Gestire progetti spesso richiede una significativa collaborazione tra le diverse aree dell'azienda e per una collaborazione efficace è fondamentale che design e usabilità dei tool che si adoperano migliorino in maniera significativa l'esperienza dell’utente. La piattaforma Microsoft 365 offre notevoli funzionalità che aderiscono ai principi fondamentali della gestione dei progetti, fornendo al contempo una ricca collaborazione e sicurezza per affrontare le sfide diverse del project management, indipendentemente dal settore. In questo articolo andremo a vedere come sfruttare Microsoft 365 per la gestione dei progetti e come può aiutarci a portare a casa i risultati che si desidera ottenere per il proprio business.
Non tutti siamo project manager, ma ciò non significa che non dobbiamo gestire e partecipare a dei progetti quotidianamente.
Pensiamo alle nostre mansioni lavorative: è probabile che facciamo parte di team che gestiscono molte attività contemporaneamente e che il nostro compito sia aiutare i nostri colleghi a organizzarsi e rispettare le scadenze, con l'obiettivo finale di migliorare i risultati economici entro la fine dell'anno.
Questa descrizione vale anche per i piccoli imprenditori. Ci sono molte cose da tenere sotto controllo e spesso ci troviamo a ricoprire il ruolo di project manager per aiutare i nostri team a dare il massimo.
Il mondo del lavoro sta cambiando giorno dopo giorno, il che significa che è tempo di acquisire nuove competenze, ma non possiamo limitarci al micromanagement o a scrivere semplicemente liste di cose da fare. Abbiamo bisogno di supporto professionale.
Servono software, strumenti o app che ci aiutino a gestire i progetti, semplificare le attività e collaborare con i nostri team, possibilmente tutto in un unico posto. Ed è qui che entra in gioco Microsoft 365 e i suoi tool per il lavoro d’ufficio e la produttività aziendale.
Il termine "project management" si riferisce all'insieme di pratiche e processi finalizzati alla pianificazione, gestione e controllo di progetti, per assicurare che raggiungano i loro obiettivi rispettando i parametri di qualità, tempi e costi definiti. Si tratta di un'attività che combina competenze organizzative e capacità di leadership, grazie alle quali è possibile adattarsi alle mutevoli situazioni in cui spesso un team si ritrova a operare.
In ciascun team, il project manager rappresenta la figura chiave per la buona riuscita del progetto. Uno dei primi compiti del project manager è infatti quello di definire con precisione lo scopo e i requisiti del progetto. Questa fase comprende l’identificazione degli obiettivi chiave e l’analisi delle risorse necessarie per raggiungerli entro i tempi prestabiliti.
Successivamente, il project manager si occupa di redigere un piano di lavoro dettagliato, che stabilisce le attività da svolgere, i responsabili per ogni fase in cui è stato suddiviso il progetto e le tempistiche di completamento. In linea generale, ciascun piano di lavoro si basa su una particolare metodologia di project management. Tra le più comuni:
Dopodiché, occorre identificare, valutare e gestire i potenziali rischi per la riuscita del progetto. Viene quindi sviluppato un piano di risk management che include strategie di mitigazione per minimizzare l'impatto di eventuali problematiche, che potrebbero compromettere il raggiungimento degli obiettivi delineati nella fase precedente.
Una volta conclusa la redazione del piano, il project manager ha la responsabilità di coordinare le risorse (umane e materiali).
Questo include l'assegnazione delle attività ai membri del team in base alle loro competenze e il mantenimento di un ambiente di lavoro collaborativo, spesso facilitato da strumenti digitali che non solo supportano le attività di gestione, ma che consentono anche di mantenere motivato e allineato il team per tutta la durata del progetto.
Il project manager gestisce inoltre le aspettative degli stakeholder, occupandosi di condividere aggiornamenti costanti sullo stato del progetto, sulle sfide incontrate e sui risultati ottenuti, specialmente per mantenere un buon coinvolgimento dei clienti.
Per valutare il progresso del progetto, vengono stabiliti degli indicatori di performance (KPI), che possono includere il rispetto delle tempistiche, la gestione del budget e la qualità del lavoro in base ai feedback del cliente. In base ai KPI, il project manager può seguire l'andamento del progetto e prendere le decisioni strategiche necessarie per raggiungere gli obiettivi.
