Quante volte i propri dipendenti si ritrovano nella scomoda situazione di dover cercare per ore e ore I documenti e le informazioni che gli servono per portare avanti il loro lavoro? Microsoft potrebbe, ancora una volta, avere la soluzione che fa al caso vostro. La libreria documenti di SharePoint è un ottimo modo per separare i file e le cartelle, mantenere organizzati i siti SharePoint e condividere file con i colleghi. Sfruttando le funzionalità di SharePoint e applicando le best practice, è possibile trasformare le librerie documenti in potenti centri di collaborazione e gestione delle informazioni. In questo articolo andremo a vedere più nel dettaglio cosa sono, come funzionano e quali sono le migliori pratiche d’utilizzo per implementare questa funzionalità.
Una biblioteca tradizionale assomiglia più a diversi schedari, innumerevoli cassetti, cartelle fisiche e una quantità incalcolabile di documenti cartacei. Tuttavia, l’intero scenario appare molto diverso quando si parla di una libreria documenti in SharePoint.
Quanto tempo perdono i tuoi dipendenti nella ricerca di un documento critico? Lo stesso studio suggerisce che i dipendenti spendono in media circa 2,5 ore al giorno, ossia il 30% della giornata lavorativa, cercando documenti critici. La libreria documenti di SharePoint consente opzioni di ricerca accessibili con meta tag aggiunti e funzioni di trascinamento e rilascio, facilitando ai dipendenti l'individuazione di documenti essenziali.
Inoltre, il tempo e i costi organizzativi sprecati nella ricreazione di documenti persi, nell’organizzazione di database e nella ricerca di archivi influiscono notevolmente sulla produttività complessiva. Considerare un'alternativa più intelligente, organizzata, centralizzata e sicura può far risparmiare in maniera considerevole nel corso degli anni.
La libreria documenti di SharePoint offre un luogo sicuro e centralizzato in cui i propri dipendenti possono archiviare documenti, lavorarci insieme e accedervi da qualsiasi dispositivo, indipendentemente dalla posizione. L'idea di una libreria documenti in SharePoint non è limitata a una singola libreria, bensì offre librerie dedicate per diversi dipartimenti, progetti e dipendenti.
Mentre le librerie di SharePoint aiutano a organizzare, mantenere e categorizzare i documenti all'interno di siti SharePoint specifici, influiscono infine sull'intero flusso di gestione documentale all'interno dell'organizzazione.
La libreria documenti di SharePoint è in costante evoluzione e negli ultimi anni ha subito una revisione significativa, soprattutto con il passaggio da una visualizzazione classica a una visualizzazione moderna. La moderna libreria documenti di SharePoint è più intuitiva e offre funzionalità ancora più utili.
Non perdiamo altro tempo, dunque, e vediamo meglio tutte queste funzionalità e novità nelle prossime sezioni.
Microsoft SharePoint è un sistema di collaborazione web-based le cui funzioni sono incentrate su un'esperienza di collaborazione interaziendale basata su intranet che consente agli utenti la condivisione sicura e la gestione capillare dei contenuti e offre funzionalità di collaborazione sui flussi di lavoro, database di liste e altre componenti web per consentire ai team aziendali di lavorare insieme.
Le numerose funzionalità della piattaforma rendono molto più semplice per le persone lavorare insieme su progetti ad hoc ed istituire processi aziendali standard per la condivisione di informazioni, la pubblicazione di documenti e la registrazione dei dati.
Per una piattaforma di collaborazione basata su web, SharePoint è facile da mantenere e, a livello fondamentale, è facile da capire per gli utenti aziendali. È anche infinitamente personalizzabile e estremamente scalabile, ci sono molti modi diversi in cui le aziende possono utilizzare SharePoint per incrementare significativamente la propria produttività e ottenere un grande ritorno sugli investimenti.
SharePoint consente un aumento della produttività e della visibilità per i lavoratori in tutti i settori, in business e aziende di ogni dimensione ed è stato fondamentale negli ultimi 23 anni nell'aumentare l'efficienza lavorativa nelle aziende Fortune 500 come piattaforma intranet che attraversa tutti i settori aziendali.
Adottato da oltre 200.000 aziende a livello globale, Microsoft SharePoint si distingue come una piattaforma di gestione dei contenuti di spicco che favorisce e facilita il lavoro di squadra in tutto il mondo.
