e propria di queste raccolte si utilizza l’admin center di SharePoint). Le raccolte sono generalmente beni aziendali, come file, media e siti, organizzati per condividere la navigazione, le autorizzazioni e altre impostazioni di Office 365. Gli amministratori possono rendere queste raccolte disponibili a utenti o gruppi selezionati.
Il menu Billings consente agli amministratori di acquistare nuovi abbonamenti, visualizzare gli abbonamenti attuali e annullare gli abbonamenti. Gli amministratori possono visualizzare le fatture e verificare le licenze assegnate agli utenti.
La sezione Settings consente agli amministratori di implementare le impostazioni globali per le applicazioni di Office 365, come le applicazioni di Microsoft Office e la posta elettronica. Gli amministratori possono impostare una politica per le password e il periodo di modifica delle password, aggiungere e aggiornare nomi di dominio aziendali, dove necessario, modificare i profili e le preferenze aziendali, e controllare entità esterne, come partner commerciali o fornitori di servizi di terze parti, con il permesso di accedere al Microsoft Office 365 Admin Center.
Il menu Report mostra agli amministratori come viene utilizzato Office 365 per la posta elettronica, le attivazioni di Microsoft Office e altre attività. Questa area aiuta le organizzazioni a identificare e ridurre le licenze inutilizzate e a controllare i costi degli abbonamenti.
Il menu Health visualizza lo stato attuale del servizio per Office 365 e lo storico dello stato del servizio. Questa sezione può aiutare gli amministratori a diagnosticare i problemi relativi al servizio e a confrontare le interruzioni aziendali con le interruzioni del servizio.
Infine, il menu Admin Center consente agli amministratori di accedere e aprire centri di amministrazione separati per servizi Microsoft correlati, tra cui Exchange, Skype for Business, SharePoint e Azure Active Directory. Dai centri di amministrazione specifici, gli amministratori possono gestire le impostazioni di quel particolare servizio. Ad esempio, il Microsoft Office 365 Admin Center si concentra sulla gestione della posta elettronica e degli utenti/gruppi, mentre il centro di amministrazione di SharePoint è utilizzato per gestire le raccolte, e il centro di amministrazione di Skype for Business gestisce messaggistica istantanea, conferenze e notifiche.
Il Centro di amministrazione è facile da usare e da trovare. Per accedervi basterà semplicemente:
Et voilà! Saremo subito alla pagina principale del portale. Nel Centro di amministrazione, gli utenti potranno personalizzare le loro schermate principali aggiungendo nuove schede per le attività più frequenti, con impostazioni di configurazione avanzate disponibili nel menu di navigazione.
Ad esempio, gli utenti possono selezionare la scheda "Fatturazione" nel Centro di amministrazione per consultare le fatture e le sottoscrizioni attive, oppure utilizzare la scheda "Report" per definire periodi di reportistica unici e generare set di dati completi sull'utilizzo delle applicazioni e sull'attività dei progetti.
Gli utenti in mobilità possono anche considerare l'app mobile M365, che offre tutte le stesse funzionalità direttamente su un dispositivo mobile approvato. Nell'era del lavoro a distanza e dei modelli di lavoro ibridi, questo tipo di accesso mobile può migliorare notevolmente l'efficienza, la comunicazione e la collaborazione tra i team.
Adesso che abbiamo un quadro un po’ più chiaro del portale amministrativo e di come funziona, in questa sezione andremo un po’ più nel dettaglio sul come un amministratore può utilizzare le funzionalità messe a disposizione dall’Admin Center per adempiere ai suoi compiti di management dell’ambiente Microsoft 365 di un’organizzazione.
L’account Microsoft 365 Business viene fornito pre-caricato con un insieme di servizi. In qualità di amministratore, un utente può gestire queste licenze per l'organizzazione e per ogni altro utente. Modificare il numero di licenze è semplice: basta accedere all’Admin Center e acquistare nuove licenze dalla sezione Billings.
A volte, quando i dipendenti cambiano ruolo internamente, le loro esigenze di accesso cambiano. Come amministratore, l’utente può decidere quale piano Business 365 è necessario per il gruppo aziendale in cui il dipendente sta transitando e può effettuare il passaggio.