Nella fase conclusiva, il project manager valuta i risultati finali e raccoglie le lezioni apprese in un report di chiusura. Questo processo, spesso chiamato "post-mortem", è fondamentale per per agevolare la transizione del progetto verso il cliente e per apprendere dagli errori commessi per migliorare le modalità di pianificazione future.
Oggi, strumenti come software di project management, piattaforme collaborative e dashboard di monitoraggio dei KPI rappresentano alleati indispensabili per garantire una gestione ottimale dei progetti in azienda.
Queste tecnologie consentono al project manager di ottimizzare il flusso di lavoro, migliorare la comunicazione con il team e gli stakeholder, e prendere decisioni rapide basate su dati e feedback raccolti in tempo reale.
Per le aziende, adottare le tecnologie giuste significa ridurre i tempi di realizzazione, contenere i costi e aumentare la qualità dei risultati, migliorando nel contempo la capacità di adattarsi agli imprevisti.
Microsoft 365 rappresenta una piattaforma completa che permette alle aziende di gestire i progetti internamente, centralizzando le informazioni e le risorse necessarie senza il bisogno di strumenti esterni e con l'accesso a funzionalità avanzate per la comunicazione, la collaborazione, la gestione delle attività e lo scambio di informazioni.
Grazie poi alla centralizzazione dei dati nel cloud, le informazioni condivise nel digital workplace aziendale vengono rese accessibili solo tramite apposite autorizzazioni assegnate agli utenti interni (ma anche esterni) all'organizzazione. Con i giusti permessi, gli utenti hanno la possibilità di utilizzare e collaborare sui file in tempo reale, in qualunque momento e da qualunque dispositivo.
SharePoint Online è il fulcro della suite Microsoft 365, fungendo da piattaforma per la gestione dei documenti e dei contenuti aziendali grazie alla creazione di siti come la intranet. La sua forza risiede quindi nella capacità di centralizzare le informazioni, raccogliendole in un'unica posizione del digital workplace.
Con SharePoint, le informazioni di progetto possono essere strutturate in elenchi e raccolte, mentre le web part e i siti di collaborazione offrono un'interfaccia personalizzabile per consentire ai team di gestire e monitorare lo stato delle loro attività. Tramite poi la funzionalità di ricerca avanzata, SharePoint consente di trovare rapidamente le informazioni presenti nell'ambiente Microsoft 365 integrato con l'utilizzo di tag, categorie e keyword incluse in file, contatti e collegamenti.
La gestione dei progetti può trarre notevoli vantaggi dall’uso di SharePoint come intranet aziendale. Con la sua capacità di aggregare dati e documenti in un’unica piattaforma sicura, SharePoint consente di superare le difficoltà più comuni legate alle complesse attività di project management, come la mancanza di visibilità, la duplicazione dei documenti e la comunicazione inefficace tra le persone coinvolte (tanto interne quanto esterne all'organizzazione).
Grazie alla flessibilità di SharePoint Online, i team di progetto possono accedere alle informazioni chiave, collaborare in tempo reale e monitorare l’avanzamento delle attività, tutto attraverso una soluzione integrata.
Ogni membro del team può accedere ai documenti e agli aggiornamenti relativi ai progetti di cui si occupano in tempo reale, indipendentemente dal luogo o dal dispositivo su cui si basa il loro lavoro. La struttura flessibile della piattaforma consente di creare sotto-siti di progetto dedicati, in cui raccogliere file, pianificare attività, condividere annunci e coordinare il lavoro tramite planner, calendari, sessioni di brainstorming e altro ancora.
Inoltre, le funzionalità per il controllo delle autorizzazioni permettono di regolare l’accesso alle informazioni in base ai ruoli assegnati agli utenti e alle necessità del progetto, garantendo che solo le persone autorizzate possano visualizzare e modificare i documenti sensibili contenuti negli archivi di SharePoint.
SharePoint può facilitare ulteriormente i processi di project management attraverso le sue integrazioni con le restanti applicazioni di Microsoft 365.
Partendo da Microsoft Teams, l'integrazione consente ai membri di un team di accedere ai file presenti in SharePoint direttamente dai canali di Teams, lavorando sugli stessi documenti in tempo reale senza dover cambiare piattaforma.