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La libreria documenti di Microsoft SharePoint consente agli utenti di archiviare e condividere documenti in tutta l’organizzazione. Il sito SharePoint predefinito include già una libreria documenti, ma quando crei nuovi siti SharePoint, una libreria viene automaticamente creata per supportare la gestione dei documenti.
La libreria documenti di SharePoint è un gestore di file completo che visualizza tutti i tipi di documenti, inclusi fogli di calcolo, immagini, file audio, documenti di testo, ecc. Funziona come qualsiasi file manager a cui si è abituati, permettendo di aggiungere file, creare cartelle, scaricare file, spostare documenti e eliminare materiale non necessario.
Poiché non tutto il contenuto è destinato a essere condiviso con tutti, SharePoint prende molto seriamente la privacy dei documenti. Consente agli amministratori di creare gruppi di utenti per la gestione di accessi e permessi. Un gruppo è un insieme di utenti con livelli di autorizzazione limitati. Questi utenti possono eseguire solo azioni specifiche e visualizzare i file definiti dai permessi del gruppo.
Ecco alcune delle principali funzionalità della libreria documenti di SharePoint:
Ogni aggiornamento alla libreria documenti è stato progettato per migliorare il controllo e l’esperienza dell’utente, ed è questa la direzione presa da Microsoft. Abbiamo già visto l’aggiunta di funzionalità utili per facilitare le nostre vite digitali, dal trasferimento di file tra siti alla possibilità di passare da una libreria all’altra.
L'intranet tradizionale di SharePoint, caratterizzata da un’esperienza utente classica, offriva due librerie di base: una libreria di immagini e una libreria di pagine wiki. Tuttavia, le librerie documenti si sono evolute gradualmente grazie alle loro utilità in espansione, offrendo una vasta gamma di funzionalità. La classificazione moderna delle librerie documenti di SharePoint è spiegata nella sezione seguente, evidenziandone le applicazioni aziendali.
Microsoft offre una grande flessibilità per l'amministrazione di SharePoint e gli amministratori possono impostare diversi livelli di autorizzazione per vari gruppi e utenti.
Ma cosa intendiamo per livelli di autorizzazione? Significa che ciascun gruppo di utenti ha un insieme predefinito di azioni che può eseguire sui contenuti della libreria documenti. Alcuni utenti potrebbero avere privilegi del ruolo di amministratore di SharePoint, mentre altri potrebbero essere limitati all'accesso in sola lettura, il che significa che non possono creare o eliminare file.
Quando si esplorano le autorizzazioni della libreria documenti di SharePoint, è importante capire che questi livelli non sono solo nomi, ma conferiscono agli utenti determinati poteri. Ad esempio, chi ha l'autorizzazione "Contribuisci" può aggiungere, modificare o persino eliminare contenuti, facilitando la collaborazione. Queste impostazioni dettagliate consentono a SharePoint di adattarsi a tutti i tipi di esigenze lavorative, sia che si tratti di mantenere documenti sotto stretto controllo o di permettere una condivisione e collaborazione più libera.
Quindi, come si creano questi privilegi utente in qualità di amministratore della raccolta siti? Per impostazione predefinita, tutti i siti, le liste e le librerie di una raccolta siti ereditano le autorizzazioni dal sito padre nella gerarchia. Per prima cosa, è necessario interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni nelle impostazioni della libreria. Nella pagina Autorizzazioni, basterà seleziona Interrompi ereditarietà autorizzazioni.
Quando si interrompe l’ereditarietà, la libreria documenti seguirà impostazioni proprie, anziché copiare quelle del sito padre. Questo è molto utile quando si hanno documenti specifici, come rapporti finanziari o file del personale, che non tutti dovrebbero vedere.
Una volta interrotta l'ereditarietà, è possibile impostare autorizzazioni specifiche utilizzando il pulsante Modifica autorizzazioni utente. Basterà selezionare gli utenti o i gruppi a cui si desidera concedere i permessi e poi scegliere il livello di autorizzazione.
Dopo aver impostato le autorizzazioni, è consigliabile verificare che tutto sia corretto utilizzando lo strumento "Verifica autorizzazioni". Questo consente di selezionare un utente e vedere esattamente a cosa può accedere, assicurandoti che corrisponda a quanto desiderato. Funziona come un controllo di sicurezza per evitare eventuali errori su chi può vedere cosa, mantenendo i documenti di SharePoint al sicuro.