La maggior parte delle aziende, se non tutte, è interessata a come i dipendenti utilizzano le risorse. I professionisti IT con privilegi di amministrazione possono generare report sull'utilizzo per tutti gli utenti attivi utilizzando l'attività Report nel Centro di amministrazione. È possibile eseguire report su molte applicazioni, come Exchange, OneDrive e Teams, solo per citarne alcune.
I report di utilizzo analizzano l'uso e le attività individuali di ciascun utente. Questi dati, visualizzabili in un grafico colorato o in una vista elenco, mostrano quali dipendenti stanno sfruttando appieno la loro licenza 365 Business. Se l'utilizzo di un'applicazione è basso all'interno dell'organizzazione del cliente, puoi quindi suggerire ai dirigenti una formazione per migliorare le pratiche di utilizzo.
Il Centro di amministrazione rende facile visualizzare le fatture per ogni ciclo di fatturazione imminente. Navigando nell'attività Billings e accedendo alla sezione "Billings and payments", si potranno visualizzare tutte le fatture disponibili. Sarà possibile scaricarle come PDF o stamparle per i propri archivi con un semplice clic. Se la persona responsabile della fatturazione di un cliente, con privilegi di amministrazione, deve aggiornare il metodo di pagamento memorizzato, può cambiarlo e modificare a piacimento la frequenza del ciclo di fatturazione.
Gestire le esigenze di servizio dell'abbonamento Microsoft 365 dei propri clienti è quindi molto più semplice grazie all’Admin Center. Ma non è tutto qui.
Gestire gli utenti attivi e il loro set unico di controlli è una delle funzioni più importanti del Centro di amministrazione. Quando i dipendenti del proprio cliente vengono assunti o lasciano l'azienda, si possono aggiungere o rimuovere questi utenti dal pannello di amministrazione utenti.
Durante questo processo, l’amministratore potrà decidere di assegnare dei ruoli agli utenti (gli utenti possono anche non avere ruoli). È possibile anche assegnarli un ruolo da admin, ma in questo caso bisognerà essere estremamente selettivi nell'assegnarlo per evitare possibili strafalcioni da parte di utenti non esperti. I leader dell'organizzazione potrebbero avere bisogno di privilegi amministrativi, ma un membro del team supervisionato da tre livelli gerarchici probabilmente no.
È possibile anche assegnare gli utenti a dei gruppi, il che è utile se si vuole raggruppare i dipendenti in base alla loro funzione lavorativa o dipartimento all’interno dell’azienda, cosa che può facilitare enormemente la loro gestione a livello più capillare.
Ogni utente attivo ha un profilo unico, che mostra il suo nome utente, informazioni di contatto, titolo e molto altro. In qualità di amministratore si possono modificare questi dati per riflettere eventuali cambiamenti. Se l'utente cambia cognome, cambia ruolo all'interno dell'azienda o ha bisogno di un nuovo indirizzo e-mail, puoi accedere al suo profilo e apportare le modifiche necessarie.
La sicurezza è fondamentale, soprattutto nel panorama contemporaneo dove una parte della forza lavoro della propria azienda sarà sempre parzialmente in remoto. Le password scadono o gli utenti possono essere hackerati da agenti malevoli intenzionati a danneggiare e compromettere le infrastrutture digitali dell’organizzazione.
Come amministratore, è possibile scegliere di ricevere un avviso ogni volta che un dipendente deve reimpostare la propria password o permettere loro di farlo autonomamente. Se si lavora con una piccola o media impresa, la prima opzione potrebbe essere adeguata ma per le grandi aziende dare agli utenti l'accesso alla reimpostazione autonoma della password è essenziale. Utilizzando l'applicazione Azure Active Directory, gli utenti possono autenticarsi tramite e-mail o numero di cellulare a loro scelta.
Nell’Admin Center, è possibile richiedere l'autenticazione a più fattori per ciascun utente attivo. Fare ciò, insieme ad altre misure come abilitare Windows Defender Antivirus e assicurarsi che tutti i dispositivi si aggiornino automaticamente, può contribuire a ridurre al minimo i rischi di malware e attacchi informatici pericolosi.