La intranet di SharePoint può inoltre mostrare agli utenti le attività, i progressi e le scadenze provenienti dalle bacheche di Microsoft Planner. I membri del team possono così visualizzare gli aggiornamenti e modificare le attività assegnate direttamente dal portale.
Infine, l'integrazione con Microsoft Loop permette ai team di creare componenti dinamici come tabelle, elenchi e note, che restano sincronizzati in tempo reale su tutte le piattaforme in cui sono stati condivisi e che possono essere facilmente incorporati nelle pagine della intranet SharePoint.
Microsoft Teams rappresenta la piattaforma centrale per la collaborazione in tempo reale. Con Teams, i project manager possono facilmente monitorare il lavoro dei colleghi, assegnare compiti e seguire l’evoluzione delle attività grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva.
La piattaforma consente di aggiornare e condividere i documenti senza interrompere il flusso di lavoro. I canali dedicati, inoltre, consentono una comunicazione mirata per ciascun progetto, con funzionalità specifiche per facilitare i brainstorming, le riunioni e le discussioni, soprattutto quando si collabora da remoto.
Per implementare correttamente i processi aziendali all'interno dell'ecosistema Microsoft 365, è necessario un team con competenze trasversali:
Dev4Side Software ha le competenze tecniche verticali per fornirti un unico punto di contatto, trasversale per tutti gli elementi della tua sottoscrizione.
Microsoft Planner è l'applicazione di Microsoft 365 dedicata alla gestione dei progetti, integrata con Microsoft Teams e SharePoint. Con Planner, i team possono creare piani di lavoro, assegnare compiti specifici, stabilire scadenze e monitorare gli avanzamenti, tutto in un’unica piattaforma facile da utilizzare.
Questo permette al project manager di suddividere il progetto in attività e sotto-attività, assegnare obiettivi chiari e tracciare i risultati ottenuti in tempo reale. Planner integra, inoltre, funzionalità come il calendario per pianificare eventi, il notebook per organizzare gli appunti delle riunioni e i commenti per una comunicazione immediata.
Infine, proprio grazie all'integrazione con SharePoint e Teams, i documenti del progetto possono essere salvati nella raccolta di documenti del progetto e sincronizzati automaticamente, per consentire ai membri del team di rimanere sempre aggiornati sulle ultime modifiche alle risorse condivise.
Planner è la soluzione ideale per i team che necessitano di una gestione collaborativa delle attività senza la complessità di software come Microsoft Project. Al contrario, Planner è pensato per chi cerca una soluzione di project management completa ma semplice, da integrare nel digital workplace aziendale basato su Microsoft 365.
Ecco alcune delle funzionalità che vale la pena menzionare:
Microsoft Loop è uno degli strumenti più innovativi di Microsoft 365 per il project management, progettato per agevolare la collaborazione grazie a contenuti dinamici chiamati "canvas". Loop permette infatti di creare componenti modulari, come tabelle, elenchi o documenti, che possono essere facilmente condivisi e modificati in tempo reale da tutti i membri del team.
Questa flessibilità consente ai project manager di scambiare informazioni e idee, adattando i contenuti alle necessità del momento. Loop si sincronizza automaticamente con Microsoft Teams, Outlook e SharePoint tramite OneDrive, garantendo che ogni componente resti accessibile e aggiornato, indipendentemente dalla posizione in cui viene visualizzato o modificato dagli utenti con la corretta autorizzazione.
Loop si compone di due elementi principali: Workspaces (spazi di lavoro) e Components (componenti), che forniscono una piattaforma centralizzata e interattiva per coordinare le attività di progetto.
Gli spazi di lavoro di Microsoft Loop fungono da aree centralizzate dove raccogliere informazioni e risorse. I project manager possono creare una struttura personalizzata per organizzare i contenuti, suddividere le attività e monitorare i progressi, ottenendo una visione chiara dei compiti e delle responsabilità assegnati a ciascun membro del team.