Quali sono i modi per ottenere il massimo dalla propria libreria documenti di SharePoint? Di certo, una libreria documenti è molto più di un semplice insieme di documenti raccolti in un unico posto. Come accennato sopra, offre funzionalità eccezionali per configurare una piattaforma di gestione documentale organizzata, sicura, collaborativa ed efficiente.
Fattori come i livelli di autorizzazione, i metatag, l'archiviazione dei file, la condivisione dei documenti e l'automazione dei flussi di lavoro influenzano direttamente la strategia di gestione documentale dell'organizzazione.
Ecco, quindi, per voi alcune delle best practice che un'organizzazione dovrebbe seguire per ottenere il massimo dal proprio investimento in SharePoint.
Le intranet basate su SharePoint sono apprezzate per l’esperienza utente personalizzata che offrono e lo stesso vale per le funzionalità della libreria documenti. Organizzare i documenti in cartelle, elenchi e set di documenti e aggiungere metatag può aiutarti a creare una libreria più ordinata. Allo stesso tempo, i metatag associati ai documenti li rendono facilmente accessibili quando necessario, risparmiando tempo. Quanti documenti possono essere archiviati in una libreria SharePoint? Considerando i limiti della libreria documenti di SharePoint, offre un’ampia capacità di archiviazione di 2 TB e può contenere fino a 30.000 file.
I documenti e le librerie, per impostazione predefinita, ereditano le autorizzazioni dal sito in cui sono stati creati, riducendo la vulnerabilità all’accesso non autorizzato. Tuttavia, puoi interrompere questa ereditarietà e aggiungere nuove impostazioni di autorizzazione. Quali sono i livelli di autorizzazione in SharePoint? I livelli di autorizzazione della libreria documenti di SharePoint stabiliscono ciò che gli utenti possono fare. Puoi concedere, modificare, rimuovere, controllare ed eliminare le autorizzazioni utente per qualsiasi documento, cartella o libreria specifica.
Il processo di controllo delle modifiche ai contenuti sarebbe piuttosto complesso senza il versioning. In effetti, il versioning consente di tracciare e confrontare le modifiche apportate dagli utenti al contenuto. Puoi ripristinare qualsiasi versione dei documenti in qualsiasi momento. Il versioning consente anche di aggiornare i metadati per mantenere i dipendenti informati sui progressi dei ticket del servizio IT, sullo stato delle applicazioni o sui moduli di approvazione.
Utilizza la tua libreria documenti per migliorare la collaborazione tra i dipendenti. Grazie all'integrazione con OneDrive, la libreria documenti di SharePoint raccoglie tutti i tuoi documenti in un unico posto, permettendo l’accesso da luoghi remoti. Al contempo, la funzione di co-authoring consente ai dipendenti di lavorare contemporaneamente sullo stesso file, garantendo un ambiente di lavoro collaborativo. Possono accedere e condividere i file con un semplice clic.
Un tipo di contenuto fornisce dati più specifici su un documento, una cartella o un elenco, utilizzando metadati come il nome del dipartimento, il tipo di file, chi lo ha modificato, la data di creazione, ecc., per classificare i documenti. Aggiungere tipi di contenuto alla libreria consente un riconoscimento adeguato del file. Le opzioni di ricerca della libreria documenti di SharePoint completano il resto del lavoro, rendendo i documenti facilmente accessibili ai dipendenti. Le organizzazioni possono facilmente raggruppare documenti simili creando modelli di libreria basati su tipi di contenuto specifici, migliorando l’esperienza di navigazione per i dipendenti.
I dipendenti si sentono spesso esausti per i processi di approvazione di documenti complessi e dispendiosi in termini di tempo. Implementare l'automazione semplice del flusso di lavoro per documenti, moduli di richiesta, ticket di assistenza, richieste di spesa, ordini di lavoro e richieste logistiche riduce il tempo e lo sforzo aggiuntivi. Aggiungi i flussi di lavoro direttamente alla libreria documenti e fornisci ai tuoi dipendenti lo stato in tempo reale delle loro richieste di approvazione.
La corretta organizzazione dei propri documenti è fondamentale per evitare ai dipendenti della propria organizzazione estenuanti ricerche che tolgono loro tempo per compiti più importanti e rendono il loro lavoro quotidiano lento e macchinoso. Per non parlare poi delle risorse e del budget sprecati, naturale conseguenza di una cattiva gestione della propria documentazione.