Mantenersi aggiornati su queste misure è semplice e importante e un amministratore dovrebbe essere sempre vigile e attento per prevenire qualsiasi tipo di falla o minaccia attiva.
Se si desidera comunicare gli ultimi aggiornamenti ai propri utenti basterà utilizzare le funzionalità dell’Admin Center. Ci sono due funzioni che è possibile utilizzare in questo particolare caso: i rilasci mirati e il centro messaggi.
Un rilascio mirato è abbastanza intuitivo. Si può scegliere quale gruppo di utenti debba essere notificato sugli aggiornamenti programmati andando nelle impostazioni dell'organizzazione e selezionando le preferenze di rilascio per quel gruppo. Come professionista IT, si può decidere di potenziare l'organizzazione formando gli utenti in anticipo sugli aggiornamenti.
Il centro messaggi permette di creare un riepilogo settimanale che ricapitola i cambiamenti e gli annunci che arrivano direttamente dal team Microsoft. Si possono facilmente condividere queste informazioni con i leader chiave dell'organizzazione, che a loro volta possono distribuirle all'intera azienda. Per accedere al centro messaggi, basterà farlo dalla sezione Health nella console di amministrazione.
Il ruolo degli amministratori IT, già particolarmente carico di responsabilità, sta diventando sempre più oneroso a causa dell’aumentare della complessità dei servizi e degli utenti che li utilizzano per il loro lavoro quotidiano.
È importante, dunque, per questi ultimi avere degli strumenti che semplifichino e velocizzino il loro lavoro, permettendogli di risparmiare tempo ed energie e di concentrarsi sulle operazioni più importanti, grazie alla possibilità di avere capacità di visione e controllo centralizzati. Microsoft 365 Admin Center, pur nella sua essenzialità, rappresenta una soluzione solida e affidabile per soddisfare questa necessità.
Attraverso la sua interfaccia intuitiva, gli amministratori possono configurare e monitorare le impostazioni di sicurezza, gestire licenze e accessi, e monitorare l'integrità dei servizi, garantendo un'esperienza unificata per il controllo e la gestione delle infrastrutture cloud che migliora l'efficienza operativa e la sicurezza dei dati aziendali. Ma perché non provarlo, dunque, lasciando che siano le funzionalità dell’Admin Center a parlare?
Il Microsoft 365 Admin Center è una piattaforma centralizzata per gestire i servizi di Microsoft 365, permettendo agli amministratori di gestire utenti, licenze, impostazioni di sicurezza e conformità in modo efficiente.
Nel Microsoft 365 Admin Center puoi creare, eliminare e gestire account utente, assegnare ruoli, reimpostare password e gestire le autorizzazioni.
Il Microsoft 365 Admin Center consente di configurare l'autenticazione a più fattori, gestire le politiche di conformità e monitorare le minacce alla sicurezza.
La sezione fatturazione del Microsoft 365 Admin Center aiuta a gestire abbonamenti, acquistare licenze, visualizzare fatture e tenere traccia dei pagamenti.
Sì, il Microsoft 365 Admin Center offre report dettagliati sull'uso di applicazioni come Exchange e Teams per ottimizzare l'uso delle licenze.
Il Microsoft 365 Admin Center ha un'app mobile che offre le stesse funzionalità della versione desktop, permettendo di gestire le impostazioni da remoto.
I rilasci mirati consentono agli amministratori di distribuire aggiornamenti programmati a gruppi di utenti specifici prima di implementare nuove funzionalità.
Gli amministratori possono personalizzare la dashboard del Microsoft 365 Admin Center appuntando le azioni usate più spesso e scegliendo una vista semplificata o dettagliata.
La sezione stato di salute monitora lo stato dei servizi, aiuta a diagnosticare interruzioni e tiene traccia della salute generale dei servizi Microsoft 365.
Nel Microsoft 365 Admin Center puoi gestire applicazioni come Exchange Online, SharePoint e Teams configurando impostazioni, assegnando licenze e monitorando le prestazioni del servizio.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