I componenti — come checklist, tabelle, elenchi e note — sono elementi interattivi che possono essere integrati in altre app Microsoft 365, come Teams, Outlook e Word per il Web, mantenendo i contenuti sempre sincronizzati. Ad esempio, una checklist creata in Loop può essere visualizzata e aggiornata in un canale di Teams o in un’email di Outlook, consentendo al team di collaborare non solo da qualunque luogo e dispositivo, ma anche da qualunque piattaforma integrata con il digital workplace e la intranet aziendale.
Le riunioni sono una parte inevitabile della gestione dei progetti, e Outlook può diventare il proprio strumento di riferimento per pianificarle e gestirle. Grazie all'integrazione con il calendario e l'email, Outlook aiuta a mantenere le riunioni organizzate e a gestire al meglio la propria casella di posta.
Si può utilizzare la funzione calendario per pianificare riunioni, verificare la disponibilità dei membri del team e inviare inviti. L'integrazione di Outlook con Teams consente inoltre di aggiungere un link per le riunioni Teams direttamente all'evento del calendario, rendendo facile per tutti partecipare alla riunione da qualsiasi luogo.
La funzione attività di Outlook può essere utilizzata anche per gestire i follow-up delle riunioni. Dopo una riunione, si possono creare attività dalle email e assegnarle ai membri del team, assicurandosi che le azioni concordate vengano monitorate e portate a termine.
Una delle domande più comuni che riceviamo è: Viva Engage (precedentemente Yammer) può essere utilizzato per la gestione dei progetti?
La risposta è sì.
Viva Engage (precedentemente Yammer) è molto elegante, con un'interfaccia utente snella che sembra qualcosa che molti project manager di startup potrebbero usare. È un prodotto Microsoft e questo garantisce alti standard qualitativi, è gratuito con Microsoft 365 ed è modellato sui social network piuttosto che su software di gestione dei progetti (a differenza degli altri strumenti di Microsoft 365). La sua interfaccia è simile a quella di Facebook, quindi i membri del team potrebbero sentirsi subito a casa.
Tuttavia, non è una soluzione particolarmente scalabile, quindi, a meno che non stiamo cercando esclusivamente funzionalità collaborative per coinvolgere i team nei progetti con Viva Engage, il servizio non può essere paragonato a soluzioni più complete come SharePoint.
Le principali funzionalità di Viva Engage (precedentemente Yammer) che possono essere utilizzate per la gestione dei progetti includono:
Poiché è gratuito, potrebbe essere un buon punto di partenza per le organizzazioni che vogliono cercare soluzioni non solo agili, ma che garantiscano anche un buon compromesso tra qualità e risorse investite.
L'analisi dei progetti con Power BI sfrutta le avanzate capacità di visualizzazione dei dati e di business intelligence per migliorare la gestione dei progetti. Power BI consente ai team di monitorare gli indicatori di performance chiave (KPI), l'utilizzo delle risorse, le tempistiche e l'aderenza al budget tramite cruscotti interattivi e report in tempo reale.
Integrando i dati provenienti da diverse fonti, offre approfondimenti completi sullo stato di avanzamento del progetto e sui potenziali rischi. In sintesi, trasforma i dati grezzi del progetto in informazioni utili, facilitando una gestione proattiva e una pianificazione strategica.
Tra le funzionalità che Power BI può offrire per il project management possiamo menzionare:
Ma non di sola Microsoft sono composte le infrastrutture digitali di molte aziende e queste ultime si ritrovano molto spesso ad usare anche software di terze parti come parte delle loro operazioni quotidiane.
Questo la casa di Redmond lo sa ormai bene e negli ultimi anni ha adottato una politica di massima apertura e integrazioni anche con software di società e sviluppatori esterni a Microsoft, al fine di garantire la migliore interazione possibile tra i software delle sue suite per la produttività d’ufficio e gli strumenti sviluppati da altre aziende che accompagnano il lavoro quotidiano degli impiegati di tutto il mondo.
In questa sezione andremo quindi a parlare delle integrazioni della suite 365 con software terzi più interessanti per l’ambito del project management, con particolare riferimento a quelle con due strumenti molto apprezzati ovvero Jira e Trello.
Jira è una piattaforma di gestione dei progetti sviluppata da Atlassian, utilizzata principalmente per il tracciamento delle attività, la gestione dei flussi di lavoro e il monitoraggio dei progressi in ambito software development.