È importante quindi adottare soluzioni che siano in grado di venire incontro alle proprie esigenze e a quelle dei propri dipendenti e SharePoint, con le sue librerie, può aiutarci esattamente in questo.
Con le sue feature di organizzazione avanzate e semplici da implementare che permettono di visualizzare tutti i tipi di documenti e aggiungere file, creare cartelle, scaricare file, spostare documenti e eliminare materiale non necessario, una libreria SharePoint può aiutare la propria azienda a trasformare un potenziale incubo organizzativo in un archivio pulito e organizzato in maniera certosina. E tutto questo con la garanzia che le informazioni al suo interno siano sempre al sicuro da occhi indiscreti.
Non ci resta dunque che invitarvi a testare personalmente le potenzialità offerte dalle librerie SharePoint e scoprire se sono la soluzione che stavate cercando per l’organizzazione e la gestione dei vostri documenti sulla piattaforma di collaborazione targata Microsoft.
Una libreria di documenti di SharePoint è un repository sicuro e centralizzato all'interno di un sito SharePoint. È progettata per archiviare, organizzare e gestire documenti in modo efficiente. La libreria consente la collaborazione tra i membri del team, offrendo uno spazio condiviso per accedere, condividere e co-creare documenti da qualsiasi dispositivo.
Per creare una libreria di documenti, accedi al tuo sito SharePoint e seleziona il pulsante "Nuovo". Scegli l'opzione "Libreria documenti", inserisci un nome e una descrizione per la libreria, quindi fai clic su "Crea". Una volta creata, la libreria è pronta per il caricamento e la gestione dei documenti.
Una libreria di documenti offre numerosi vantaggi, tra cui uno spazio centralizzato per un facile accesso ai file, il controllo delle versioni per monitorare le modifiche, la gestione dei permessi per proteggere le informazioni sensibili e strumenti per la collaborazione in tempo reale. Queste funzionalità migliorano la produttività e semplificano il flusso di lavoro documentale.
I documenti possono essere organizzati creando cartelle per categorizzare i file, aggiungendo metadati per rendere i documenti ricercabili e impostando viste personalizzate per visualizzare i file in base a criteri specifici. Questi metodi aiutano a mantenere un'organizzazione ordinata e facilitano il recupero dei documenti.
Il controllo delle versioni in SharePoint tiene traccia delle modifiche ai documenti creando una nuova versione ogni volta che un file viene modificato. Questa funzionalità consente agli utenti di visualizzare la cronologia delle versioni, ripristinare versioni precedenti e identificare chi ha apportato modifiche. Garantisce così maggiore controllo e sicurezza.
Per gestire i permessi di una libreria di documenti, accedi alle impostazioni della libreria. Nella sezione "Permessi e gestione", seleziona "Permessi per questa libreria documenti". Da qui, puoi aggiungere o rimuovere utenti e assegnare livelli di accesso adeguati per controllare chi può visualizzare o modificare i documenti.
Sì, SharePoint consente di condividere documenti con utenti esterni. Puoi generare link condivisibili con permessi specifici o inviare inviti diretti. È importante verificare che la condivisione esterna sia abilitata nelle impostazioni di SharePoint e rispettare le politiche aziendali sulla sicurezza.
La co-creazione in SharePoint Online è abilitata per impostazione predefinita. Per utilizzarla, assicurati che i documenti siano in formati compatibili, come Word o Excel. Condividi il documento con i collaboratori, che potranno modificarlo contemporaneamente. Le modifiche sono sincronizzate in tempo reale, rendendo il lavoro di squadra più efficiente.
La differenza principale sta nello scopo. Una libreria di documenti è progettata per archiviare e gestire documenti, offrendo funzionalità come il controllo delle versioni e la co-creazione. Un elenco, invece, è una raccolta di dati che può includere elementi come attività o eventi e non è limitato alla gestione di documenti.
I documenti possono essere caricati in una libreria di documenti utilizzando la funzione di caricamento o il trascinamento dei file per piccole migrazioni. Per progetti più grandi, si consiglia di utilizzare strumenti come lo SharePoint Migration Tool o soluzioni di terze parti. Una pianificazione adeguata garantisce un processo di migrazione fluido.
Il team Modern Work risponde in maniera efficace e veloce alle necessità IT, in cui lo sviluppo software rappresenta la componente principale. Le figure tecniche hanno tutte una formazione incentrata sulla realizzazione di progetti software su stack tecnologici Microsoft e possiedono competenze nella gestione di progetti agili o di lunga durata.