È molto popolare tra i team agili per la sua capacità di supportare metodologie come Scrum e Kanban. Con Jira, i team possono creare e gestire task, bug, storie utente e sprint, assegnare priorità e scadenze, e collaborare in tempo reale. L’applicazione è diventata molto popolare nel contesto dello sviluppo software e della gestione agile, specialmente tra le piccole e medie imprese.
Ma la ciliegina sulla torta è che la piattaforma è anche integrabile all’interno di Microsoft Teams.
L'app Jira Cloud per Microsoft Teams consente di connettere i progetti Jira a Microsoft Teams, in modo da poter visualizzare le notifiche personali, visualizzare le segnalazioni in una scheda all'interno di una chat o di un canale di Teams e creare segnalazioni di Jira direttamente dallo spazio di lavoro della piattaforma di comunicazione Microsoft.
Per cominciare basterà installare Jira dallo store delle app di Microsoft Teams e utilizzare le istruzioni e l'URL del connettore forniti nella pagina di configurazione del connettore.
Per configurare un Webhook, si avrà bisogno dei diritti di amministratore di Jira. Se non si dispone dei diritti di amministratore, si dovrà contattare il proprio reparto IT per assistenza nell'installazione del Webhook.
L'amministratore dovrà configurare il firewall per consentire il traffico in uscita dall'istanza di Jira verso l'app Teams Connector, ovvero aggiungere l'indirizzo ‘connectors.msteams-atlassian.com’ a qualsiasi whitelist che controlla il traffico di rete in uscita.
Trello è una piattaforma di gestione dei progetti e delle attività che utilizza un sistema di schede visive per organizzare il lavoro. Ogni progetto o attività viene rappresentato da una "scheda" che può essere spostata tra diverse colonne, chiamate "liste", a seconda del suo stato di avanzamento. Le schede possono contenere informazioni dettagliate, come descrizioni, scadenze, allegati, etichette e commenti.
La piattaforma viene utilizzata principalmente da team di lavoro per collaborare e pianificare progetti in modo semplice e visivo. È particolarmente utile per la gestione di compiti, flussi di lavoro e il monitoraggio dei progressi.
Inoltre, è possibile integrare Trello mediante gli appropriati connettori (o power-up come vengono definiti da Atlassian) con altre applicazioni per una maggiore personalizzazione e funzionalità come ad esempio Teams, To do e Microsoft Planner.
Per Teams in particolare esistono già connettori preconfigurati disponibili sul suo marketplace e configurabili in pochi clic e che consentiranno di ricevere notifiche di Trello, visualizzare le tue bacheche Trello all’interno della piattaforma di comunicazione Microsoft e molto altro.
Per installarlo in Teams basterà semplicemente:
Per quanto riguarda invece l’integrazione con To Do e Planner è possibile integrare i due con Trello mediante workflow automatizzati realizzabili in poco tempo mediante le funzionalità di Power Automate. Basterà creare un workflow di qualsiasi tipo e selezionare Trello come app di origine, scegliendo poi i trigger appropriati, come "Quando viene aggiunta una nuova scheda" o "Quando una scheda cambia stato".
Una volta scelto il trigger di Trello, si può ad esempio aggiungere un'azione per Microsoft To Do, come "Crea un'attività" o "Aggiungi un elemento alla lista". Dopodiché si può specificare come i dati da Trello devono essere trasferiti a Microsoft To Do, impostando l'azione in modo che ogni volta che viene creata una nuova scheda in Trello, venga creata un'attività corrispondente in Microsoft To Do con il nome della scheda e la descrizione.
La gestione dei progetti è una parte fondamentale del lavoro quotidiano di qualsiasi tipo di business ed è necessario quindi affidarsi a strumenti di prim’ordine per fare in modo che le proprie operazioni vadano lisce come l’olio.
L’esperienza accumulata da Microsoft in quasi quarant’anni nel campo della produttività per il lavoro d’ufficio ha permesso ai suoi software di diventare il caposaldo dei digital workplace odierni e non è un caso se aziende di ogni settore si affidano ogni giorno agli strumenti della suite Microsoft 365 per portare avanti, tra le altre cose, anche la gestione dei loro progetti.
Sì, Microsoft 365 offre una serie di strumenti progettati per facilitare la gestione dei progetti, consentendo ai team di collaborare, monitorare le attività e centralizzare i documenti in un unico ambiente. Grazie a SharePoint Online, Microsoft Planner, Teams, Loop e Power BI, le aziende possono organizzare il lavoro in modo efficiente e migliorare il coordinamento tra i membri del team.
Tra gli strumenti più efficaci ci sono Microsoft Planner, che permette di creare piani di lavoro e assegnare attività, e SharePoint Online, che offre un sistema centralizzato per la gestione dei documenti. Microsoft Teams è essenziale per la comunicazione in tempo reale e il coordinamento tra colleghi. Microsoft Loop consente di lavorare su contenuti dinamici condivisi e Power BI permette di monitorare le prestazioni del progetto attraverso report e dashboard interattivi.
Microsoft Planner è una soluzione intuitiva per organizzare attività in modo visuale, pensata per team che necessitano di una gestione collaborativa e flessibile. Microsoft Project, invece, è uno strumento più avanzato che offre funzionalità specifiche per la gestione dettagliata di risorse, budget e timeline, rendendolo adatto a progetti più complessi che richiedono una pianificazione strutturata.
Sì, la suite Microsoft 365 è compatibile con diverse metodologie di gestione progetti. Microsoft Planner è adatto a un approccio Kanban, poiché consente di organizzare il lavoro attraverso schede e liste personalizzabili. Microsoft Project offre il supporto per metodologie Agile e Scrum, con strumenti per la pianificazione degli sprint e la gestione delle attività iterative. Microsoft Teams e Loop facilitano la collaborazione in tempo reale, rendendo più dinamica la gestione dei progetti.
Microsoft 365 è progettato per integrarsi con molte soluzioni di terze parti, tra cui Jira e Trello. Grazie all’integrazione con Microsoft Teams e Power Automate, è possibile ricevere notifiche, creare attività e sincronizzare i dati tra diverse piattaforme, garantendo una gestione più fluida e centralizzata dei progetti.
Microsoft Teams è uno strumento essenziale per la collaborazione sui progetti. Oltre a consentire la comunicazione tra i membri del team tramite chat e riunioni virtuali, permette di condividere documenti archiviati in SharePoint, assegnare attività direttamente nei canali di discussione e integrare strumenti di gestione come Planner, Loop e Jira. Grazie a queste funzionalità, Teams consente di mantenere il team allineato e aggiornato sullo stato del progetto senza dover passare da una piattaforma all’altra.
Per monitorare l’andamento di un progetto, Microsoft 365 offre diverse opzioni. Power BI è lo strumento più avanzato per la creazione di dashboard interattive e report, fornendo una visione dettagliata delle performance del progetto. Microsoft Planner consente di visualizzare lo stato delle attività in tempo reale, mentre Teams facilita la condivisione di aggiornamenti e il coordinamento tra i membri del team.
Sì, Microsoft 365 può essere utilizzato anche per progetti complessi, soprattutto quando si combinano più strumenti. Microsoft Project offre un sistema completo per la gestione dettagliata delle risorse e del budget, mentre Power BI aiuta a monitorare KPI e performance. SharePoint Online centralizza i documenti di progetto e garantisce un accesso controllato alle informazioni, migliorando la collaborazione tra i team.
SharePoint Online consente di centralizzare documenti e risorse in un’unica piattaforma, riducendo il rischio di dispersione delle informazioni. Grazie alle raccolte documentali e agli elenchi strutturati, è possibile organizzare i contenuti in modo efficace e garantire un accesso rapido alle informazioni. Le funzionalità di gestione delle autorizzazioni permettono di assegnare ruoli specifici ai membri del team, proteggendo i dati sensibili e regolando l’accesso alle risorse. Inoltre, SharePoint si integra con Planner e Teams, facilitando la gestione delle attività e la comunicazione tra i membri del progetto.
Gli strumenti di base per la gestione dei progetti, come Planner, Teams e SharePoint, sono inclusi nei piani Microsoft 365 Business ed Enterprise, senza costi aggiuntivi per gli utenti già abbonati. Tuttavia, per accedere a funzionalità avanzate come Microsoft Project o Power BI Premium, potrebbe essere necessario un abbonamento separato.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
